Archivace elektronických dokladů rok po novele zákona

Archivace důvěryhodných elektronických dokumentů podle norem ETSI (European Telecommunications Standards Institute) dává jistotu souladu s legislativou a zároveň je mnohem praktičtější než jakákoliv jiná varianta.

Výhodou pro úřady místní správy je i to, že kvůli archivaci nemusí měnit informační systémy. Je však důležité záležitost nepodcenit a zkontrolovat, zda formát dokumentu, elektronického podpisu a způsob péče o něj odpovídá normě.

VÍCE PRÁCE, NEBO VÝHOD?

V mnoha samosprávných úřadech jsou zvyklí na to, že když přijde nový předpis, znamená to pro ně práci navíc. A že i když změna nakonec usnadní a zefektivní práci, projeví se tyto přínosy až střednědobě. Zavedení formátů ETSI jako referenčních formátů pro archivaci dokumentů do české legislativy přineslo výhody od prvního okamžiku. Konečně bylo totiž jednoznačně řečeno, jakým technickým požadavkům mají dokumenty v archivu vyhovovat.

Navíc jsou zmíněné formáty praktické i v tom, že zajišťují nezávislost na konkrétním úložišti. Úředník může dokument vyjmout z úložiště, poslat, vystavit, předložit nebo uložit jinam, aniž by tím jakkoliv narušil jeho nezpochybnitelnost. Veškeré atributy potřebné pro ověření autenticity jsou totiž připojeny přímo k dokumentu. Z toho též vyplývá, že pokud by úřad chtěl v budoucnu vyměnit spisovou službu či elektronický archiv nebo třeba přejít na model cloud computing, s dokumenty nebudou žádné problémy. Stačí je »nakopírovat« jinam.

SPOLEČNÉ NORMY PRO VŠECHNY EVROPSKÉ ÚŘADY

Další výhodou je to, že stejné požadavky na formát elektronických dokumentů pro archivaci nyní platí v celé Evropě. Nehrozí tedy, že by Ministerstvo vnitra mohlo po čase přijít s něčím jiným. Kdo se naučí ukládat dokumenty ve správném formátu, má celou záležitost vyřešenou.

Zákon o elektronickém podpisu v aktuálním znění (č. 227/2000) odkazuje v paragrafu 11, odst. 5 na rozhodnutí Evropské komise EC/130/2011, které zase odkazuje na normy ETSI. Jedná se o tři sady norem. PAdES specifikuje způsob připojování elektronických podpisů a časových razítek k dokumentům ve formátu PDF, XAdES se vztahuje na podepisování XML dat, CAdES popisuje správné podepisování dokumentů v libovolném formátu.

Zatímco specifikaci základního formátu elektronického podpisu (např. PAdES BASIC) odpovídá většina nástrojů dostupných na trhu, verze určené pro dlouhodobou archivaci (např. PAdES LTV) jsou náročnější. U nich jde o to, že se přímo k dokumentu musí připojit veškeré informace, jež by později mohly být potřeba k ověření pravosti dokumentu. Kontrolní otisk časového razítka pak nechrání jen samotný dokument, ale i všechny tyto informace (ověřovací metadata). Normy ETSI zároveň popisují, jak mají být připojeny a v jaké struktuře.

ZPRÁVY Z DATOVÉ SCHRÁNKY VYHOVUJÍ. ALE CO OSTATNÍ?

Jde o požadavky, jež běžné nástroje pro elektronické podepisování nesplňují. Datové zprávy doručené do datové schránky zmíněným požadavkům odpovídají, ale pro výstupy z konverze, schvalovacích procesů, dokumenty od občanů aj. to platit nemusí. Úřad by si měl ověřit, odpovídají-li parametry ukládaných dokumentů specifikacím. Nejsnáze to lze zjistit vložením do ověřovacího formuláře na www.secustamp.com.

Dobrá zpráva je, že v případě problému, lze snadno doplnit funkce stávajících informačních systémů o převod do správného formátu a dlouhodobou péči o ověřitelnost dokumentu. Na trhu jsou nástroje, které lze do těchto stávajících spisových služeb, DMS nebo jiných systémů integrovat téměř obratem.

ANTONÍN DRAHOVZAL

obchodní ředitel pro komerci a veřejnou správu Software 602

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *