Kategorie:
Různé

Elektronická podpora usnadňuje jednání rady a zastupitelstva v Dačicích

Jednání rady nebo zastupitelstva může navenek vypadat jako snadná věc - svolá se jednání, prodiskutují se na něm jednotlivé body, vše se odhlasuje a vyvěsí se zápis. Avšak zainteresované osoby na městském nebo obecním úřadě vědí, že takhle jednoduché to není.

I když Dačice nejsou velké město (asi 7650 obyv., pozn. red.), byl náš úřad ve využívání informačních technologií vždy progresivní. Nerudovské »kdo chvíli stál, už stojí opodál«, platí v eGovernmentu dvojnásob. Každý iniciátor novinek však musí být i jejich realizátorem a uživatelem. Musí vědět, co od programu požadovat, a zároveň být příkladem koncovým uživatelům informačního systému (IS). Musí dokázat pozitivní argumentací podpořit práci nejen kolegů, ale i radních a zastupitelů.

AKTUÁLNÍ A DOSTUPNÉ PODKLADY

Přípravou a průběhem jednání jsme se začali zabývat už před lety. Rozhodli jsme se pořídit komplexní elektronickou podporu pro tyto procesy. Ta minimalizuje duplicitní práci, přepisování a kopírování. Současně by měla zajistit, že nějaký dokument tzv. neusne ve schvalovacím kolečku, a že všichni budou mít k dispozici aktuální verzi podkladů.

Program, který jsme pořídili, zastřešuje celý proces přípravy a průběh jednání a zveřejnění výstupů na webu města a úřední desce. Podporuje tvorbu návrhu usnesení, zajišťuje jeho postupné zasílání schvalovatelům a verzování provedených změn.

Po schválení návrhu již není třeba jeho jednotlivé části kopírovat do programu jednání. Vlastní tvorba programu je otázkou několika kliků, případné změny pořadí bodů lze provést přetažením dané položky myší. Podklady pro jednání rady nerozesíláme v papírové podobě, ale vystavujeme je na internetu a radní je mají k dispozici během několika minut po jejich zařazení na program schůze.

ÚKOLY NA JEDNOM MÍSTĚ

Modernizovali jsme také průběh jednání. Jednotlivé návrhy usnesení a související materiály (snímky z map, návrhy smluv apod.) promítáme dataprojektorem. Při zasedání zastupitelstva používáme hlasovací zařízení. Body jednání do něj nepíšeme ručně, ale snadno je naimportujeme. Aplikace eJednání respektuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a umožňuje automaticky začernit osobní údaje při zveřejňování. Postupně využíváme nové funkce programu a rovněž iniciujeme různá vylepšení.

Díky programu eJednání mají dokumenty jednotný vzhled a obsah a pracujeme s nimi především v elektronické podobě. Hledat v dokumentech lze podle různých kritérií – např. podle čísla usnesení nebo fulltextem.

Zjednodušili jsme přípravu a trojnásobně zrychlili průběh jednání rady a zastupitelstva. Aplikace také uspíšila vracení schválených materiálů odborům městského úřadu (v řádu hodin).

Z každého jednání plynou úkoly pro zaměstnance, ale jejich sledování pomocí Excelu, Wordu nebo Outlooku je neefektivní. Využíváme tedy eÚkoly, další program z nabídky dodavatele eJednání, společnosti VERA, spol. s r. o. Obě aplikace jsou propojeny a úkoly, které vznikly z usnesení, jsou na jednom místě a pod kontrolou.

Příprava jednání a práce s úkoly jsou jen malou částí procesů, které na úřadě probíhají. Díky dodavateli také nemusíme hlídat legislativní změny. Společnost VERA je sleduje za nás, průběžně je zapracovává do všech agend IS R@dnice VERA® a nabízí školení, která se týkají nejen změny obsluhy programu, ale i legislativního rámce těchto změn.

VZÁJEMNĚ VÝHODNÁ SPOLUPRÁCE

Legislativní nároky na dokumentaci a práci s informacemi se stále zvyšují. Před rokem nabyl účinnosti Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Soulad našich procesů s tímto předpisem a s platnou legislativou ke spisové službě prověřil audit spisové služby, který pro nás zpracovala rovněž společnost VERA. Navíc jsme objevili nové možnosti optimalizace některých procesů při zpracování dokumentů.

Nutnou aktualizaci spisového řádu jsme provedli též ve spolupráci s dodavatelem IS. Tato spolupráce je výhodná oboustranně – dodavatel získává pro svou práci nezbytné know-how a úřad nahradí některé výkyvy v kapacitách odborných referentů.

V průběhu let prošla práce na našem úřadě velkými změnami. Ačkoliv jsou zprvu všechny novinky náročné a někteří kolegové se instinktivně brání tomu, co neznají, postupně si dovedeme poradit nejen s jednáním rady a zastupitelstva, ale většina pracovníků si práci bez využití IS už nedokáže představit.

KAREL MACKŮ

tajemník MěÚ Dačice

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *