Nájmy a pronájmy v komplexním informačním systému

Kolik stály opravy městských bytů? Kolik bytů a nebytových prostor je nepronajatých a v jakém jsou stavu? Jaký bude letošní výnos z nájemného? Kolik činí dlužné nájmy a co s nimi?

Na tyto a mnoho dalších všetečných otázek musí představitelé obcí (starostové, tajemníci, vedoucí odborů atd.) často odpovídat zastupitelům, radním nebo občanům. Jistě se setkáváte s podobnými dotazy nebo sami potřebujete tyto informace vědět, abyste se mohli správně rozhodnout. Podle nástrojů, které používáte, vás zjištění těchto skutečností bude stát více nebo méně času a práce.

Práce s daty

Podklady musí zpravidla připravit referenti daného odboru. Pokud se data nacházejí v různých informačních systémech úřadu, nastávají problémy. Softwary spolu často vzájemně nekomunikují, což způsobuje nepříjemnosti jak na „vstupu“, tak „výstupu“. Referenti musí některé údaje pořizovat duplicitně, aby s nimi mohli pracovat, místo toho, aby byly jednoduše sdíleny podle oprávnění. Následkem toho se zvyšuje pravděpodobnost vzniku chyb. Získání požadovaných informací je náročnější, a tím narůstá i časová prodleva. A jak víme, čas jsou peníze. Výhodnější je proto rozhodně pořízení jednotného informačního systému, který vám umožní snadné a rychlé získání všech potřebných informací bez nutné součinnosti dalších pracovníků úřadu.

Výhody komplexního systému oceňují i zákazníci společnosti VERA:

Ing. Karel Macků, starosta města Dačice uvádí:

„Všechny činnosti našeho úřadu podporujeme maximálním možným způsobem a snažíme se využít výhod plynoucích z komplexnosti systému, který provozujeme. Díky dodavateli nemusíme hlídat legislativní změny, nabízí nám školení k aktualitám a novým verzím programu. Většina pracovníků úřadu si již ani nedovede představit, že je možné pracovat bez využití informačního systému.“

Ing. Bohumil Komínek, 1. místostarosta města Jindřichův Hradec uvádí:

„Jednotné účetnictví a evidence majetku námi zřizovaných organizací nám ulehčily práci, máme o všem přehled a snadno provádíme kontrolu. Pro evidenci majetku naše školy, školky a městská knihovna využívaly různé programy. Rozhodli jsme se vše sjednotit pod jeden informační systém, aby byly jednotné výstupy a snadnější kontrola údajů.“

Majetek v informačním systému

Pokud máte k dispozici komplexní informační systém, kterým je například VERA Radnice, můžete v něm mimo jiné spravovat movitý a nemovitý majetek, bytový fond, nebytové prostory i skladové zásoby. Evidovat je možné nájemní byty, nájemce a plátce. Mezi další možnosti patří:

  • individuální nebo hromadný výpočet nájemného a měsíčních záloh na služby
  • přehled o historii a uživatelích bytů z registru bytů vč. neuhrazených pohledávek
  • evidence a sledování průběhu smluv na pronájem nemovitostí s možností zápisu více účastníků (plátců, neplátců DPH) a předmětů řízení
  • možnost plánování oprav a jiných investic
  • tiskové výstupy ve formátech pdf, xls, xlsx, docx

Systém podporuje správné odepisování a provádění závěrek a garantuje splnění aktuálních legislativních požadavků. Nadstavby evidencí usnadňují prací – jedná se o vyúčtování služeb vůči zaplaceným nebo předepsaným zálohám a vedení pasportů domů, bytů a nebytových prostor včetně evidence revizí, oprav a rekonstrukcí a jejich nákladů. Společná databáze, sdílené číselníky a vnitřní vazby zaručují jednoznačnost, minimalizují duplicitní zadávání a omezují chybovost.

Manažerské výstupy

Veškeré informace, které referenti do agend zanesli, může mít v přehledné formě vedení města v manažerském informačním systému, konkrétně v části zvané Analýza majetku. Kdykoliv si zobrazí aktuální počet volných bytů, na jaké adrese a v jakém podlaží se nachází, či jak jsou velké. Zjistí výnosy z pronajímaného majetku, ať se jedná o byty nebo nebytové prostory. K dispozici jsou předepsané příjmy z nájemného, kolik je uhrazeno, neuhrazeno, ve vymáhání a odepsáno. Zároveň lze prohlížet seznam nájemců a dlužníků a kdy končí jednotlivé pronájmy. Vše samozřejmě na základě oprávnění. Online přehledy je možné mít i v oblasti správy majetku, rozpočtu, pohledávkách a závazcích, finančních prostředcích, dotacích nebo demografii. Tyto analýzy vytěží z dat informace, které potřebujete k zodpovědnému hospodaření s majetkem a které pomohou rozvoji města.

Informační systém slouží všem

Ať jste v roli občana nebo zástupce města, komplexní informační systém je jediná možnost, která zajistí, že dostanete správné údaje ve správný čas – tedy právě když je potřebujete.*

 

Ing. Iva Macků

Methodist

VERA, spol. s r.o.

www.vera.cz

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *