Autor
Kategorie:
Správa a rozvoj

Nedostatek místa pro papírovou agendu – problém, který má řešení

Magistrát města Kladna se od roku 2006 může pochlubit novými reprezentativními prostory. Dnes se v nových místnostech nachází odbor správní, který se v původních kancelářích potýkal s nedostatkem místa pro uložení papírové agendy.

Díky stěhování mohlo vedení odboru řešit problém nedostatku místa pro uložení papírové agendy využitím nejmodernějších technologií.

KDYŽ SCHÁZÍ MÍSTO

Agenda občanských průkazů a cestovních dokladů ve formátu A5 byla původně uložena ve 30 uzamykatelných kartotéčních skříních. Ty však zabíraly prostor jedné celé kanceláře a manipulace s nimi byla náročná a pro zaměstnankyně úřadu nepohodlná. Vedení odboru se proto rozhodlo využít automatizovaných archivačních systémů typu Kardex Lektriever. Šlo o tzv. páternosterové systémy pracující na principu »dokumentace k obsluze«. Jinak řečeno, tato zařízení přivážejí dokumenty na základě požadavků obsluhy do ergonomicky umístěného výdejového otvoru, odkud je může zaměstnanec vyjmout a pohodlně s nimi pracovat.


RYCHLÁ A EFEKTIVNÍ PRÁCE S AGENDOU

Odbor správní využívá pět zařízení Kardex Lektriever, která jsou schopna pojmout agendu občanských průkazů a pasů celého správního obvodu,v němž žije zhruba 117 tisíc obyvatel. Zařízení Kardex Lektriever jsou vysoká 2,7 m, přičemž každé zabírá půdorysnou plochu pouhých 3,78 m2. Ačkoliv tedy všech pět zařízení zabírá plochu necelých 19 m2, disponuje kapacitou 488,4 běžného metru.

Rychlý a bezproblémový přístup ke spisům a minimální prostorové nároky byly hlavními požadavky vedení odboru. Zařízení byla navržena tak, aby usnadňovala práci zejména v úředních dnech a zároveň zajišťovala dostatečnou ochranu uložených spisů před neoprávněným přístupem. Umožňují tedy spis rychle najít a vyjmout a pomáhají úředníkům udržovat si naprostý přehled o uložené agendě.

Spisy jsou totiž uloženy podle abecedy přehledně na policích, jež zařízení na stisknutí tlačítka v průběhu několika málo vteřin nejkratší cestou přiváží do výdejového otvoru. Z něho zaměstnankyně agendu občanských průkazů nebo cestovních dokladů formátu A5, uloženou v úložných boxech, vyjmou na tzv. pracovní stůl, který je součástí zařízení, nebo ji můžou odnést na své pracovní místo.

»Nejde o klasický archiv,« říká vedoucí správního odboru Mgr. Taťjana Kostková. »Ke všem uloženým dokumentům musí být zajištěn rychlý přístup, protože se s nimi neustále pracuje. Také podle samotných zaměstnankyň jim páternosterové systémy značné ulehčily práci a výrazně uspořily pracovní plochu.

Díky pozitivní zkušenosti se systémy Kardex Lektriever kladenský magistrát v roce 2009 zakoupil další dva pro oddělení dopravněsprávních agend, konkrétně k uskladnění karet řidičských průkazů.

Podle zkušeností pracovnic odboru správního kladenského magistrátu automatizované archivační systémy Kardex Lektriever značně ulehčují a urychlují práci.

Minimální prostorové nároky a příjemné pracovní prostředí – i to přinášejí páternosterové systémy pracující na principu »dokumentace k obsluze«.

FOTO: ARCHIV KARDEX REMSTAR

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *