On-line projekty, které zlepšují chod úřadu a mohou inspirovat

Které projekty v kategorii měst a městských částí z oblasti elektronizace nejvíc zaujaly a obsadily první tři příčky v soutěži The Best 2013? Nabízíme inspiraci z Jihlavy, Říčan a Brandýsa nad Labem.

Soutěž The Best, kterou pořádá magazín Egovernment a společnost KPMG už osm let, oceňuje projekty elektronizace z oblasti veřejné správy v kategoriích města a městské části, kraje a centrální projekty. Slavnostní vyhlášení vítězů loňského ročníku se uskutečnilo na konci listopadu 2013. (Kompletní výsledky najdou zájemci na stránkách www.egovernment.cz.)

JIHLAVSKÝ PUPÍK SI VYSLOUŽIL UŽ NĚKOLIK OCENĚNÍ

První místo v kategorii měst a městských částí patří Jihlavě za projekt elektronického Připomínkování územních plánů (PUPík). Tato služba už byla oceněna např. i v soutěži Zlatý erb 2012 či Cenou za inovaci ve veřejné správě Ministerstva vnitra za rok 2013. Realizátorem je společnost T-MAPY spol. s r. o. a investorem a provozovatelem jihlavský magistrát. Doposud probíhalo připomínkování územního plánu v podobě vytištění návrhu plánu a jeho vyvěšení na úřední desku či v prostorách magistrátu.

Podrobnosti ke vzniku projektu nám sdělil Ing. Jan Caha z úřadu územního plánování. »Jde o metodu připomínkování k územnímu plánu, o níž si myslíme, že je cestou budoucnosti. Je transparentní, uživatelsky přívětivá, a dokonce může být i atraktivní a úspěšná. Před spuštěním PUPíku úřad dostával jednotky připomínek. Po spuštění a nenáročné informační kampani máme stovky reakcí. Při přípravě komunikace jsme museli nápady na propagaci spíše tlumit než povzbuzovat kreativitu.«

Příprava projektu trvala asi jeden rok. »První myšlenky jsme sepisovali na pravidelných schůzkách úřadu územního plánování a zástupců odboru informatiky od listopadu 2011,« uvedl dále Jan Caha. »V průběhu ledna 2012 jsme vytvořili zadání pro dodavatele aplikace. Od března 2012 začal intenzivní vývoj aplikace. Poprvé jsme spustili PUPík pro veřejnost na konci června 2012 v rámci připomínkování konceptu nového územního plánu Jihlavy.«

Veřejnost se o novince dozvěděla díky mediální kampani (Noviny jihlavské radnice, letáky, poutače v prostředcích a na zastávkách MHD, příspěvky na webu či na Facebooku). Od svého spuštění se portál (www.jihlava.cz/pup) drží v desítce nejnavštěvovanějších www stránek města.

Chystají se do budoucna nějaké úpravy? »Na letošek plánujeme inovace podle poznatků, které jsme zjistili v průběhu užívání aplikace. Máme pracovní skupinu tvořenou zástupci Jihlavy, Českého Krumlova, Třebíče, Mladé Boleslavi a firmy T-MAPY, jež dodává podněty,« prozradil Jan Caha.

Zaznamenává úřad kromě zájmu veřejnosti a zpracovatelů územních plánů zájem o sdílení zkušeností také z jiných měst? »Zájem se projevuje především na společných setkáních, odborných konferencích, workshopech, které se dotýkají problematiky územního plánování,« uzavřel Jan Caha.

AUTOMATIZOVANÉ ŘÍZENÍ PRO LEPŠÍ CHOD MĚÚ ŘÍČANY

Pomyslnou stříbrnou medaili získaly mezi městy Říčany (okr. Praha-východ) s Automatizací 15 klíčových procesů na MěÚ. »Automatizované procesní řízení znamená vyšší efektivitu práce úřadu, zvýšení obslužného komfortu a transparentnost veřejné správy bez vynaložení ohromných finančních nákladů na administraci,« komentoval Ing. Vladimír Polánský, říčanský radní se zaměřením na fungování úřadu.

Systém vznikl na míru, je otevřený a komunikuje s dalšími SW úřadu – se spisovou službou Elisa, SW Rady města a s MS Outlook zaměstnanců. Zaváděl se šest měsíců pod vedením společnosti Neit Consulting s. r. o. Na jeho podobě se podíleli zaměstnanci i vedení města a ostrý provoz se spustil v červnu 2012. Cena prací včetně nákupu licence k SW a technické podpory na tři roky dosáhla asi 1,6 mil. Kč. Náklady spoluhradil OP Lidské zdroje a zaměstnanost.

A o kterých 15 klíčových procesech je řeč?

plánování materiálů na jednání Rady města včetně sledování splnění úkolů podle přijatých usnesení;

vyjadřování ke stavbám na území města;

zásady pro výstavbu – spolupráce mezi městem a stavebníky při úpravách veřejných profilů a budování infrastruktury;

schvalování dokumentů (smluv, dohod, vnitřních směrnic, vyhlášek atd.) v rámci vnitřního připomínkového řízení;

podání žádosti o povolení zvláštního užívání místních komunikací v Říčanech při umisťování a provozování reklamních poutačů, zřízení vyhrazeného parkování, pořádání sportovních, kulturních a jiných akcí, pro stavební práce, uložení sítí atd.;

komplexní vyjádření – soubory stanovisek dotčených odborů ke stavbám, stavebním záměrům a ostatním záměrům v rámci území ORP Říčany;

žádost o poskytnutí informace podle zákona o svobodném přístupu k informacím;

vzdělávání pracovníků – administrace plánování, schvalování, objednávání a vyúčtování školení včetně evidence osvědčení z absolvovaných kurzů;

grantová řízení z financí města;

řízení investičních záměrů – postup zpracování investičního záměru a jeho schválení Radou;

žádosti o dotace u externích subjektů;

žádanky zaměstnanců na nákup kancelářských potřeb;

vyřizování stížností, petic a ostatních podání;

hospodaření s majetkem;

IT helpdesk včetně žádanky na případný nákup IT techniky.

»Systém zajišťuje evidenci a předávání úkolů v rámci jednotlivých procesů v pevně nastaveném pořadí správným osobám,« vysvětlila manažerka projektu Ing. Věra Likešová. »Umožňuje průběžné sledování postupu řešení úkolů včetně dodržování lhůt a jejich stavu. Dále využívá digitalizaci dokumentů – oběh dokumentů v elektronické podobě a elektronickou archivaci dokumentů i postupů zpracování jednotlivých úkolů.« Vedení radnice má bleskový přehled o stavu zpracování aktuálních úkolů. Jen během ročního fungování se zpracovalo celkem 3806 úkolů ve všech vybraných procesech.

Letos město nic nového v oblasti ICT neplánuje. »Řešili bychom to jedině v případě, že by byl nějaký nový projekt zaměřený na tuto oblast,« uvedla tisková mluvčí Mgr. Adéla Michalová.

V BRANDÝSE NAD LABEM UMĚJÍ LÉPE HOSPODAŘIT

Bronzovou medaili získal Brandýs nad Labem – Stará Boleslav s projektem se soutěžním názvem Umíme lépe hospodařit, který cílí na vedoucí pracovníky MěÚ a umožňuje on-line práci s rozpočtem.

»Projekt, agenda Finančních přehledů byla implementována v rámci informačního systému Radnice Vera jako nadstavba Rozpočtového účetnictví a dalších ekonomických agend jako Výdaje, Objednávky, Smlouvy,« upřesnil Ing. Ivo Janák, vedoucí odboru informačních technologií. »Hlavním cílem bylo zpřehlednit a zefektivnit hospodaření města a zavést nosné prvky směřem ke zlepšení klíčových ekonomických procesů a zkvalitnění metodického řízení rozpočtového procesu.«

Díky okamžitému přehledu o stavu a historii čerpání prostředků rozpočtu s nimi mohou odpovědní zaměstnanci lépe nakládat. Správce rozpočtu řeší méně případů jejich přesunu a nutné změny se řeší rychleji. Finanční přehledy poskytují informace o rozpočtu, jeho průběžném čerpání, o aktuálním účetním stavu majetku a závazků a o rezervovaných prostředcích. Zavedení agendy stálo necelých 14 tis. Kč (bez DPH).

A co nového chystají v Brandýse stran ICT v letošním roce? Bude to výstavba nového webu města (www.brandysko.cz).

Ve stejné kategorii se v soutěži The Best 2013 udělila ještě tři mimořádná ocenění projektům: Klikací rozpočet Nového Města na Moravě, Závady a nedostatky – postřehy občanů města Český Krumlov a Rozklikávací rozpočet pro Hradce Králové.

Město Říčany zaujalo v soutěži počinů elektronizace veřejné správy The Best projektem, který přispívá k vyšší efektivitě úřadu a jeho otevřenosti.

FOTO: MĚÚ ŘÍČANY

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *