Otevřená komunikace otevírá dveře uvnitř i vně úřadu

Na právo máme právníky, na personalistiku personalisty, vnitřní informační systém mají na starosti informatici a komunikace s veřejností je věcí tiskového mluvčího. Stát se neúspěšnou organizací je takto snadné. Ti úspěšní si ale uvědomují, že to všechno jsou funkce managementu, a práce s veřejností je z nich ta nejdůležitější.

Ředitel společnosti, organizace nebo úřadu by se měl ve skutečnosti soustředit zejména na strategické plánování a vztahy s veřejností (public relations, PR). A začít musí interní komunikací, bez níž nelze dosáhnout dobré komunikace s veřejností.

INTERNÍ KOMUNIKACE

Na MěÚ Valašské Meziříčí jsme začali dotazníkem, v němž měli všichni úředníci a jejich vedoucí obodovat interní komunikaci a zdroje informací pomocí škály 0-10 (10 bodů = vynikající). Výsledky potvrdily (viz tabulka), že intranetové/ internetové stránky jsou a budou základním prvkem naší interní i externí komunikace.


Ostatní prvky (např. městský zpravodaj) jsou doplňkové a přebírají styl i grafiku našich www stránek, jež se stávají hlavním prostředkem propagace města. Jsme na Facebooku, vytvořili jsme kanály rovněž na Twitteru a YouTube, vydáváme interní časopis. To jsou však pouze nástroje. My ale nechceme produkovat co nejvíce informací. Chceme budovat důvěru a podle toho musíme také vystupovat.

IDENTITA A IMAGE ÚŘADU

Chceme-li ovlivnit určitou cílovou skupinu (občany, klienty), je třeba nejprve s ní navázat vztah. Než k tomu dojde, má už tato skupina o nás určitou představu – vychází z našeho image. Městským úřadem projde za rok 70 tisíc lidí. Záleží proto i na stavu našich kanceláří i našeho oblečení. Záleží také na našem chování. Jak telefonujeme? Jak vyzní naše dopisy? Jak se k sobě chováme? Jak pomáháme novým kolegům? Grafy z dotazníkového šetření (500 respondentů) ukazují, jak veřejnost vnímá prostředí našeho úřadu a profesionalitu jeho úředníků.

Naše identita na druhé straně je souhrnem naší vnitřní kultury, strategie, pověsti a chování těch, kdož nás zastupují. Avšak důležité je nejen to, jací doopravdy jsme, ale i jak »vypadáme« – prvky jako design, barva, písmo a symbol kombinujeme tak, aby vytvořily dobře zapamatovatelný výsledný dojem. Jak, je definováno v našem logomanuálu, který používáme již deset let a stále ho rozšiřujeme o nové prvky.

BUDOVÁNÍ DŮVĚRY

Z mnoha definic PR bych vybral tuto: »Budování důvěry prostřednictvím úplných a pravdivých informací«. PR je součástí managementu, pracovat s veřejností proto musí všichni, zejména vedoucí pracovníci a vedení města. Oproti prodavačům bot nebo aut to máme jednodušší. Lidé chtějí v našem městě bydlet rádi a být na své město hrdí. Jen jim musíme říkat pravdu, a to jednoduchým a srozumitelným způsobem, vztaženým k jejich zájmům.

Po své první tiskové konferenci (bylo to někdy v polovině 90. let) jsem se divil, jaké hlouposti se objevily v novinách. Příště jsem požádal jednu naši pracovnici, aby vytvořila zápis – a bylo to jasné. Porucha byla na straně vysílače, sdělení bylo příliš složité, a proto nemohlo být správně pochopeno.

V těchto případech bývá role tiskového mluvčího – »tlumočníka« – opravdu nezastupitelná. Jeho role je důležitá také v krizové komunikaci (systém jedněch dveří, ale i důkladná příprava rychlé reakce). Nicméně skutečně dobrý výsledek se dostaví, až všichni zaměstnanci pochopí, že komunikace s veřejností musí být každodenní součástí jejich práce. Že jde o dlouhodobý proces, v němž musíme být konzistentní a důslední. A že dobré pověsti musí předcházet dobrý výkon.

 

JOSEF MATOCHA
tajemník MěÚ Valašské Meziříčí

 

 

 

Naše identita je souhrnem vnitřní kultury, strategie, pověsti a chování těch, kteří nás zastupují. Důležité je nejen to, jací jsme, ale i to, jak »vypadáme« – kombinujeme prvky jako design, barva, písmo a symbol, aby vytvořily dobře zapamatovatelný dojem.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *