Poskytování zápisu ze zasedání zastupitelstva

Prosím o radu v následující záležitosti. Vyhotovuji pravidelně zápis ze zasedání zastupitelstva, a to tak, že v průběhu zasedání si dělám ručně poznámky a pak na jejich základě vyhotovuji vlastní zápis, který podepisuje starosta obce, dva ověřovatelé zápisu a já. Nyní se na mne obrátil jeden...

Prosím o radu v následující záležitosti. Vyhotovuji pravidelně zápis ze zasedání zastupitelstva, a to tak, že v průběhu zasedání si dělám ručně poznámky a pak na jejich základě vyhotovuji vlastní zápis, který podepisuje starosta obce, dva ověřovatelé zápisu a já. Nyní se na mne obrátil jeden zastupitel obce s požadavkem, abych mu zaslala kopii podepsaného zápisu včetně mnou rukou psaných poznámek. Jsem povinna mu kopii zápisu ze zasedání zastupitelstva vyhotovit a poslat, neměl by přijít na obecní úřad a do zápisu jenom nahlédnout? A mohu mu poskytnout mé rukou psané poznámky, podle nichž jsem zápis psala?

A ještě jeden dotaz – občas se stane, že některý z opozičních zastupitelů tvrdí, že je v zápise chyba a požaduje jeho úpravu, jak v takovém případě postupovat?

Nejprve k poskytování zápisu ze zasedání zastupitelstva obce (dále jen zastupitelstvo) členu zastupitelstva. Podle § 95 odst. 2 věty první zákona o obcích musí být zápis ze zasedání pořízen do 10 dnů po skončení zasedání a musí být uložen na obecním úřadu k nahlédnutí a podle § 82 zákona o obcích má člen zastupitelstva při výkonu své funkce mimo jiné právo požadovat od zaměstnanců obce zařazených do obecního úřadu, jakož i od zaměstnanců právnických osob, které obec založila nebo zřídila, informace ve věcech, jež souvisejí s výkonem jejich funkce; informace musí být poskytnuta nejpozději do 30 dnů.

Citované ustanovení § 95 zákona o obcích upravující výslovnou povinnost ukládat zápis ze zasedání zastupitelstva na obecním úřadě k nahlédnutí (členům zastupitelstva, ale i dalším občanům obce) nelze vnímat tak, že vylučuje možnost poskytnutí zápisu písemnou formou. To znamená, že pokud člen zastupitelstva požádá obec o poskytnutí písemného znění zápisu ze zasedání, měl by mu být poskytnut, a to bezplatně (zákon o obcích ve zmiňovaném § 82 ani žádném jiném možnost požadovat úhradu nákladů v souvislosti s poskytováním informací členu zastupitelstva pro výkon jeho funkce neupravuje).

Na druhou stranu je třeba uvést, že obec sama si může, např. v jednacím řádu zastupitelstva, upravit, jakou formou bude zápis ze zasedání zastupitelstva členům zastupitelstva poskytován (zasílán) – např. zveřejněním na chráněných webových stránkách obce, e-mailem apod. a v případě žádosti člena zastupitelstva o poskytnutí zápisu jinou formou než nahlédnutím přímo na obecním úřadě, pak obec zápis poskytne způsobem a ve formě stanovené jednacím řádem.

Pokud jde o poskytnutí ručně psaných poznámek zapisovatelky, je třeba nejprve zmínit, že tyto nemají žádný právní význam, rozhodující je pouze oficiální verze zápisu pořízená a podepsaná v souladu se zákonem o obcích. Zákon o obcích proces vyhotovování zápisu nijak blíže neupravuje, tedy ani poskytování poznámek zapisovatelky. Pokud obec tyto poznámky z jakéhokoliv důvodu uchovává i po pořízení zápisu, podle mého názoru nic nebrání tomu, aby byly členu zastupitelstva po-skytnuty.

Co se týče druhého dotazu, odkazuji rovněž na ust. § 95 odst. 2 zákona o obcích, větu druhou, která stanoví, že o námitkách člena zastupitelstva proti zápisu rozhodne nejbližší zasedání zastupitelstva (za nejbližší zasedání ve smyslu tohoto ustanovení je třeba považovat nejbližší zasedání konané poté, co člen zastupitelstva námitky podal). Vzhledem k absenci bližší zákonné úpravy lze doporučit, aby podrobnosti podávání a projednávání námitek byly obcí upraveny v jednacím řádu zastupitelstva – stanovit lze např. formu a způsob podávání námitek, lhůtu od pořízení zápisu, ve které mohou být námitky podány apod. Podané námitky člena zastupitelstva musí být v každém případě zastupitelstvu předloženy na nejbližším zasedání, zastupitelstvo o nich rozhoduje usnesením – např. tak, že námitkám nevyhoví, nebo rozhodne o úpravě zápisu. Je vhodné, aby podané námitky včetně rozhodnutí zastupitelstva o nich, byly uchovávány společně s konkrétním zápisem ze zasedání, kterého se námitky týkaly.

Mgr. PAVLA SAMKOVÁ

právnička

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *