Přehledný fotoarchiv šetří čas, místo i náklady

Možná to leckoho překvapí, ale s nějakou formou fotografické dokumentace pracuje pravidelně 10 až 20 procent úředníků veřejné správy. Týká se to všech odborů. Ačkoliv každý potřebuje pořizovat trochu jiné obrázky, ke zpracování lze využít jednotný postup.

Každý pracovník má zpravidla k dispozici programy pro zpracování textu, tabulek a prezentací, řídí se směrnicemi a někdy agendu zastřešuje agendový systém nebo spisová služba. V případě fotodokumentace je práce často chaotická, nepodléhá jednotnému systému, její význam bývá podceňován a uživatelé nezřídka používají jen základní prostředky k prohlížení obrázků.

Přitom má fotodokumentace ve výkonu veřejné správy široké uplatnění. Fotografie se pořizují např. při místních šetřeních a analýzách v oblasti dopravy, životního prostředí i v sociální sféře. Slouží při dokumentaci stavu nemovitostí, mobiliáře a zelených prostranství ve správě či pod dohledem úřadu. Důležitou roli hrají při dokumentaci řešených projektů, slouží jako podklady pro jednání rady a zastupitelstva. Opomenout nelze ani reprezentační fotodokumentaci – využití nachází v radničním tisku, na webu a při komunikaci s médii.


Z OBRÁZKU SE STÁVÁ DOKUMENT

Přijde-li řeč na program pro práci s fotografiemi, obvyklá námitka je, že není zapotřebí, úředníci neupravují fotografie, dostanou je již hotové. Potřebují je jen prohlížet, mít je někde uložené tak, aby je v případě potřeby mohli snadno najít. Přitom vhodný program může uspokojit najednou všechny tyto požadavky.

Úprava fotografie je jen jednou z funkcí. Druhou, pro práci úřadu důležitější, je schopnost přidat k fotografii potřebný popis. Digitální fotografie je sama o sobě elektronickým obrázkem. Když se k ní přidají metadata, vznikne digitální fotografický dokument.

Jak taková metadata vypadají? Můžeme si to ukázat na příkladu fotodokumentace nemovitostí (viz foto vlevo dole). Tato metadata jsou k fotografiím přiřazena jednou provždy, takže se příslušné fotografie dají podle nich kdykoli snadno vyhledat.

Slabinou v práci s fotografiemi je ovšem i první fáze, jejich zpracování. A častým nešvarem bývá, že fotografie nejsou optimalizovány co do objemu dat, zabírají zbytečně velký prostor, zahlcují disky počítačů nebo serverů a zpomalují elektronickou komunikaci. Výrobci fotoaparátů a mobilů se sice předhánějí v počtu megapixelů, ale pro potřeby uchovávání a sdílení obrazové dokumentace stačí mnohem menší hodnoty. Bolavým místem bývá i chaos v ukládání fotografií, který pak ztěžuje jejich sdílení.

JAKÉ JSOU BARIÉRY?

»Znám mnoho případů, kdy odpovědní pracovníci nebyli ve svém „archivu fotografií“ schopni dohledat příslušnou fotodokumentaci. Teprve tehdy se na úřadu začali zabývat otázkou nakládání s fotodokumentací,« uvádí Jaromír Krejčí ze společnosti ZONER software, a. s., a dodává i konkrétní důsledky, které může mít nesystémová práce s fotodokumentací, např. pro doložení postupu prací na evropském projektu. Jako člověk zodpovědný ve firmě za zavádění řešení pro digitální fotografickou dokumentaci ve veřejné správě se měl možnost seznámit s praxí v desítkách úřadů. Oproti freeware prohlížečům (nejčastěji XnView), nebo prohlížečům ve Windows, případně Adobe PhotoShop, GIMP nebo CDSee PRO 6 pojímá Zoner Photo Studio problematiku zpracování fotografické dokumentace komplexně.

Podle Jaromíra Krejčího jsou hlavními překážkami při zavádění digitální fotodokumentace uživatelská nezkušenost pracovníků úřadů, kteří mají v popisu práce s fotografií pracovat, a nechuť něco v zaběhnutém systému práce měnit. Uživatelé často ani netuší, jaké existují možnosti, a odpovědní pracovníci zase nevědí, jak vytvořit systém. Neznají, jaké nástroje jsou pro vedení archivu třeba.

ÚSPORA MÍSTA I ČASU

Program Zoner Photo Studio používám dlouhá léta jako fotografický fanoušek. Od verze 13 připravila firma i modul pro veřejnou správu. Přesvědčuji se, že se na první pohled takřka neliší od programu, jenž používám. Až při práci s metadaty vidím, že je zde připravena nabídka umožňující bezpečně označit fotografie metadaty, která se zpravidla vyskytují na městském úřadu, např. názvy všech odborů a oddělení. Fotografie za uživatele dokonce modul sám zmenší na archivní velikost a uloží na místo, kde je po čase všichni naleznou.

»Když se zavede důsledné přidávání metadat, způsobí to, že výrazně ubude počet uchovávaných fotografií. Zbudou jen ty skutečně potřebné, a zmizí soukromé fotky,« upozorňuje Jaromír Krejčí. Jako názorný příklad uvádí ÚMČ Prahy 10, kde po zavedení systému pro zpracování operativní fotodokumentace klesl počet ukládaných fotografií o celý řád dolů.

Správná práce s metadaty naplní legislativní požadavky a může vést i ke snížení nákladů na IT vybavení. Přehledný fotoarchiv šetří čas zaměstnanců.

 

JAROSLAV WINTER
šéfredaktor portálu Helpnet

 

Uchovávání podle legislativy

Z. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů, § 3:

(1) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají…

f) územní samosprávné celky,

g) organizační složky územních samosprávných celků, …

h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, …

Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, § 16 Ukládání dokumentů:

(4) Dokument v digitální podobě, popřípadě spis v digitální podobě, se považuje za

úplný, je-li opatřen metadaty stanovenými v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby.

Principy ukládání dokumentů do elektronických systémů spisové služby je možné aplikovat i na vedlejší elektronické agendové systémy.

Metadata: Objekt: bytový dům; Kategorie: novostavba; Město: Brno; Čtvrť/KÚ: Líšeň; Rok výstavby: 2004; Investor: IMOS a.s.; Vlastnictví: soukromé; Specifikace: soukromé; Zóna: obytná.

Ukázka práce s programem: nabídka k označení fotografií metadaty.

FOTO: ARCHIV

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *