Připravte se na kontrolu projektů dřív, než bude pozdě!

Rozpočtové období EU 2007-2013 se chýlí ke konci. Většina finančních prostředků je již alokována a řídicí orgány jednotlivých operačních programů se zaměřují na kontroly na místě u realizovaných projektů. Pro mnohé z příjemců se tyto kontroly stávají »noční můrou«.

V řadě případů totiž příjemci zrealizovali projekt na dluh a při odebrání či krácení dotace by hrozilo, že nebudou schopni plnit své závazky vůči věřitelům. Aby k této situaci nedošlo, je nutné realizovat schválený projekt v absolutním souladu s podmínkami daného rozhodnutí o poskytnutí dotace. Na základě dlouhodobé zkušenosti na straně příjemce i poskytovatele dotace jsem vybral několik doporučení, jimiž by se měli příjemci řídit.

KOMUNIKUJTE A ARCHIVUJTE

Příjemce si musí uvědomit, že získání dotace, byť bylo jakkoliv složité, bylo pouze prvním krokem v rámci životního cyklu projektu, a že ta nejtěžší fáze stále čeká. Je nezbytné dokonale nastudovat metodické pokyny poskytovatele dotace (řídicího orgánu i zprostředkujícího subjektu).

Běžnou součástí rozhodnutí o poskytnutí dotace je výčet možných pochybení při realizaci projektu a k tomu vztažených sankcí. V případě zjištění pochybení na straně příjemce pak poskytovatel dotace oznámí příjemci podezření na porušení rozpočtové kázně. Mimo dané sankce následně hrozí také zatížení sankce úroky z prodlení.

Pokud má příjemce jakékoliv nejasnosti s výkladem metodických pokynů, vždy doporučuji písemně požádat poskytovatele dotace o vysvětlení. Často se totiž stává, že důsledkem značné fluktuace úředníků poskytovatele dotace se výklad metodických postupů značně v čase liší a pouze ústní potvrzení nestačí. Následná kontrola, kterou provádějí jiní pracovníci, může nalézt neshody, přestože předtím poskytovatel dotace poskytl výklad opačný.

Bohužel jsem ve své praxi zažil i situace, kdy poskytovatel dotace na konkrétní dotazy příjemců neodpovídá, ať už úmyslně (že odpověď nezná) či neúmyslně (zahlcen prací). V tomto případě doporučuji archivovat si veškerou korespondenci pro případ správního řízení ve věci sporu ohledně výše případné sankce.

Absurdní situace nastává v případě, kdy poskytovatel dotace nařídí příjemci, nad rámec metodických postupů, aby zasílal plánované úkony při realizaci projektu na odsouhlasení předem, přičemž souhlas či nesouhlas není schopen vydat v řádu měsíců. Příjemce se tak dostává do časové tísně, není schopen projekt podle plánovaného harmonogramu realizovat a požádá-li o prodloužení termínu realizace projektu, je mu tato žádost zamítnuta (stejnou autoritou, která měsíce nereaguje na úkony, jež si vyžádala, a kvůli nimž zpoždění vzniklo).

POZOR PŘI VÝBĚROVÝCH ŘÍZENÍCH

Nejčastějším sporným místem při realizaci projektu je část výběrových řízení. A to zejména u veřejných zadavatelů. Ti se musí řídit nejen zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ale i různými upřesňujícími pokyny poskytovatelů dotace, které se víceméně liší program od programu.

Velmi často dochází kvůli chybám ve výběrových řízeních k vyměření sankce. Nezáleží na tom, zda je příjemcem orgán územní samosprávy či ústřední orgán státní správy. Z mé zkušenosti dokonce vyplývá, že nejméně disciplinovaní příjemci jsou ministerstva, jež plní roli řídicího orgánu či zprostředkujícího subjektu.

Pokud vyloučíme případy záměrného »ohýbání zákona« za účelem vybrání předem zvoleného uchazeče, doporučuji před vyhlášením soutěže nechat zadávací dokumentaci posoudit poskytovatelem dotace. Přestože to není 100% garance, že následná kontrola shledá tuto soutěž bez závad, míra rizika zjištění pochybení se snižuje.

DODRŽUJTE LHŮTY A VŠECHNY PROBLÉMY ŘEŠTE VČAS

Při realizaci projektu a jeho administraci by se měl příjemce soustředit zejména na následující:

sledování lhůt pro doložení podkladů k rozhodnutí o přidělení dotace, lhůt pro předložení monitorovacích zpráv, podkladů pro závěrečné vyhodnocení akce atd. (Poslední dobou pozoruji větší zájem ze stran řídicích orgánů na zrychlení čerpání a z toho pramení větší tlak na příjemce, kteří jsou nabádání k dodržování lhůt a často již není povolováno prodlužování termínu realizace, tak jak tomu bylo v minulých letech.);

důsledná archivace veškeré komunikace mezi řídicím orgánem, poradenskou firmou a příjemcem: Příjemce často poskytne veškeré podklady řídicímu orgánu a sám si neponechá ani jejich prosté kopie, což značně komplikuje proces kontroly;

mnohdy se stává, že vyhotovené dokumenty nejsou podepsány oprávněnými osobami, a nejsou na nich uvedena data;

při placení dodavatelům je nezbytné kontrolovat splatnost i formu faktur a rovněž to, zda jsou opatřeny všemi náležitostmi, které požaduje poskytovatel dotace, jestli peníze odcházejí ze správného účtu apod.;

včasné řešení problémů: Pokud problém nastane, je nutné neprodleně začít komunikovat s řídicím orgánem, aby se eliminovaly veškeré negativní dopady na vlastní realizaci projektu;

dodržování pravidel publicity, která jsou povinná pro všechny příjemce: V této oblasti patří mezi nejčastější prohřešky nedodržení publicity vůbec, použití špatného logotypu, špatných rozměrů log atd.

JAN HAVRÁNEK

AQE advisors, a.s.

Dotace z tzv. evropských zdrojů pomohly obcím mj. s budováním či rozvojem dopravní infrastruktury. Na snímku nový dopravní terminál v Tanvaldu (dotace z ROP Severovýchod).

ILUSTRAČNÍ FOTO: ARCHIV

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *