Většina z operačních programů ČR již zveřejnila výzvy k předkládání projektových žádostí o dotace ze strukturálních fondů EU. Termíny uzávěrky prvního kola se blíží: 30. 7. 2004 u některých opatření Společného regionálního operačního programu (SROP) a operačního programu (OP) Infrastruktura, 30. 8. 2004 u OP Rozvoj venkova a multifunkční zemědělství1).
Nabízíme proto výběr základních pravidel či problematických oblastí, které musí žadatel (konečný příjemce finančních prostředků) ve své projektové žádosti zohlednit. Dále dáváme k dispozici "desatero" rad a doporučení, které sestavil pro své žadatele tým řídícího orgánu SROP.
Vybraná obecná kritéria oprávněnosti projektů
Statut žadatelů a partnerů
Oprávněným žadatelem o pomoc ze strukturálních fondů může být jakákoli fyzická nebo právnická osoba, ať z veřejného či privátního sektoru, která má trvalý pobyt/sídlo na území ČR. Každý OP ve svém programovém dodatku přesně specifikuje kategorie žadatelů/předkladatelů projektů dle příslušného podopatření operačního programu.
Soulad cílů projektu s prioritami a opatřeními operačních programů
Projektové záměry musí co nejlépe navazovat jak na cíle OP na úrovni obecných priorit, tak na konkrétní opatření (podopatření) v rovině podporovaných typů aktivit a odrážet veškeré dílčí podmínky obsažené v textu programových dokumentů.
Kritérium adicionality finančních prostředků
Dotace ze strukturálních fondů jsou vždy doplňujícím zdrojem financování projektu: nezbytností je národní spolufinancování a v některých případech i soukromá spoluúčast realizátora projektu. Poměr veřejných (evropských a národních) a soukromých zdrojů a jejich podíl na celkových uznatelných nákladech se liší dle jednotlivých typů programů a charakteru projektu.
Časové omezení projektu
Projekt musí být realizován v rámci programového období, ve kterém žádá o přidělení finančních prostředků. Toto období v případě ČR začíná 1. 5. 2004 a končí dva roky po skončení programovacího období (tj. 31. 12. 2008). V praxi ale každý operační program přesně vymezí uznatelnost nákladů projektu z časového hlediska individuálně.2)
Orientační osnova projektové žádosti
1. Název projektu; výstižná formulace názvu vyjadřující věcný záměr projektu.
2. Umístění projektu; přesná specifikace místa realizace projektu.
3. Zdůvodnění projektu; proč žadatel projekt předkládá .
4. Popis projektu (tj. cíl/záměr projektu, charakteristika stávajících problémů/potřeb, vazba na priority a opatření programů, stanovení jasně formulovaných krátkodobých a střednědobých cílů a očekávaných přínosů projektu, zdůvodnění potřeby podpory).
5. Zabezpečení projektu (analytické, organizační, finanční, technické, personální).
6. Časový postup při realizaci projektu; zahrnuje popis jednotlivých etap realizace projektu z hlediska časového a finančního a závazek zahájit projekt ve stanoveném termínu.
7. Finanční plán obsahuje analýzu nákladů a výnosů, plánované toky finančních prostředků, zdrojů financování, způsob poskytování finančních prostředků; obsahuje etapy a navrhovaný způsob financování, spolufinancování (realizuje se formou finanční tabulky, která tvoří povinnou součást projektu a vyjadřuje objemy finančních prostředků z jednotlivých zdrojů).
8. Výběr a stanovení indikátorů pro monitorování a hodnocení projektu.
9. Vliv projektu na životní prostředí.
10. Očekávané efekty z realizace projektu (finanční, společenské), návrhy na další opatření.
11. Zajištění implementace projektu do praxe. Jaké instituce se budou podílet na realizaci, jakým způsobem bude zajištěna kontrola finančních toků, nezávislý audit, předkládání zpráv o dosažených efektech apod.
12. Zajištění rovných podmínek pro muže a ženy.
13. Opatření na zajištění publicity.
Uvedený výčet pravidel a postupů v souvislosti s přípravou projektové žádosti je pouze orientační. Konkrétní požadavky na projekty se v rámci jednotlivých OP značně liší (a to zejména v nárocích na projektovou dokumentaci v souvislosti s odlišnou typologií projektů a možnostmi spolufinancování ze strukturálních fondů). Řídící orgány všech operačních programů proto zpracovaly podrobné "pokyny či příručky pro žadatele", ve kterých specifikují konkrétní podmínky a požadavky projektové žádosti v rámci daného OP. Tyto a veškeré další dokumenty naleznete v příslušné sekci na známém serveru www.strukturalni-fondy.cz.
Poznámky
1) Termíny výzev a následného příjmu žádostí se liší dle jednotlivých opatření operačních programů, přesné informace naleznete na www.strukturalni-fondy.cz, v případě nejasností neváhejte kontaktovat zprostředkující subjekt daného OP.
2) Ve většině OP bude rozhodným dnem datum registrace projektové žádosti u zprostředkujícího subjektu programu, případně den podpisu smlouvy o financování projektu.
Deset rad pro žadatele o podporu v rámci programu SROP aneb Jak dobře připravit a neohrozit svůj projekt
Udělejte si jasnou představu jaký projekt chcete realizovat, a srovnejte si projektový záměr. Základem je získat pro svůj záměr širokou podporu ve svém okolí a využít této pomoci při formulaci a rozpracování záměru.
Vyjasněte si, jakým způsobem chcete projekt realizovat, za použití jakých prostředků a s jakými partnery. Ve vlastním zájmu si pečlivě přečtěte Příručku pro žadatele (ke stažení z internetových stránek www. strukturalnifondy.cz), kde najdete všechny podmínky programu.
Po seznámení s nároky a požadavky programu kladenými na žadatele při zpracování projektu zvažte časové a odborné možnosti sebe a svého týmu. Podmínky programu SROP jsou nastaveny tak, aby žádost se všemi povinnými přílohami byl žadatel schopen zpracovat svépomocí a podle dostupné detailní metodiky, kterou vydává vyhlašovatel programu. Více než jinde platí, že nejlépe projekt napíše žadatel, protože mu nejvíce věří a zná všechny okolnosti.
Kontaktujte Sekretariát regionální rady nebo regionální pracoviště Řídícího orgánu SROP a domluvte si konzultaci svého projektu. Zejména jeho přijatelnost pro program, způsob zpracování, časový harmonogram prací na projektu, jednotlivé povinné přílohy a klíčové aspekty podání žádosti. Touto činností nás nikterak neobtěžujete (jsme vám k dispozici 5 dnů v týdnu po celou pracovní dobu), je zdarma a naopak je v zájmu nás všech o projektu vědět a mít už od počátku v jeho nastavení jasno. Nevěřte žádným "vykladačům programu SROP". Je jich velice mnoho a jediné kvalitní, správné a aktuální informace vám mohou zaručit jenom lidé na oficiálních informačních místech SROP, tj. na tzv. sekretariátech regionálních rad (S-RR), regionálních kancelářích Řídícího orgánu SROP (ŘO SROP) a agentuře CzechInvest. Konzultacemi projektu s námi se můžete nejen vyhnout případným problémům v budoucnosti, ale dokonce i ušetřit při vhodném nastavení parametrů projektu a vyvarování se chyb. Klíčovým zdrojem informací je pro vás rovněž oficiální adresa programu SROP na www.strukturalni-fondy.cz.
V případě, kdy se rozhodnete nechat si zpracovat některou z příloh projektu externím komerčním zpracovatelem, doporučujeme si zjistit nabídky více zpracovatelů. Jejich nabídky je vhodné si ověřit na základě referencí okolí, co kdy komu za podklady zpracovávali a jak byli žadatelé s jejich prací a přístupem spokojeni. Nelitujte telefonátů žadatelům, kterým zpracovatel už projekty v minulosti zpracovával.
Na základě zjištěných skutečností se rozhodněte, kdo bude vaším zpracovatelem projektu. Zda vy sami či externí poradenská firma, která a za jakých podmínek. Ne vždy honosné vystupování, vysoká cena, "dobrá adresa" a odvolávka na konexe je to pravé! Neexistuje něco jako "oficiální, certifikovaní zpracovatelé projektů". Projekty může zpracovávat kdokoliv.
Při uzavírání smlouvy se zpracovatelem dbejte na kvalitní a na všechny eventuality myslící smlouvu. Nezapomeňte, že vy jste zákazníkem a nenechte se vmanipulovat do jednostranně nevýhodných podmínek. Trh se zpracováním projektů je dosud velice mladý a nevyzrálý. Zpracovatelů existuje mnoho a jejich kvalita práce a přístupu k žadatelům pokrývá celé myslitelné spektrum od špičkových zpracovatelů až po slibující "zlatokopy". Především je dobré myslet na podmínky odstoupení od smlouvy, sankce za prodlení při zpracování a kvalitativní doložku (když zpracovatel napíše projekt tak, že nebude pro nás přijatelný a vy jej nebudete moci do programu podat). Nechte si už dopředu pokud možno co nejprecizněji vyčíslit náklady na zpracování projektu a podmínky jejich proplacení.
Během zpracování projektu sledujte aktuální informace o podmínkách programu a neustále kontrolujte zpracovatele, jeho práci a její kvalitu. Nechávejte si předkládat průběžné výsledky zpracování projektu a v případě jakýchkoliv pochybností konzultujte problém se svým regionálním pracovištěm ŘO SROP nebo na S-RR. Jinak může nastat situace, kdy až při předkládání projektu zjistíte, že je v něm psáno něco úplně jiného, než jste chtěli, nebo že se jedná o bohapustou omáčku.
Správně si rozvrhněte etapy projektu (věcně i časově) a s dostatečným předstihem si zajistěte věrohodné financování projektu. Není nic smutnější, než když připravujete svůj projekt a pak celý zkrachuje na bankovním úvěru, který vám bude přiznán pozdě, nebo ne v požadované výši.
Dodržujte formální úpravu projektu. Nevyžadujeme pevné desky a zlatou ořízku, ovšem volně naskládaný balík listů papíru, který se snadno zpřehází a špatně se v něm hledají informace, velice zpomaluje a komplikuje práci. Rovněž nezapomeňte na všechny povinné přílohy k projektu, tak jak jsou vypsány v Příručce pro žadatele.
A poslední rada na závěr - konzultujte, konzultujte, konzultujte. Jen tak předejdete zklamání v podobě připraveného projektu, který nelze do programu předložit, protože je v rozporu s některou z podmínek nebo nenaplňuje cíle programu. Navíc - úředníci v programu SROP jsou vaši přátelé a jejich snahou je pomoci vám s projektem tak, aby bez problému prošel systémem a mohl se realizovat. Ani náhodou není našim cílem vám klást obstrukce, hledat za každou cenu chyby a zpochybňovat váš projekt.
Držíme vám palce při zpracování vašeho projektu a těšíme se na viděnou při konzultacích.
Připravilo Ministerstvo pro místní rozvoj ČR (odbor Rámce podpory Společenství ve spolupráci s odborem Řídícího orgánu SROP a JPD Praha).
