Jak účtovat zálohové faktury v malých obcích

Většině účetních není úplně jasná problematika účtování zálohových faktur (záloha na elektrickou energii, předplatné časopisů atd.) a účtování poštovních známek. Vyplývá to také z dopisu účetní jedné malé obce v jižních Čechách:...

Většině účetních není úplně jasná problematika účtování zálohových faktur (záloha na elektrickou energii, předplatné časopisů atd.) a účtování poštovních známek.

Vyplývá to také z dopisu účetní jedné malé obce v jižních Čechách: "Na obecním úřadě pracuji patnáct let a celou dobu jsem účtovala zálohové faktury a nákup poštovních známek do nákladů. Jenomže vloni při provádění auditu krajským úřadem se ukázalo, že vše je špatně. Když jsem se osobně ptala pracovníka, který audit uskutečnil, jak vlastně účtovat, protože pro nás je určitě snazší účtovat vše do spotřeby, řekl, že metodika není vždy v pořádku. Proto se na vás obracím s dotazem: Jak účtovat zálohové faktury u malých obcí?"

Doporučený postup

Otázkou záloh se zabývá vyhláška č. 505/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu v § 36, odst. (1), písm. d). Z tohoto ustanovení plyne, že není dovoleno v účetnictví vzájemně zúčtovávat zálohy, které jsou později vypořádávány v rámci vzniklých pohledávek či závazků.

Z dotazu vyplývá, že v daném případě jde o účtování provozních záloh poskytnutých dodavateli. Aby nedocházelo k nedovolené kompenzaci (vzájemnému zúčtování) těchto poskytnutých záloh a tím k záměně pohledávek a závazků, doporučuji tento postup:

- zálohové faktury, které byly zaslány dodavatelem, neúčtovat, pouze je zapsat do knihy došlých faktur,

- zaplacenou zálohu zaúčtovat jako pohledávku, protože záloha byla zaplacena dříve, než dodavatel poskytl nějaký výkon, proto máme vůči dodavateli pohledávku,

- vypořádání zálohy provést až na základě konečné faktury, která bude obsahovat mimo jiné i odečet zálohy z celkové fakturované částky.

Dva příklady

Pro názornost uvádím dva příklady:

a) částka konečné faktury (12 000) je vyšší než poskytnutá záloha (10 000)

1. poskytnutá záloha - dodavatel: 10 000 - Md 314/D 231

2. konečná faktura za provedenou službu smluvní cena: 12 000 - Md 420/D 321

3. vypořádání zaplacené zálohy: 10 000 - Md 321/D 314

4. úhrada doplatku: 2000 - Md 321/D 231

a) částka konečné faktury (9000) je nižší než poskytnutá záloha (10 000)

1. poskytnutá záloha dodavateli: 10 000 - Md 314/D 231

2. konečná faktura za provedenou službu smluvní cena: 9000 - Md 420/D 321

3. vypořádání zaplacené zálohy: 10 000 - Md 321/D 314

4. předpis pohledávky z titulu přeplatku: 1000 - Md 316/D 321

5. vrácení přeplatku dodavatelem na zálohový bankovní účet: 1000 - Md 231/D 316

auditorka