Moderní informační technologie mohou na městských a krajských úřadech, stejně jako například v rozvojových agenturách efektivně institucionalizovat agendu související s rozvojem měst a regionů.
Správci rozvojových agend dnes většinou pracují na bázi tzv. projektů. Veškeré vnější, ale i vnitřní financování rozvojových aktivit je přidělováno výhradně správně formulovaným a připraveným projektům. Projektové řízení se tak stává standardní manažerskou technikou a je samozřejmostí, že volení, stejně jako jmenovaní představitelé se musí naučit tuto techniku práce zvládat.
MNOHO PROJEKTŮ I PARTNERŮ
Mezi hlavní principy programování rozvojových dokumentů, které se budou ucházet o financování ze strukturálních fondů Evropské unie, patří "partnerství" a "adicionalita". Jinými slovy řečeno, šanci na získání podpory z EU mají především projekty, počítající se spoluprací veřejného a soukromého sektoru. Strategické rozvojové dokumenty definují řadu cílů, priorit a opatření, pro jejichž splnění je třeba velkého počtu projektů, do jejichž realizace je zapojeno velké množství organizací. Správci a koordinátoři takových projektů jsou tedy postaveni před nelehký úkol, k jehož zvládnutí už nestačí papír, psací stroj a šanony.
Již řadu let existují nejrůznější systémy řízení projektů, které si kladou za cíl zefektivnit projektovým manažerům práci. Osvědčený tabulkový a textový procesor či jednoduchá databáze pomohou, ale to je stále jen statická elektronizovaná verze pořadače, šanonů a psacího stroje. Existují i dražší systémy pro skupinovou spolupráci/koordinaci, ale většinou jsou závislé na platformě, fungují jedno-stanicově nebo vyžadují nákladnou licencovanou instalaci u všech budoucích uživatelů.
LIBEREC BYL PRVNÍ
Ideální by bylo mít systém, který je schopen udržovat informace, být nezávislý na platformě, sloužit jako komunikační médium a zároveň jako chytrá a dobře zálohovaná databáze a být nepřetržitě přístupný projektovým manažerům a kooperujícím osobám. Co kdyby však tento systém zároveň fungoval i jako úložiště textové i obrazové dokumentace k danému projektu a registroval všechny aktualizační zásahy do všech v něm vedených projektů?
S tímto nápadem přišel v roce 2001 Magistrát města Liberce poté, co zpracoval strategický plán ekonomického rozvoje města. Tento plán obsahuje na 50 projektů a do jeho realizace jsou zapojeny desítky organizací. Liberec tedy zadal zpracování systému, který by tuto agendu zautomatizoval, zefektivnil, sloužil jako interní nástroj projektového řízení a zároveň zpřístupnil informace o těchto veřejných projektech občanům. Tak vznikl Webový Informační Systém pro správu Projektů, zkráceně WISP.
JAK TO FUNGUJE?
Obecně je smyslem a účelem tohoto informačního systému pro distribuované řízení projektů snadno a efektivně pořizovat, udržovat, automaticky zpracovávat a vyhodnocovat všechny důležité informace o strategických záměrech, cílech a projektech rozvojových programovacích dokumentů (např. strategických plánů) měst, obcí a regionů. Systém zároveň umožňuje správcům monitorovat stav těchto projektů a okamžitě, v reálném čase, prezentovat vybrané informace jak dovnitř úřadu, tak směrem k veřejnosti. Silnou stránkou WISP je decentralizované pořizovaní a přímá dostupnost vybraných informací prakticky z libovolného počítače připojeného do sítě internet nebo intranet a vybaveného běžným internetovým prohlížečem. Díky této vlastnosti lze do systému vkládat údaje oprávněnými osobami prakticky z libovolného místa, a zároveň tak informovat spolupracující osoby/instituce, ale i veřejnost o dění a plánech rozvoje města či regionu.
Systém eviduje všechny, i již dokončené projekty. Pro rozlišení fáze realizace projektů je u každého projektu evidován jeho stav, podle kterého jsou projekty v seznamu projektů pro snadnou orientaci barevně odlišeny. Není žádný problém požádat informační systém o pravidelné elektronické zasílání žurnálu, který zaznamenává změny vybraných projektů od zadaného kalendářního data. Tím je dosaženo maximálního stupně osobního selektivního přístupu k nemalému objemu informací.
Informační systém WISP byl vyvinut s použitím nejmodernějších technologií a je provozovatelný na běžném serveru s využitím volně dostupného programového prostředí a vybavení (OS Unix FreeBSD, web server Apache, databáze MySQL). Je plně zabezpečen proti neoprávněnému přístupu a zneužití uložených informací pomocí komunikačního protokolu HTTPS (SSL) se 128bitovým šifrováním přenášených dat, bezpečnostním certifikátem a šifrováním veškerých uložených a archivovaných dat, podobně jako informační systémy pro e-banking.
Dnes tento systém kromě Liberce funguje například na Táborsku, v Trutnově, chystá se spuštění pro mikroregion Krnovsko, ale využívá se i na Slovensku, mj. v Trnavě a Prešově. Všude tam usnadňuje projektovým manažerům práci při sledování života projektů od jejich geneze, přes získávání financování a v průběhu realizace. Databáze může zároveň vydat svědectví o celkovém úspěchu koncepce rozvoje daného města nebo regionu, i o tom, do jaké míry byli tvůrci projektů při plánování realističtí. Závěry takových analýz mohou být nepříjemné a bolestivé, ale dlouhodobě musí vést k "učení" a zlepšení těch, kteří nesou odpovědnost za rozvojové agendy měst a regionů. Tento moderní styl projektového řízení je neobyčejně silným nástrojem vynucování realizace naplánovaných akcí, neboť najednou může mnoho lidí on-line přistoupit k informaci o tom "Jak jsem s tím daleko?".
ŠANCE PRO EKONOMICKÝ ROZVOJ
Elektronická komunikace pomocí e-mailu a přístup na internet je dnes pro většinu pracovníků veřejné správy standardem, o "e-governmentu", elektronickém podpisu a elektronickém styku s úřady se už nejen hovoří, ale jsou dokonce známy i funkční pilotní projekty. Rezervační systémy, například v oblasti kultury, sportu nebo cestovního ruchu, či redakční systémy pro distribuovaný přístup k úpravám obsahu webových stránek (aniž by zodpovědná osoba musela mít kvalifikaci programátora) už mnohde běží nebo se úspěšně rozbíhají. Další příležitost pro pokrokově orientované úřady představuje interaktivní skupinová komunikace a spolupráce, sdílení pracovního a komunikačního prostředí i vně úřadu a mezi úřady, stejně jako zpřístupnění webových služeb s možností inteligentního výběru informací s individualizovaným obsahem.
Možná právě tyto technologie přispějí ke snížení nákladů a urychlení té "neproduktivní" (ve smyslu hmatatelném) části realizace rozvojových projektů, umožní smazat rozdíly mezi oblastmi, které plynou z geografické polohy, a napomohou k efektivnější podpoře místního a regionálního ekonomického růstu.
konzultant společnosti Berman Group
