"Dopisy jsou vašimi vyslanci," to jsou úvodní slova, která napsal McCormack v kapitole o korespondenci ve své populární knize Co vás nenaučí na Harvardu. A hned za nimi dodává, že se jedná o nejlevnější vyslance, kteří vypovídají o stavu organizace. Určitě dobře věděl, co říká, protože byl...
| "Dopisy jsou vašimi vyslanci," to jsou úvodní slova, která napsal McCormack v kapitole o korespondenci ve své populární knize Co vás nenaučí na Harvardu. A hned za nimi dodává, že se jedná o nejlevnější vyslance, kteří vypovídají o stavu organizace. Určitě dobře věděl, co říká, protože byl praktikem a podnikatelem v oblasti reklamy.
V době, kdy světu vládne e-mail a mobilní telefony a lidé jsou denně zaplavováni SMS, se může zdát dopis a poštovní spojení přežitkem. Přesto však papír má svůj význam tam, kde potřebujeme zprávu uchovat, obsahuje důležité údaje nebo podpisy. Dopis v klasické formě volíme také tehdy, jestliže si jeho příjemce vážíme, chceme mu vyjádřit svou úctu, poblahopřát mu, sdílet s ním radostné, nebo smutné okamžiky. Tím jsou myšleny nejen osoby blízké, ale i spolupracovníci, obchodní a jiní partneři. Odklon od písemného styku a jeho méně časté používání vyvolává u pisatele dopisu nejistotu, jak správně napsat adresu, jaké oslovení je vhodné pro konkrétní osobu, které chce vyjádřit úctu, jak dopis strukturovat a ukončit. Vhodným průvodcem manažera nebo jeho sekretářky při psaní dopisů se může stát příručka Ing. Václava Šťastného Obchodní korespondence, která vyšla v 2. aktualizovaném vydání v nakladatelství ANAG v edici Kancelář. Příručka je rozdělena do dvou základních částí - na služební a soukromou korespondenci. Kapitola pojednávající o služební korespondenci se zabývá úředními dopisy, což jsou dopisy mezi organizacemi navzájem a mezi občany a organizacemi. Druhá část kapitoly je věnována osobní korespondenci, to je dopisům, kterými představitel organizace druhé osobě gratuluje, kondoluje, zve ji na setkání apod. Závěr kapitoly se zmiňuje o specifikách komerčních dopisů a dalších písemných sdělení. Druhá kapitola příručky je zaměřena na soukromou korespondenci, to je korespondenci vedenou mezi více či méně známými osobami. Všechny tři uvedené části mají shodnou strukturu, která poskytuje informace, jaký papír je pro určitou korespondenci vhodný, jaký mají mít strukturu obsahu, formu a jaké jsou jednotlivé části dopisu. Příručka Obchodní korespondence by určitě neměla chybět v příručních knihovnách sekretářek. Lze ji doporučit i pracovníkům, kteří vyhotovují nebo koncipují úřední a osobní dopisy, a vedoucím pracovníkům. Všem pracovníkům, kterým v duchu McCormacka záleží na tom, jak je vnímána prostřednictvím "vyslanců" jejich organizace a její zaměstnanci. - rz - |
