Systém správy dokumentů

Systém správy dokumentů plní jednotlivé dílčí úkoly při práci s dokumenty, zejména jejich tvorbu, přijímání, evidenci a archivaci, dále svazování logicky souvisejících dokumentů, šíření dokumentů - vyvěšením (publikace), či rozesláním (workflow), důsledné zachycení a sledování pohybu písemností, usnadnění hledání dokumentů, zaznamenávání práce s dokumenty (kdo, kdy, co četl, odstranil, jak upravil, kam uložil), vazbu na používané zdroje a definice zastupování (lidské zdroje, software, hardware, místa v kancelářích, auta, telefony, aktiva, pasiva, velikost a personální zabezpečení podatelny atd.) a skartaci dokumentů.

Všechny tyto funkce plní jak tradiční DMS v listinné formě dokumentů, tak elektronický DMS (eDMS) na principu elektronické podoby (formy) dokumentů, která při větším počtu zpracovávaných dokumentů získává náskok v rychlosti doručení a vlastního zpracování na úřadech státní správy a samosprávy .

DOKUMENT = INFORMACE

Elektronický systém správy dokumentů pracuje na obdobném logickém základu jako tradiční, ke splnění požadovaných funkcí však využívá elektronickou formu dokumentů. Způsoby elektronického DMS jsou dva:

1. evidence - bez skenování,

2. skenování a evidence - plné využití.

Rozdíl v pracnosti zpracování dokumentů oběma způsoby je zhruba 5 procent. Nejvíce práce je vždy spojeno se zavedením dokumentu do systému a jeho kvalitním popisem. Skenované dokumenty i za cenu 5% zvýšení pracnosti na podatelně, přinášejí pro úřad magistrátního typu výhody. Způsob, který obsahuje skenování, zahrnuje všechny typy souborů v elektronickém tvaru, tedy nejen dokumenty ve formátech MS Word, MS Excel, Text602, Tech a naskenované dokumenty ve formátech bitmapy, JPG, TIFF, PDF apod., ale i jakékoli multimediální soubory (audio, video), data a elektronické dopisy, které jsou v poslední době využívány častěji než starší (papírové) dopisy. Dobře fungující DMS umí přebírat informace z ostatních aplikací a podle nastavených pravidel jimi popisovat uložené dokumenty, čímž umožňuje snadné a rychlé vyhledávání podle mnoha kritérií.

Dokumenty, které vznikají na základě šablon, mohou mít přímou vazbu na data databázových aplikací a potom přímo při tvorbě vlastního dokumentu se ověřuje správnost uváděných údajů, nebo jsou některé údaje rovnou z těchto databází "dotahovány".

Pro usnadnění práce se v rámci DMS hojně využívá řízeného workflow založeného na popsaných pracovních procesech. Nastavení workflow pak řídí oběh dokumentů a celých svazků, které potom není nutno osobně přenášet po budovách nebo mezi budovami. Dále nevznikají fyzicky dokumenty pro vnitřní potřebu, čímž se získají úspory na reprografii. Některé dokumenty vznikají dále, některá rozhodnutí je však možno provést pouhým zaškrtnutím možnosti (např. souhlasím, nesouhlasím, nepatří mi atd.), což šetří čas a zvyšuje efektivitu práce.

Významným milníkem v možnostech využívání elektronického systému byl rok 2001, kdy byl schválen zákon o elektronickém podpisu, který staví elektronické dokumenty i podpisy za určitých definovaných podmínek na stejnou úroveň. Neexistence tohoto zákona dosud ztěžovala zavádění eDMS, zejména tam, kde je třeba mít právoplatné podpisy a uschovány právoplatné originály.

Časový dopad na zpracování písemností

Evidence

Písemnosti se v současné době zpracovávají na mnoha úrovních, na většině z nich se však vykonávají totožné operace se shodnými dokumenty. To znamená, že jeden dokument je evidován v několika podacích denících a knihách.

Příklad: Každý dokument je na centrální podatelně úřadu zapsán, je uveden odesílatel a datum doručení. Dokument je opatřen doručovacím razítkem a dále je poslán na příslušný odbor. Tam je zapsán do podacího deníku odboru a pak do rejstříku (ručně vedené indexy), většinou jmenného, někde věcného.

Toto je nezbytné zpracování každého dokumentu. Potom přichází situace, kdy je třeba písemnost poslat na jiný úřad nebo odbor a pak je nutno tuto informaci opět zapsat do podacích deníků obou stran.

V případě rozsáhlejších spisů a odvolání je velice náročné udržet všechny podací denníky a rejstříky v aktuálním stavu.

Jestliže je písemnost evidována elektronicky, stačí provést jeden zápis a každá další činnost (v případě, že bude nastaveno správně přidělování čísel a evidence v různých podacích denících, je prováděna automaticky.

Z těchto důvodů je výhodné dokument dobře popsat a naskenovat již na podatelně úřadu. Přinese to sice zvýšení pracnosti a času, avšak při dalším zpracování nebude nutno na každém odboru dokument opětovně zapisovat, což znamená úsporu zhruba 5 minut na písemnost. Dále všechny související dokumenty (zvenčí, či zevnitř) nebude rovněž třeba opakovaně zapisovat, neboť tyto dokumenty přebírají čísla a společné vlastnosti od původních písemností. I to přinese úsporu času 2 až 5 minut na jednu písemnost.

Pro odesílání písemností z úřadu bude sloužit centrální podatelna (výpravna), která bude mít připravené deníky odchozí pošty automaticky, protože písemnosti do nich budou zařazovat sami úředníci na odborech, a to s využitím programově vestavěných pravidel. To bude mít za následek úsporu času přibližně 2 až 5 minut na písemnost.

Sdílení (šíření)

V mnoha případech je žádáno vyjádření územně vzdáleného odboru a pak je nutno celý spis zkopírovat a poslat s průvodním dopisem - žádostí o vyjádření jinému odboru či úřadu. Na požádaném úřadu je dokumentace zapsána standardní formou, jak je popsáno v předchozí části, je vytvořena odpověď a ručně zanesena do všech nutných evidencí odesílajícího úřadu/odboru a odeslána žadateli.

V případě aplikace elektronické spisové služby je pouze zpřístupněn originální spis, systém o tomto kroku provede zápis do tzv. logovacího souboru a žadatel standardně elektronicky pošle požadavek o vyjádření. Vyjadřovatel spis prostuduje a založí do něj nový dokument. Dokument s vyjádřením pošle žadateli o vyjádření standardní cestou ve spisové službě a žadatel založí dokument do spisu osobně.

V žádném případě není třeba vést další evidence. Systém vše zaznamená automaticky. Navíc je možno agendu kontrolovat podle přidělených oprávnění, vytisknout v pravidelných intervalech deníky po odborech, úřednících nebo pro celý úřad současně. Tímto způsobem je možno ušetřit hodiny až dny potřebné k přepravě na každou písemnost či spis.

Spisová služba (SSL)

Všechny zásady DMS musí respektovat nasazení spisové služby. Nadto je třeba si uvědomovat, že písemnost (dokument) = informace. Dobrou správou písemností lze zajistit kvalitní informovanost v rámci úřadu.

Cíle spisové služby jsou stanoveny zejména archivním zákonem a zásadami pro vedení spisové služby, které původcům dokumentů ukládají zajišťovat odbornou správu písemností, které vzejdou z jejich činností, dbát na řádnou spisovou evidenci a na účelné a bezpečné uložení písemností a řádné vyřazování při skartačním řízení.

Z toho vyplývá, že spisová služba musí:

- být vedena jednotně, racionálně a přispívat k pružnějšímu a kvalitnějšímu výkonu organizace,

- podávat úplnou a přesnou evidenci a přehled o písemnostech, které byly organizaci doručeny, nebo vznikly z její činnosti,

- poskytovat souhrnné a úplné informace pro pracovníky organizace a veřejnost včetně poskytování podkladů pro prokázání určitých skutečností,

Plnění těchto požadavků se opírá o tři základní pilíře:

- jednoznačnou identifikaci písemností,

- důsledné zachycení a sledování pohybu písemnosti,

- centralizaci vedení spisové služby.

Splnit požadavek jednoznačné identifikace písemnosti v podmínkách ručně vedené SSL je poměrně obtížné, protože číslo jednací nelze považovat za jednoznačný identifikátor. Písemnosti jedné věci jsou zpravidla vedeny pod jedním číslem jednacím, případně jsou různá čísla jednací řazena a důraz je spíš kladen na jejich zachycení a přehlednost v evidenčních pomůckách.

Zabezpečit požadavek jednoznačné identifikace lze jedině prostřednictvím automatizovaných systémů. Automatizovaný systém by měl umožnit předávání písemností od vstupu až po vyřazení tzv. štafetovým způsobem s evidencí předávajícího a přebírajícího tak, aby bylo vždy zjistitelné, kde se sledovaná písemnost nachází.

Hovoříme-li o centralizované SSL, mají zejména pracovníci spisoven a archiváři na mysli vedení evidence písemností v jednom centrálním deníku původce. U ručně vedené SSL lze tento požadavek splnit za předpokladů, že všechny útvary jsou soustředěny v jednom objektu. V případě, že jsou dislokovány v jiných, od sebe vzdálených objektech, praxe potvrdila, že tento způsob je neudržitelný a osvědčuje se decentralizovaná spisová správa, kdy každý útvar vede svůj samostatný podací deník. V takovém případě je však sníženo jednotné sledování písemností i kontrola řízení.

Automatizované systémy by měly umožnit používání obou forem - s tím, že funkci centrální evidence bude vykonávat centrální databáze.

Problémy při zavádění elektronického oběhu:

- Nedůvěra úředníků k novým technologiím - většina úředníků je konzervativní a odmítá nové postupy při práci s dokumenty. Lidé jsou ještě stále příliš fixováni na papírový dokument s vlastnoručním podpisem.

- V současné době na většině úřadů státní správy a samosprávy není dostatek finančních prostředků na zakoupení moderního systému pro správu elektronických dokumentů.

- Celá záležitost přechodu z papírové formy na elektronickou je dlouhodobá, většinou na několik let. Obvykle se celý systém odzkouší v pilotním provozu na vybraném okruhu uživatelů a postupně se rozšiřuje na celý úřad.

Důležitou roli sehrává digitalizace stávajících písemností, které neexistují v elektronicvké podobě. Pokud v systému bude pouze část dokumentů, pak celý systém ztrácí svou užitnou hodnotu.

Vladimír Kašpar,

konzultant specializovaný

na oblast veřejné správy