Moderní manažerské metody

V předchozích pěti dílech seriálu jsme vám předložili některé současné trendy v oblasti aplikace informačních systémů v průběhu druhé fáze reformy veřejné správy. Závěrečný díl shrnuje pro ty čtenáře, kteří neměli možnost se s celým seriálem detailně seznámit, obsah jednotlivých dílů.

První díl se rámcově zabýval uplatněním projektového řízení při přípravě projektů financovaných ze strukturálních fondů. Projektové řízení vnáší určitý vnitřní řád do činností vykonávaných lidmi ve vymezeném čase s vidinou naplnění konkrétního cíle. Vhodně organizuje omezené projektové zdroje (čas, energii - činnosti, lidi, finance) za účelem naplnění projektového cíle a dodání stanoveného produktu v daném čase a požadované kvalitě.

Ke standardnímu pojetí neodmyslitelně patří využití některé ze známých metod. PRINCE (PRoject IN Controlled Environment) je britská metoda vytvořená především pro státní správu. Je natolik obecná, že ji lze využít téměř ve všech oblastech. Jejími základními prvky jsou: produkty, činnosti, organizační struktura, plány a kontroly. Projekt je definován jako sada produktů, které jsou výsledkem činností a zdrojů/lidí provádějících tyto činnosti. Má konečnou dobu trvání a organizační strukturu s definovanými odpovědnostmi. Je obyčejně rozdělen do několika etap, které lze samostatně řídit. Pro celý projekt i pro každou etapu se stanovuje organizační struktura, plány a kontroly. Vedoucí projektu (project manager) řídí pomocí těchto nástrojů realizaci projektu. Všechny projektové produkty jsou dokumentovány v definované a kompaktní struktuře dokumentačních složek řídící dokumentace (plány, zápisy z porad kontrolních dnů, výkonných/řídících výborů, apod.), vývojové dokumentace (vztahující se k dodávanému produktu), kvalitativní dokumentace.

Dále to jsou například metody LogFrame, EuroMethod nebo metoda SEMA - pro oblast informačních projektů.

Požadavky na software

V probíhající delimitaci agend včetně hardwaru, softwaru a datových sad z okresních úřadů na města a na krajské úřady se řeší mnoho organizačních, majetkoprávních, technických i personálních úkolů. Proto se doporučuje využít široké prakticko-teoretické zázemí v oblasti řízení požadavků na software.

Metoda SEI CMM (Software Engeneering Institute - Capability Maturity Model), jejíž domovskou zemí jsou Spojené státy americké, a která je srovnatelná se standardy řízení kvality a jakosti definovaných v normách ČSN ISO 9000:2000, se primárně orientuje na hodnocení vyzrálosti postupů a procesů vývoje softwaru. Z tohoto důvodu může být použita pro rozvoj funkcionality delimitovaného softwaru.

Metoda je rozdělena do pěti úrovní. První označuje postupy a procesy vývoje softwaru, které nejsou organizovány, definovány a optimalizovány. Čím vyšší úroveň, tím vyšší požadavky na kvalitu vývoje softwaru.

Útvary informačních systémů mohou při modernizaci delimitovaného softwaru okresních úřadů využít ke zvýšení systematičnosti koordinátorské práce zejména tyto dvě oblasti z druhé úrovně metody: řízení požadavků (requirement management) a řízení softwarových konfigurací (software configuration management). Každý požadavek útvaru informačních systémů měst a obcí na modernizaci stávajícího nebo delimitovaného softwaru by měl mít písemnou formu. Z požadavku by měl být zřejmý: autor, datum napsání požadavku, datum předání dodavateli, co je požadováno, verze softwaru, očekávaný termín vyřešení požadavku, priorita požadavku apod.

Po oznámení realizace požadavku dodavatelem softwaru přebere pracovník útvaru informačních systémů novou verzi, která by měla být jednoznačně identifikovatelná. Identifikátor dodávané verze se musí lišit od identifikátoru předchozí verze. Z rozdílového protokolu by měl být patrný identifikátor předávané verze, identifikátor požadavku, popis nové funkcionality/popis provedených změny, datum ukončení realizace požadavku, délka realizace, jména realizátorů apod.

Plánování a vyhodnocování

K plánování softwarového projektu rozšíření funkcionality pomocí metody SEI CMM je vhodný následující postup: analýza funkcionality stávajícího softwaru, vyhodnocení analýzy, stanovení požadavků - úprav, předání požadavků dodavateli, programování požadavků, předání nové verze odběrateli. Cílem "trasování" je sledovat, zda je stanovený harmonogram plněn či nikoliv a na základě takto zjištěných informací stanovovat nápravná opatření. Pomocí "trasování" se zaznamenává i postup k cíli, tedy ne pouze odchylky od plánu. Vyhodnocování je zúžením činnosti "trasování". Je vázáno přímo na dodanou novou verzi softwaru. Skládá se z částí: testování nové verze, rozhodnutí o instalaci, instalace nové otestované verze do provozu. Po převzetí nové identifikovatelné verze softwaru je nutné provést její testování. Podle výsledku se rozhodne, zda bude otestovaná verze s novou funkcionalitou instalována do provozu. Testy v prostředí orgánů veřejné správy objeví některé skryté chyby. Lze předpokládat, že testování proběhne vícekrát v závislosti na počtu zjištěných chyb. Teprve potom je možné prohlásit, že nová verze s požadovanou funkcionalitou nevykazuje žádné významné chyby a je možné provést instalaci v počítačové síti.

Manažerské fukce - členění

Vedoucí pracovník jako člen pracovní skupiny delimitace movitých věcí bude muset vykonávat i činnosti souvisejícící s organizací práce, plánováním akcí, řízením pracovníků a kontrolou. Ve světové literatuře, ale zejména v manažerské praxi se setkáváme s různým pojetím manažerských funkcí a jejich odlišnou klasifikací. Například při studiu manažerské literatury se setkáváme v členění podle H. Fayola s funkcemi "plánování-planning", "organizování-organizing", "přikazování-directing", "koordinace-coordinating", "kontrola-controlling".

Existuje mnoho způsobů členění manažerských funkcí. U nás lze za ustálený a detailně zpracovaný koncept manažerských funkcí považovat funkce popsané v publikaci Management - teorie a praxe v informační společnosti. Tento koncept manažerských funkcí se skládá z činností označovaných jako: plánování (planning), organizování (organizing), výběr a rozmístění pracovníků (staffing), vedení lidí (leading), kontrola (controlling).

Standard ISVS

Standard ISVS (pro zveřejňování vybraných informací o veřejné správě způsobem umožňujícím dálkový přístup, verze 1.1, Věstník Úřadu pro veřejné informační systémy, Ročník II, Praha 2001, Částka 7, ISSN 1213-225X, dále jen standard ISVS) poskytuje metodické zázemí pro vytváření sjednocující struktury informací publikovaných na webových stránkách. Obsahuje 30 položek, z nichž je 16 povinných (ty musí být vyplněny). Jejich vyplněním vznikne tzv. návod na řešení životní situace, který popisuje činnosti orgánů měst a obcí při vyřizování žádostí, návrhů a jiných podání veřejnosti. V současné době tento standard využívají například pracovníci Obvodního úřadu Městské části Praha 5, Ministerstva průmyslu a obchodu, agentury Czech Trade, Ministerstva vnitra, Městského úřadu v Chebu, Obecního úřadu v Horním Maršově a dalších.

Profil pracovníka

Pracovní profil pracovníka kontaktního místa veřejné správy předkládáme jako pracovní návrh k širší odborné diskusi. Zahrnuje tyto vlastnosti: vysoká flexibilita při hledání řešení nebo poskytování samotného řešení občanovi prostřednictvím služby či produktu veřejné správy, základní znalost služeb a produktů zajišťovaných orgánem veřejné správy, znalost postupů vedoucích k "čerpání" produktů či služby - procesní přístup, systémové myšlení a přístup včetně znalosti širších souvislostí veřejné správy při řešení komplexnějších požadavků, komunikační dovednosti (např. asertivní techniky vedení rozhovoru, kladení přímých a věcných otázek - vedení interview apod.), aktivní využití IS/IT pro podporu svých činností.

Martin Lukáš