Moderní manažerské metody /4

Tyto manažerské funkce, budou-li využity v pracovních skupinách na republikové, krajské nebo okresní úrovni, mohou přispět ke kvalitnímu naplnění Zásad a metodického pokynu k zásadám pro delimitaci movitých věcí v oboru informačních a komunikačních technologií v souvislosti s ukončením činnosti okresních úřadů ke dni 31. 12. tohoto roku (vydáno Ministerstvem vnitra ČR, červenec 2002).

Manažerské funkce - členění

Mezi další typické činnosti, které vedoucí pracovník jako člen pracovní skupiny delimitace movitých věcí bude muset vykonávat, patří činnosti související s organizací práce, plánováním akcí, řízením pracovníků a kontrolou. Ve světové literatuře, ale zejména v manažerské praxi se setkáváme s různým pojetím manažerských funkcí a jejich odlišnou klasifikací. Podle H. Fayola jsou to funkce "plánování-planning", "organizování-organizing", "přikazování-directing", "koordinace-coordinating", "kontrola-controlling".

Naopak podle Petera Druckera, klasika světového managementu se jedná o hlavní činnosti vedoucího pracovníka souhrnně označované jako činnosti, které směřují ke "stanovení cílů a způsobů jejich dosažení". Jde vlastně o "plánování", "organizování", "motivaci a komunikaci", "měření, resp. vyhodnocování dosažených výsledků", "profesní a kvalifikační rozvoj kolektivu i sebe".

Podle A. Pearcea a R . B. Robinsona se manažerské funkce člení na "plánování - planning", "organizování - organizing", "přikazování - directing", "kontrolu - controlling".

Jak je vidět, existuje mnoho způsobů členění manažerských funkcí. V našich podmínkách lze za ustálený a detailně zpracovaný koncept manažerských funkcí považovat funkce popsané manželi Vodáčkovými v publikaci Management - teorie a praxe v informační společnosti (vydal Management Press, Praha).

Tento zaběhnutý koncept manažerských funkcí se skládá z následujících činností:

plánování (planning),

organizování (organizing),

výběr a rozmístění pracovníků (staffing),

vedení lidí (leading),

kontrola (controlling).

Plánování (planning)

Je to proces stanovení cílů manažerské činnosti a postupů jejich dosažení. Tato manažerská funkce předpokládá zajištění a využití informací k "identifikaci a diagnóze výchozí situace", "odhadu a ocenění možností plánovaného rozvoje v prostoru a čase", "stanovení cílů, jejich prostorovému, hierarchickému i časovému uspořádání a stanovení vzájemných vazeb cílů", "vypracování návrhů a hodnotících rozborů přístupů pro dosažení cílů", "výběru scénáře přechodu od výchozího stavu k cílům", "stanovení postupu realizace zvoleného plánu". To znamená, že pracovní skupina delimitace movitých věcí bude muset mít detailně naplánováno, co (který hardware, software, komunikační prvky a systémy) a hlavně kam se bude převádět - zda na krajské úřady nebo na pověřené obce. Je nutné zvážit kritérium pro rozhodování, kam které zařízení bude delimitováno. Při plánování se doporučuje vzít v úvahu i možnost výskytu výjimek a neshod. Z hlediska dobré praxe je proto vhodné průběžně předkládat dílčí plány k širší diskusi (v pravidelných intervalech) na zasedání republikových, krajských a okresních pracovních skupin delimitace. Tak dojde k vyjasnění nesrovnalostí ještě před vlastním potvrzením finální verze plánu a jeho realizací.

Organizování (organizing)

Tato manažerská funkce je především proces stanovení a časoprostorovému uspořádání úloh lidí, kteří mají realizaci plánu zajistit. V období delimitace agend a movitého majetku to znamená zorganizovat vytvoření dostatečného zázemí pro pracovníky přecházející z okresních úřadů na krajské a obecní. Ve své podstatě se jedná o přípravu nových nebo stávajících pracovních prostor s odpovídající vybaveností (kancelářský nábytek, hardware, software a telekomunikační prostředky). Dále se do této manažerské funkce řadí organizační činnost související s přípravou a zajištěním pravidelných koordinačních porad řídících orgánů, které se podílejí na delimitaci agend a movitého majetku (krajská a okresní pracovní skupina).

Výběr a rozmístění pracovníků (staffing)

Smysl manažerské funkce výběr a rozmístění pracovníků vystihuje název sám a souvisí s předchozí popsanou manažerskou funkcí. Pracovníci jsou nejcennějším zdrojem, který může efektivně překonat období bezprostředně po ukončení činností okresních úřadů a zahájení vyřizování delimitovaných agend na pověřených obecních a krajských úřadech. Proto výběru a následnému rozmístění pracovníků musí být věnována dostatečná pozornost. Protože pracovníkům zanikajících okresních úřadů bylo mnohde nabídnuto, aby přešli na pověřené obce, nejedná se o přesné využití této manažerské funkce při personálním zajišťování chodu úřadů od počátku roku 2003. Jde spíše o pečlivou úvahu rozmístění těchto pracovníků buď ve stávajících budovách úřadů nebo v budovách dočasně či trvale pronajatých.

Vedení lidí (leading)

Další manažerská funkce se týká vedení spolupracovníků (staffing). Jedná se o procesy vzájemné komunikace jednotlivců a kolektivů v rámci vztahů nadřízenosti, podřízenosti a spolupráce. Zahrnuje způsoby přímého i nepřímého usměrňování, koordinace, stimulace a motivace chování jednotlivců i kolektivů tak, aby včas a efektivně plnili potřebné úkoly. Lze předpokládat, že tato manažerská funkce bude výrazně uplatňována jednotlivými vedoucími pracovníky - členy pracovních skupin delimitace movitého majetku při projednávání plánu delimitace (viz funkce plánování). Od počátku roku 2003 sehraje vedení lidí významnou roli (tzn. stávajících pracovníků obecních úřadů a nově příchozích pracovníků z okresních úřadů). Občané - v roli zákazníka obecních úřadů, kterých se delimitace výrazně dotkne, budou moci posoudit kvalitu této změny na základě rychlosti vyřízení jejich požadavků, orientace personálu v jednotlivých věcných případech/agendách a přívětivosti při obsluze. Na tyto aspekty, které mohou ovlivňovat spokojenost občana s důsledky II. fáze reformy veřejné správy, má manažerská funkce vedení lidí významný vliv.

Kontrola (Controlling)

Při uplatňování funkce kontroly (controlling) se musí vedoucí pracovník zaměřovat na včasné zhodnocení či změření kvantity nebo kvality průběžných a konečných výsledků v manažerské činnosti. V zásadě jde o porovnání záměrů (cílů, plánů, standardů, norem atd.) a reality (dosažených výsledků). V konkrétním případě delimitace agend se tato funkce výrazně uplatní při pravidelných schůzkách republikových, krajských a okresních pracovních skupin, při nichž se bude vyhodnocovat dosažení a naplnění plánu delimitace. Na základě výsledků kontrolní funkce budou muset být stanovena další opatření (nápravná, řídící apod.). Pravidelným uplatňováním kontrolní funkce se zajistí zpětná vazba mezi plánovaným a skutečným stavem.

Předložený koncept manažerských funkcí podle manželů Vodáčkových není neobvyklý v řídící praxi vedoucích pracovníků obecních a krajských úřadů. Nevybočuje z toho, co všechno vedoucí pracovníci již intuitivně nebo systematicky dělají. To, že se tento díl věnoval stručnému popisu manažerských funkcí, je dáno tím, že probíhající období delimitace agend a souvisejícího movitého majetku zvyšuje nároky na manažerskou práci.

V dalším díle se zaměříme na řízení tvorby návodů na řešení životních situací v souvislosti postupně s narůstajícím významem internetových rad měst a obcí. Pro mnohá města, ve kterých internetová rada efektivně nefunguje, to může být stručný návod k zahájení pravidelné činnosti, jejímž výsledkem jsou kvalitně a redakčně pro občany zpracované návody postupů v různých životních situacích.

Martin Lukáš