Moderní manažerské metody 3/

Období před převodem agend ze stávajících okresních úřadů na městské/obecní úřady nebo na krajské úřady se jeví jako vhodné ke zrevidování stavu softwaru, který tyto agendy podporuje a k zamyšlení se nad tím, zda tento software bude vyhovovat požadavkům nově uspořádaného výkonu státní správy. Obecně platí, že v těchto případech se často uvažuje o modernizaci softwaru. Tato modernizace (nikoliv již jednou pořízených dat) může probíhat dvojím způsobem:

- náhradou stávajícího softwaru novým (zde je nutno počítat se všemi vyvolanými okolnostmi investičního a legislativního charakteru) nebo

- rozšířením funkcionality stávajícího softwaru.

Vzhledem k tomu, že v prostředí okresních úřadů se jedná o rutinně využívaný software tvořící rozsáhlé informační systémy a data/informace v těchto systémech mají vysokou hodnotu i užitek, je vhodné zvážit zejména možnost rozšíření funkcionality stávajícího softwaru.

Za tímto účelem se v dnešním díle soustředíme na dvě oblasti z metody SEI CMM level 2, které mohou pomoci vedoucím pracovníkům útvarů informačních systémů zajistit plánovaný a kontrolovaný převod softwaru podporujícího různé agendy z okresních na krajské a městské/obecní úřady. V prvé řadě je vhodné pojmout převod softwaru jako standardní projekt. Tím lze získat dostatečný přehled a kontrolu nad náročnou činností.

V dalších krocích se jedná o vyhodnocování projektových činností a přijímání nápravných opatření.

Plánování - software project planning

K plánování softwarového projektu rozšíření funkcionality je vhodné použít obdobný postup jako je uveden na obrázku v první - horní části. Zde je znázorněno několik typů činností (jejich délka je náhodně zvolena, v konkrétním případě se bude lišit). Sled jednotlivých činností, jejichž cílem je připravit podklady pro rozšíření funkcionality, může vypadat takto:

analýza funkcionality stávajícího softwaru,

vyhodnocení analýzy,

stanovení požadavků - úprav,

předání požadavků dodavateli,

programování požadavků (dodavatelem),

předání nové verze odběrateli.

(Zkratka WBS označuje tzv. Work-break-down-structure: strukturu činností.) Je vhodné, aby analýzu funkcionality prováděli odborní pracovníci využívající software ve spolupráci s pracovníky informačních systémů a technologií daného úřadu. V případě potřeby je možné přizvat k analýze i zástupce dodavatele. Tím se mnohé věci vyjasní ještě před tím, než se přistoupí ke stanovení požadavků. Vyhodnocení analýzy by mělo mít vysoce formální charakter a mělo by být završeno analytickým dokumentem. Požadavky na doplnění funkcionality musí být formulovány jasně a pokud možno jednoznačně. Tato činnost má bezprostřední vztah na oblast "requirement management", který byl popisován v předchozím díle. Z tohoto příkladu je patrné, jak jsou jednotlivé oblasti metody SEI CMM level 2 vzájemně provázané. Stanovené požadavky by měly být předány dodavateli v písemné podobě. Dodavatel by měl vytvořit cenovou nabídku na realizaci požadavků (cena a termíny) a předložit ji odběrateli. Teprve po uzavření vhodného smluvního vztahu, by měl dodavatel zahájit programátorské práce. Programátorské práce jsou ukončeny dnem předání nové verze obsahující požadovanou funkcionalitu odběrateli. Každá nová verze musí být podle pravidel oblasti nazývané "software configuration management" jednoznačně identifikována (viz předchozí díl).

Vyhodnocování - software project tracking

V druhé části harmonogramu znázorněného na obrázku je sekce nazvaná "Vyhodnocování". Metoda SEI CMM level 2 pracuje s pojmem "tracking", který lze přeložit jako "trasování", popř. "vyhodnocování". Přičemž "trasování" je zde chápáno jako pravidelná opakující se činnost kontrolního charakteru. Jejím cílem je sledovat, zda je stanovený harmonogram plněn či nikoliv a na základě takto zjištěných informací stanovovat nápravná opatření. To znamená, že při zjištění významné odchylky od plánu je zapotřebí provést přeplánování činností projektu (software project planning).

Na druhé straně je nutné říct, že pomocí "trasování" se zaznamenává i postup k cíli, tedy ne pouze odchylky od plánu.

Sekce vyhodnocování je zúžením činnosti "trasování". Je vázána přímo na dodanou novou verzi a skládá se z následujících částí:

testování nové verze,

rozhodnutí o instalaci verze,

instalace nové otestované verze do provozu.

Po převzetí nové identifikovatelné verze softwaru je nutné provést její testování. Podle výsledku testování se rozhodne, zda bude otestovaná verze s novou funkcionalitou instalována do provozu. Protože testy mimo dodavatelskou firmu mnohdy objeví některé skryté chyby, lze předpokládat, že testování proběhne vícekrát v závislosti na počtu zjištěných chyb v testech, jejich významnosti a náročnosti programátorských prací. Teprve po testech, o kterých je možné prohlásit, že nová verze s požadovanou funkcionalitou jako důsledek přípravy softwaru na budoucí výkon státní správy nevykazuje žádné významné chyby, je možné provést instalaci v počítačové síti.

Výše uváděný postup může být opakován pro tolik softwarových projektů, kolik si jich vyžádá převod a delimitace agend. Pokud tyto projekty budou na sebe navazovat, to znamená nepoběží-li paralelně vedle sebe, bude možné u každého dalšího projektu plánovat realističtější harmonogramy (jinými slovy provádět software project planning) a trasování nebude zaznamenávat významné odchylky od plánu.

Závěr

Uvedené dvě oblasti metody SEI CMM level 2 jsou specializovány na software. Pro jejich využití v oblasti hardwaru a infrastruktury (počítačových sítí) je nutné je vhodně uzpůsobit. Nicméně jejich pojetí je natolik obecné, že v mnohém se bude jednat pouze "o kosmetické úpravy" představených postupů. Tento způsob řešení doplnění nové funkcionality do převáděného softwaru není žádné dogma, nýbrž naznačení určitého okruhu problémů, se kterými se jistě vedoucí pracovníci okresních a městských/obecních úřadů brzy setkají. Tento díl jim může v některých případech napomoci efektivně dané problémy řešit.

V dalším díle se zaměříme na jeden z konceptů manažerských funkcí, který může vedoucí pracovník orgánů veřejné správy využít v nadcházejícím období převodu a delimitace agend z okresních úřadů na krajské a městské/obecní úřady.

MARTIN LUKÁŠ