V následujících číslech časopisu Moderní obec budeme pravidelně publikovat články na téma Moderní manažerské metody v prostředí českých měst a obcí. První díl seriálu má název Projektové řízení - project management.
| Postupné kroky předvstupní a v dnešní době již vstupní strategie ČR do Evropské unie kladou zvýšené nároky na vedoucí pracovníky samosprávných orgánů (zejména orgánů měst a obcí). Možnosti čerpat finanční prostředky na rozvoj měst a obcí ze strukturálních fondů Phare a CBC v různých oblastech (životní prostředí, průmyslové zóny, doprava, informatizace apod.) vyžadují od volených zástupců měst a obcí, tajemníků i vedoucích odborů městských a obecních úřadů orientovat se v moderních manažerských metodách.
PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ Projektové řízení (project management) je charakteristické tím, že se snaží vnést určitý vnitřní řád do činností vykonávané lidmi ve vymezeném čase s vidinou naplnění konkrétního cíle. Jinými slovy to znamená, že projektové řízení vhodně organizuje omezené projektové zdroje (čas, energii - činnosti, lidi, finance) za účelem naplnění projektového cíle a dodání stanoveného produktu v daném čase a požadované kvalitě. Podle toho jak "vysoké" jsou projektové cíle, jak rozsáhlé/omezené jsou projektové zdroje, jak komplexní má být dodávaný produkt a kolik financí bylo pro projekt vyčleněno, se hovoří o různé komplexnosti projektového řízení. Pro malé a střední projekty není zapotřebí vytvářet složitou organizační strukturu, většinu realizačních prací "odřídí" samostaně úředník - odborník na danou oblast. Problém může nastat při řízení projektů většího a velkého rozsahu, tzn. u dlouhodobých projektů. Vzhledem k účelovému charakteru finančních prostředků Phare a CBC jsou mnohá města a obce nucena se ucházet o dlouhobější projekty. Přípravné projektové fáze - zpracování přihlášky, investičního záměru, doprovodné dokumentace a další související dokumentace není jednoduchou úlohou. Úspěch i neúspěch měst a obcí při podávání projektových záměrů mnohdy závisí na kvalitě zpracování projektového záměru, na schopnosti doložit požadované dokumenty, ale i na schopnosti dokončit projekt ve stanoveném čase. Vzhledem k tomu, že lze stěží před zahájením projektu doložit schopnost dokončit projekt ve stanoveném čase a v rámci určených finančních prostředků, je vhodné alespoň poukázat na to, že realizační práce budou projektově řízeny. Ke standardnímu projektovému řízení proto neodmyslitelně patří využití některé ze známých a rozšířených metod. Poměrně rozšířenou metodu projektového řízení, která se užívá v rámci projektů Phare, je metoda PRINCE. Dalšími metodami jsou například metody LogFrame, EuroMethod nebo metoda SEMA specializovaná pro oblast informačních projektů. Metoda PRINCE Zkratka této metody je odvozena ze sousloví Project IN Controlled Environment (projekt v řízeném prostředí). Zemí původu je Velká Británie, pro jejíž státní správu byla speciálně vytvořena. Metoda je natolik obecná, že ji města a obce mohou využít i v oblasti samosprávy. Základními prvky, o něž se metoda PRINCE opírá, jsou: produkty, činnosti, organizační struktura, plány a kontroly. Přičemž projekt se definuje jako sada produktů, které jsou výsledkem činností a zdrojů/lidí provádějících tyto činnosti. Projekt má konečnou dobu trvání a organizační strukturu s jasně definovanými odpovědnostmi. Každý účastník projektu ví přesně, co má dělat a za co zodpovídá. Projekt je obyčejně rozdělen do několika etap, které jsou samostatně řiditelné. Každá etapa je samostatně řiditelnou jednotkou. Vytvoření požadovaných produktů v požadované kvalitě znamená dokončení etapy. Stejně jako pro celý projekt je pro každou etapu definována organizační struktura, plány a kontroly (viz obr. 1 a 2). Vedoucí projektu (project manager/PM) řídí pomocí těchto nástrojů realizaci projektu. Všechny projektové produkty jsou dokumentovány v definované a kompaktní struktuře dokumentačních složek. Projektová dokumentace Metoda PRINCE pracuje se třemi typy dokumentace: řídící dokumentace (plány, zápisy z porad kontrolních dnů, výkonných/řídících výborů, apod.), vývojová dokumentace (dokumentace vztahující se k dodávanému produktu), kvalitativní dokumentace (zajišťuje sledování kvality produktů podle norem ISO 9000:2000). Umožňuje pružně definovat rozsah a návaznost jednotlivých etap podle potřeb konkrétní projektu, tzn. nepředepisuje striktně detailní postupy - umožňuje realizaci několika návazných projektů. Výstup z projektu může být vstupem jiného projektu. Mezi projekty mohou existovat i jiné typy závislostí, např. sdílení zdrojů. Proto metoda PRINCE definuje tzv. rozhraní projektu a vazby mezi projekty. Při definování rozhraní je hlavní důraz kladen na produkty, které je nutno vytvořit. Před zahájením používání metody PRINCE je vhodné pro projektové lidské zdroje předepsat studijní etapu. Tím dojde ke vzájemnému "nafázování se" na terminologii projektu a minimalizují se případná nedorozumění. Těm, kteří jsou nebo budou odpovědní za vedení různých projektů měst a obcí, může v řízení projektu prostřednictvím metody PRINCE pomoci program MS Project - ganttův diagram. V tomto programu je možné podle zmíněných pravidel připravit plán projektu. Na obr. 2 je znázorněn plán projektu jako obecná struktura projektových činností rozdělených do etap. Ke každé etapě jsou přiděleny zdroje. Návaznost jednotlivých činností je znázorněna v pravé části obrázku. Tmavé kosočtverce označují tzv. projektové milníky - kontroly nebo ukončení projektu. Martin Lukáš |
