Nástroj pro správu majetku a financí INFORMAČNÍ SYSTÉM Plzeň je prvním českým městem, které spravuje své finance a majetek za podpory "velkého" provozního informačního systému. Projekt implementace komplexní infrastruktury, do níž společnost Logica kromě systému SAP R/3 a aplikace pro správu...
Nástroj pro správu majetku a financí
INFORMAČNÍ SYSTÉM
Plzeň je prvním českým městem, které spravuje své finance a majetek za podpory "velkého" provozního informačního systému. Projekt implementace komplexní infrastruktury, do níž společnost Logica kromě systému SAP R/3 a aplikace pro správu dokumentů Filenet integrovala i datový sklad vybudovaný na základě produktu SAP Business Warehouse, byl zahájen na podzim roku 1998. První etapa byla uvedena do rutinního provozu počátkem roku 2000. V současné době se na rozvoji infrastruktury dále pracuje.
Systém je zajímavý i tím, že magistrát sdílí prostřednictvím metropolitní sítě hardwarovou platformu a některé základní softwarové komponenty systému s Plzeňskými městskými dopravními podniky, a. s. Tím bylo dosaženo výrazné finanční úspory, přičemž oba systémy jsou plně odděleny - ovšem s možností hladké komunikace tam, kde je to žádoucí.
K nasazení silnějšího nástroje pro správu financí a majetku vedla management města zejména potřeba sjednotit evidenci majetku, centralizovat správu pohledávek a s tím spojených finančních toků a získat přesnější nástroje pro podporu finančního plánování (dlouhodobého i jednotlivých akcí). Nový systém měl také zajistit vazbu mezi finančními toky, rozpočtem města a logistickými procesy a automatizovat některé administrativní činnosti.
V druhé polovině roku 1998 bylo ukončeno výběrové řízení, na jehož základě radnice rozhodla o tom, že dodavatelem systému bude Logica a jeho jádrem SAP R/3. Hlavním partnerem dodavatele byla akciová společnost Plzeňský holding, jejímž úkolem je řešení rozvojových projektů města. Práce se rovněž účastnili pracovníci města včetně členů rady města a odborného managementu.
Tvorba koncepce
Na počátku projektu byly vypracovány časový harmonogram, organizační směrnice a metodika řízení. Budování základního informačního systému bylo rozděleno do dvou fází tak, aby již výsledkem první fáze byl plně funkční systém, který bude během druhé fáze dále rozvíjen. Byly rovněž sestaveny společné projektové týmy, do nichž se kromě konzultantů společnosti Logica zapojili i pracovníci městské informatiky a budoucí uživatelé z různých stupňů řízení města. Po odsouhlasení těchto kroků přišel na řadu návrh koncepce systému.
Vytvoření koncepce zahrnovalo zmapování informačních a finančních procesů včetně návrhu jejich restrukturalizace tak, aby pracovníci města mohli využívat vazeb a možností automatizace, které jim poskytne nový systém. Na základě této analýzy bylo stanoveno, které moduly systému SAP budou implementovány a v jakém rozsahu. Díky tomu, že hned na počátku spolupráce proběhla školení o možnostech jednotlivých modulů, mohli se těchto činností - společně se zkušenými konzultanty - účastnit i zástupci města. Výsledná koncepce zahrnovala moduly Báze (BC), Rozpočet (FM), Finanční účetnictví (FI), Kontroling (CO), Správa majetku (AM), Materiálové hospodaření (MM), Odbyt (SD), Řízení systémů (PS) a Údržba (PM). Koncepce byla schválena na sklonku roku 1998. Ale teprve postupným upřesněním rozsahu jednotlivých modulů byl získán funkční systém.
Dalšími kroky bylo detailnější doladění procesů, nastavení systému a jeho implementace, přičemž Logica zajistila také dodávku hardware a vyškolení uživatelů. Zároveň byl implementován již zmíněný dokumentační a archivační systém FileNet, jehož úkolem je podpora oběhu finančních a logistických dokumentů a archivace dokumentů, které nejsou zahrnuty do informačního systému SAP (např. usnesení rady). Důležitou funkcí systému FileNet bude i řízení pracovních činností.
Systém v provozu
Do rutinního provozu byly systémy uvedeny na přelomu let 1999 a 2000 s tím, že do výsledného celku byly integrovány i speciální aplikace pro pořizování některých provozních dat, která jsou programována pracovníky Plzeňského holdingu.
V polovině roku 2000 zahájila společnost práci na implementaci datového skladu, což je aplikace, která shromažďuje velké objemy dat z jiných systémů a poskytuje je v uživatelsky přívětivé podobě včetně indexů, ukazatelů a časových řad. I tentokrát padla volba na produkt SAP, zejména kvůli hladké integraci se systémem R/3. V červenci se tedy začalo pracovat na analýze požadavků, v srpnu byla zahájena vlastní implementace a v posledních prosincových dnech byl systém uveden do "ostrého" provozu. Jeho uživatele je několik desítek manažerů na různých úrovních organizace, kterým operativně poskytuje denně aktualizované informace, jež jim umožňují hodnotit fungování organizace jako celku i jednotlivých částí.
Konkrétní přínosy
V současné době probíhá druhá etapa implementace provozního systému a zároveň je rozšiřován i datový sklad. Nicméně už dnes jsou patrné konkrétní finanční i nefinanční přínosy. Jak vyplývá z materiálu zpracovaného pracovníky Plzeňského holdingu, jedná se zejména o:
[*] zavedení jednotné evidence všech pohledávek včetně pravidelného sledování a urgencí, což umožňuje razantně snížit jejich celkový objem a realizovat odpovídající finanční přínos,
[*] sjednocení ekonomických a logistických agend a v důsledku toho zlepšení přehledu vedoucích pracovníků o dění v organizaci,
[*] on - line dostupnost aktuálních informací, informace a přehledy o stavu projektů a nákladových střediscích, v důsledku toho se zvyšuje výkonnost jednotlivých pracovníků,
[*] dostupnost informací o dlouhodobých trendech s možností vyhodnocení jejich vývoje,
[*] okamžité odhalení chyb a nesrovnalostí, pracovníci jsou tak nuceni přesněji dodržovat předepsané postupy a vykazovat všechny požadované údaje,
[*] zprůhlednění procesů v organizaci,
[*] okamžitě dostupné přehledné informace o partnerech města.
Přitom se předpokládá, že po dokončení druhé etapy implementace bude potenciál systému mnohem lépe využit a že v řadě oblastí přínosů dojde k podstatnému prohloubení.
Z hlediska informatiky získalo město stabilní a robustní systém, který je připraven k dalšímu rozvoji a mohou do něj být relativně snadno integrovány další softwarové aplikace (to je dáno i tím, že SAP R/3 je převládajícím standardem mezi ERP systémy a většina jiných výrobců dodává své systémy běžně vybavené rozhraním směrem k SAP). Systém je nezávislý na hardwarové platformě a a jeho správa je do značné míry automatizována - činnosti jako zálohování dat či sledování zatížení jednotlivých částí systému probíhají samočinně.
Zkušenost z prvního období po implementaci také ukázala, že nejvýznamnější překážkou využití všech přínosů se může stát přístup uživatelů, z nichž někteří přijímají změny poměrně vlažně. To je dáno jednak tím, že byli prostě navyklí na předchozí systém, jednak tím, že nové aplikace od nich požadují více údajů a navíc kontrolují přesnost a správnost zadání. Probíhá přizpůsobení jak vlastního systému, tak pracovních procesů a pracovníků pro optimalizaci využívání systému. Proto klade vedení města velký důraz na personální práci v oblasti uživatelů systému a na to, aby zaměstnanci jak vlastní systém, tak s ním související podpůrné aplikace skutečně intenzivně využívali.
PETR KOLBEK
FOTO ARCHÍV
