O obecní majetek se obvykle stará několik zřízených organizací. Zdánlivě ideální řešení ovšem skrývá jedno riziko. Informační systém města není vždy tím stejným, které využívají organizace. Jaké to má následky?
Dvě mouchy jednou ranou
V lepším případě jsou dva odlišné informační systémy propojeny tak, že město získává část informací, vybrané přehledy, se kterými může dále pracovat. Systémy však využívají vlastní databáze, což má za následek chyby, duplicity, větší administrativní zátěž a občas řešení oscilují i na hraně zákona o ochraně osobních údajů.
Stále více vedoucích odborů a oddělení informatiky volá po jednotném systému, který podpoří všechny činnosti na úřadě. A spolu s představiteli města se jim daří tuto myšlenku prosazovat. Bohužel zatím neplatí přísloví „zabít dvě mouchy jednou ranou“. A tedy dát k dispozici jednotný systém používaný na úřadě i zřízeným organizacím, v tomto případě zejména těm, které se starají o majetek města. Důvodů je samozřejmě několik. Výhodou však zůstává, že i když město nenasadí komplexní informační systém rovnou i na organizace, může tak udělat kdykoliv. A od té doby se začnou dít věci.
Do práce s chutí
Všichni, samozřejmě podle oprávnění, pracují najednou se stejnými daty. Často jedna účetní účtuje více organizací - pak nemusí měnit nebo učit se další informační systém. Snadněji se převádí majetek mezi městem a příspěvkovými organizacemi. Nikdo nic nepřepisuje, neposílá, všichni mají relevantní informace ihned k dispozici. Představme si vedení města. Potřebuje doplňující informaci, aby se mohlo správně, zodpovědně a podle zásad řádného hospodáře rozhodnout. Buď si ji okamžitě zobrazí v manažerském informačním systému, nebo pověří jejím zjištěním někoho ze zaměstnanců. Ten má k dispozici všechny údaje a v rámci jednoho přihlášení se podívá i na ostatní organizace. Se zavedením jednotného informačního systému dochází k úspoře času na „shánění“ informací, ale také nákladů na tisk podkladů a na služby – např. obvolávání osob, které potřebné informace mají poskytnout. Velkým a nesporným benefitem je neustále aktuální stav informací a jejich dostupnost – odpadá vliv nepřítomnosti odpovědných osob na pracovišti (dovolená, nemoc, služební cesta apod.). Všechny tyto, ale i další bonusy vytvoří nakonec synergický efekt, díky kterému se lidem lépe pracuje. Ale pojďme se podívat na praktickou ukázku související s evidencí majetku.
Víme, co se děje
V manažerském informačním systému (MIS), který zobrazuje přehledně data z celého informačního systému, nalezneme část zvanou Analýza majetku. Obsahuje informace o veškerém majetku města, a to i s doplňujícími informacemi, jako je pořizovací cena, zda byl majetek pořízen z dotace, jaká je jeho očekávaná životnost, výši odpisů nebo kdy bylo provedeno jeho technické zhodnocení. Pokud město vlastní velké množství bytových domů, je pro vedení důležité znát rentabilitu. Mít přehled o bytových domech, včetně sledování jejich zisků a ztrát, je základním podkladem, který MIS nabízí. U jednotlivých domů lze navíc zobrazit i platební morálku konkrétních nájemníků (předepsáno, uhrazeno, ve vymáhání), a proto je snazší včas zamezit zbytečnému plýtvání peněz. Analogicky jsou řešeny prostory určené k pronájmu podnikatelům. Ke všemu je možné zobrazit detaily aneb souvislosti, které poskytuje pouze jednotný informační systém.
Moliere: „Jak krásné je vědět jednu věc, nebo dokonce dvě.“
Zřizované organizace, například technické služby, pracují pro vás. Tak proč by vám neměly poskytovat všechny informace, které mají k dispozici? Vždyť i občané chtějí vědět, co se děje s majetkem města. Tak proč byste neměli znát odpověď?*
Ing. Jitka Vaková
Methodist
