Rakovník: Co jsme zjistili při zavádění nového informačního systému?

Městský úřad v Rakovníku chtěl modernizovat zpracování dokumentů. Tato myšlenka vedla k rozhodnutí přesoutěžit spisovou službu a ekonomické agendy. Vedoucí odboru vnitřních věcí, BA Jiří Cafourek, DiS., který vedl celý proces nasazení nového informačního systému v Rakovníku, s námi sdílel své získané zkušenosti.

Máte nyní jednotný systém?

Výběrové řízení vyhrála společnost VERA a tím pádem máme nyní skutečně většinu klíčových agend úřadu sjednocenou, což byl vedlejší efekt zakázky. Komplexní systém pro absolutně všechny agendy samozřejmě nemáme a ani to není možné, rozsah je skutečně široký. Nicméně systém je modulární a je možné jeho rozšiřování dle aktuálních potřeb. Z pohledu IT je rozhodně vhodné mít jednotný systém, a to především kvůli mnohdy nestabilním rozhraním vůči jiným informačním systémům.

Jak u Vás probíhala implementace?

Implementace probíhala intenzivně. S předstihem jsme se na ni snažili připravit. Určili jsme klíčové uživatele jednotlivých agend, kteří úzce spolupracovali jak s našimi informatiky, tak s dodavatelem. Naplánovali jsme sérii školení ještě před samotnou implementací. Připravovali jsme data pro závěrečnou migraci. Harmonogram byl pečlivě naplánovaný od vstupní analýzy vítěze zakázky, až po ostrý provoz. Mnohdy jsme asi na dodavatele tlačili více, než bylo původně v plánu, ale vždy nám vyšli vstříc a implementace tak probíhala v podstatě bez větších překážek, za což patří poděkování metodikům VERY.

Velmi důležitá je především ochota a snaha zaměstnanců nový systém přijmout, naučit se s ním pracovat a hledat v něm nové možnosti. A právě v tomto směru si myslím, že nás v tom zaměstnanci nenechali. Kolegové k celé změně přistoupili zodpovědně a aktivně, což bylo pro zvládnutí přechodu minimálně stejně důležité jako samotná kvalita systému. Zároveň zde nesmím opomenout velké poděkování našemu IT oddělení, které udělalo během implementace obrovský kus práce a na jejím průběhu mělo nemalou roli.

Co byste poradil ostatním úřadům, které čeká migrace dat?

Snažili jsme se migraci nepodcenit. Ve spisové službě bylo potřeba především projít a připravit data, vyřešit starší dokumenty a spisy a udělat si pořádek v tom, co skutečně chceme do nového systému převádět. Ukázalo se, že migrace je zároveň dobrou příležitostí „uklidit si doma“ a zbavit se historických dat, která už nemají praktické využití. Samozřejmě s ohledem na velikost našeho úřadu se do dne migrace nepovedlo dořešit vše. Stále se nám objevují historické případy, které postupně řešíme.

Ostatním bychom určitě doporučili věnovat přípravě dostatek času a nesnažit se všechno řešit až během samotného přechodu. Čím lépe jsou data připravená předem, tím hladší je potom vlastní migrace. A také je dobré počítat s tím, že některé věci se při přípravě objeví až ve chvíli, kdy začnete jednotlivé agendy opravdu detailně procházet.

Jak se pracovníci seznamovali s novým softwarem?

Software byl hromadně představen všem zaměstnancům. Následně bylo školení rozděleno do několika bloků (spisová služba, ekonomika, elektronické procesy), které už probíhaly po menších skupinách. Byla rozšířena síť klíčových uživatelů jednotlivých agend, kteří komunikovali přímo s metodiky a konzultanty VERY. Po spuštění systému do ostrého provozu byl několik dní přítomen přímo na úřadě metodik z VERY, který řešil konkrétní dotazy a situace. Následně proběhla série školení po odborech. Školení na spisovou službu chceme opakovat každoročně, aby se zaměstnanci se systémem sžili a případně si doplnili již nabyté znalosti. Je potřeba ocenit HelpDesk, který může využít každý zaměstnanec. Tato forma pomoci skutečně funguje.

Co dalšího bylo na změnu informačního systému navázané?

V naší IT infrastruktuře bylo potřeba pouze navýšit virtuální server, ostatní vybavení bylo dostačující. Na podatelnu úřadu bylo nutné pořídit skenovací linky a tiskárny pro štítky dokumentů, nejednalo se však o zásadní investice. Na změnu byly navázané související služby – časová razítka a elektronické pečetě a zřízení služby Dopis online a konverzní pošta (ve spolupráci s Českou poštou).

Co byste doporučil kolegům, na jejichž úřadě se změna systému zvažuje?

V první řadě bych doporučil ujasnit si, proč vlastně nový systém pořizujeme a co od něj očekáváme. Bez toho se může snadno stát, že jen vyměníme jeden systém za druhý, ale nepřineseme si žádnou skutečnou přidanou hodnotu.

Velkou pozornost bych věnoval přípravě dat pro migraci. Jak už jsem zmínil, právě tady se vyplatí udělat si předem pořádek. Důležité je také pečlivě naplánovat samotnou implementaci, dostatek času věnovat školení zaměstnanců a počítat s tím, že školením by to rozhodně nemělo skončit. Po spuštění systému je potřeba být připravený na dotazy a problémy, řešit je co nejdříve a průběžně zaměstnance podporovat.

A asi možná nejdůležitější rada – nebát se změny. Přechod na nový systém není jen technická záležitost IT oddělení. Je to změna způsobu práce celého úřadu a úspěch nakonec stojí především na lidech. Když se podaří získat zaměstnance pro změnu a vysvětlit jim, proč ji děláme, je to podle mě polovina úspěchu.

Jakou agendu jste digitalizovali jako poslední a co přináší?

Byl to proces vyvěšení dokumentů na úřední desku, který přináší především přímé propojení se spisovou službou. Dále jsme spustili Portál občana, který občanům přinese komfortnější řešení některých životních situací.

Jaké máte další plány?

V budoucnu bychom rádi zkusili zjednodušit proces inventarizace majetku vč. předávacích protokolů. Skvělá by byla elektronizace voleb, ale to bohužel není v našich silách. Digitalizaci vnímáme jako dlouhodobý proces, ne jako jednorázový projekt. Změna systému nám přinesla především možnost jednotlivé agendy lépe propojit a pracovat s daty efektivněji. Velkým přínosem je určitě používání podpisové knihy a elektronický oběh dokumentů. Zároveň jsme získali lepší základ pro další rozvoj elektronických služeb a digitalizaci jednotlivých procesů.

Aneta Blümlová    

Marketingová ředitelka

VERA, spol. s r.o.