Při realizaci projektů podpořených penězi EU často zaznívá požadavek na naplnění principu 3E. Jde o zkratku anglických slov Economy, Efficiency, Effectiveness - hospodárnost, účelnost, efektivita. S využitím tohoto pravidla se hodnotí úspěšné řízení rozpočtu projektu a projektu jako takového.
Tuto ideu je možné velmi dobře použít i při tvorbě rozpočtu obce. Dnes představujeme tři trendy, které umožňují elegantně uspořit peníze města, a to bez jakýchkoli nových investic, škrtání rozpočtových položek - pouze zefektivněním stávajících postupů nebo optimalizací smluv uzavřených s dodavateli služeb.
REDUKCE REŽIJNÍCH NÁKLADŮ JE PROSTŘEDKEM K ZÍSKÁNÍ DODATEČNÝCH ZDROJŮ PŘÍJMŮ
Nejsou-li na radnicích odborní pracovníci, kteří by se věnovali konkrétním oblastem nákladů (v korporátním jazyce »procurement specialisté«), neexistuje tam ani skutečné know-how, jak s náklady pracovat. Často není jasné, jaké jsou skutečné rezervy v »neefektivitě«, tj. v čem vlastně spočívají možnosti úspor. Odhady často bývají nepřesné a laicky provedené. Dalším nepřítelem je čas. Zaměstnanci při náročnosti vlastní práce zkrátka nestíhají zamyslet se nad příležitostmi k úsporám. Jenže platí známé heslo, že čas jsou peníze - odkládání řešení stojí další a další peníze. Obce často sahají k elektronickým aukcím. Ty sice obvykle sníží finální cenu, ale reálně neřeší problémy s implementací a optimalizací spotřeby. Co s tím?
Objem a spektrum režijních nákladů obcí vyžaduje koncepční a profesionální přístup ve stylu firemních řešení, ovšem přizpůsobený specifikům municipalit. Měl by vycházet z analýzy současného stavu na základě detailního rozboru účetních a smluvních dokladů. Pečlivou analýzou lze velmi dobře odhalit rezervy či neefektivní smlouvy. Na základě této analýzy jsme pak schopni určit skutečnou míru a skladbu spotřeby pro účely poptání odpovídajícího rozsahu dodávek.
Dalším krokem by mělo být vyhodnocení nabízených úsporných variant při striktním respektování kvalitativních požadavků obce. Provedeme-li důslednou analýzu a navrhneme-li několik variant, pak lze velmi jednoduše doporučit konkrétní a nejvýhodnější řešení pro dosažení úspor. V neposlední řadě je ale nutné pamatovat na nastavení dodavatelsko-odběratelských vztahů a procesů i v rámci organizace obce. Cílem je dohlížet a kontrolovat dodržování dodavatelských podmínek a interních nákupních procesů, měřit efekty poskytnutých služeb formou pravidelných zpráv a také nezbytně převzít zodpovědnost za dlouhodobou udržitelnost úsporných opatření a jejich maximalizaci. Zajišťuje-li tyto aktivity externí partner, odměna za provedené služby často bývá vázána na skutečně dosažené úspory během 24měsíčního kontrolního (garančního) období od zavedení úsporných opatření v příslušné nákladové oblasti.
NÁKUPNÍ SPOLEČENSTVÍ - TREND (NEJEN) V NÁKUPU ENERGIÍ
Už i k nám proniká trend ze západní Evropy, kdy několik menších obcí, měst, ale třeba i firem, vytvoří tzv. nákupní společenství. Jeho prostřednictvím pak nakupují elektřinu, zemní plyn či jiné komodity, produkty nebo služby. Díky velmi vysoké agregaci do jednoho výběrového řízení dosáhnou na nejnižší ceny. Nákupní společenství spouští faktor sněhové koule: Čím více nás v tomto společenství bude, tím lepší vyjednávací pozice u dodavatelů dosáhneme.
Podívejme se, jak to celé funguje. Malé a střední obce či menší města nemají čas, peníze ani lidi na to, aby se hlouběji zabývaly optimalizací svých nákladů. Proto leckdy platí zbytečně moc za komodity, služby či produkty. Externí firmy díky agregaci velkého objemu a soutěží mezi dodavateli umějí výrazně snížit ceny, a tím radnici ušetřit peníze na tyto nákupy.
Nejen obec, ale i domácnosti mají právo na lepší cenu. Díky agregaci spotřeby od velkého počtu zájemců lze získat cenu, která jim vůči stávajícím platbám za silovou část elektrické energie a zemního plynu ušetří desítky procent. Navíc - občané se touto cestou vyhnou jednání s podomními prodejci energií, kteří jim nabízejí »mezi dveřmi« nejasné smlouvy, kdy logicky vychvalují všechny výhody nové smlouvy a často zatají skryté poplatky, sankce apod.
Občané, kteří se e-aukce zúčastní, nic neriskují. Tato služba je pro domácnosti zdarma, za zprostředkování e-aukce pořadatelské firmě domácnosti nic neplatí a nijak to nezatíží ani obec.
EFEKTIVNĚJŠÍ SPRÁVA MAJETKU
Třetí cesta, jak uspořit v rámci stávajícího rozpočtu obce, spočívá v zaměření pozornosti na majetek obce a na práci s ním. Majetek obce lze v rámci »manažerského pasportu« (tj. informací o majetku) rozdělit do dvou hlavních skupin.
Jde o tzv. zbytný a nezbytný majetek. Jinými slovy, který majetek reálně potřebujeme k činnosti obce a který nikoli. Mezi nezbytný majetek patří např. používané budovy, komunikace, inženýrské sítě atd. Do zbytného majetku zahrnujeme nevyužívané budovy, pozemky, které leží ladem, apod.
Získáme-li pasportizací majetku detailní informace o jeho stavu jak z manažerského, tak z technického hlediska, je dále nutné vydefinovat standardizované popisy včetně skutečných nákladů a výnosů spojených s daným majetkem. Jednoduchou pomůckou může být to, že u nezbytného majetku se primárně snažíme snížit náklady (zvýšení kvality poskytovaných služeb, opravy a údržba, energetický audit). U zbytného majetku se naopak snažíme zvýšit příjem (pronájmy, prodej).
Je na rozhodnutí obce, jak s daty získanými o svém majetku díky pasportizaci naloží. Přímo se však nabízí využít je při strategickém plánování rozvoje obce, zvážení strategických priorit a územního plánu či při posouzení vhodnosti outsourcingu u vybraných služeb.
MAREK PAVLÍK
obchodní ředitel, M.C.TRITON
TOMÁŠ MAREK
department manager, B4F Czech Republic
JAKUB RUML
konzultant, M.C.TRITON
