Jak má vypadat zadávací dokumentace k veřejné zakázce malého rozsahu? U veřejných zakázek malého rozsahu nejsou zadavatelé povinni postupovat podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále zákon). Pokud se však rozhodnou podle zákona postupovat tím, že pro...
Jak má vypadat zadávací dokumentace k veřejné zakázce malého rozsahu?
U veřejných zakázek malého rozsahu nejsou zadavatelé povinni postupovat podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále zákon). Pokud se však rozhodnou podle zákona postupovat tím, že pro zadání zakázky zvolí některý z druhů řízení v zákoně upravených (např. zahájí zadávání zakázky malého rozsahu cestou zjednodušeného podlimitního řízení), jsou v takovém případě povinni vyhotovit zadávací dokumentaci v souladu s § 44 a násl. zákona - a vůbec celý proces zadávání realizovat v souladu se zákonem (viz § 26 odst. 5 zákona).
Rozhodne-li se zadavatel nepostupovat podle zákona u zakázek malého rozsahu, záleží do značné míry na něm, zda vůbec zadávací dokumentaci k veřejné zakázce vyhotoví - a pokud ano, jak bude podrobná. Při nákupu běžně dostupného zboží koupeného přímo na prodejně či při zadávání zakázky prostřednictvím elektronického tržiště bude vyhotovování dokumentace zbytečné. Ale u zakázek, u nichž zadavatel předpokládá podávání listinných nabídek ze strany dodavatelů, bude příprava dokumentace vhodná. Zadavatel přitom není povinen držet se terminologie zákona. Dokumentace se tak může nazývat poptávkovou dokumentací, základními informacemi o veřejné zakázce atd.
Základním smyslem takové dokumentace, ať už ji zadavatel nazve jakkoliv, je sdělit dodavatelům, co je předmětem veřejné zakázky, jaký bude postup zadavatele při zadávání zakázky a co se očekává od dodavatelů. Je třeba mít na zřeteli, že i u zakázek malého rozsahu je zadavatel povinen dodržet základní zásady vyjmenované v § 6 zákona, tedy zásadu transparentnosti, rovného zacházení a zákaz diskriminace.
Řádné vymezení předmětu veřejné zakázky je nezbytné proto, aby dodavatelé získali jasnou představu, co zadavatel poptává, v jakém množství, kvalitě či čase, jsou-li schopni zboží, služby či práce nabídnout a zakázku řádně splnit. Vymezení předmětu by mělo být transparentní a nediskriminační, jasné a srozumitelné, neomezující bezdůvodně účast určitých dodavatelů. Při vymezení předmětu se lze do značné míry inspirovat požadavky uvedenými v zákoně, např. neodkazovat na konkrétní produkty, značky, názvy atd., není-li to nezbytné, či naopak využít odkazy na technické normy či jiné typy technických dokumentů. Zadavatel by měl stanovit obchodní podmínky, jsou-li pro něj významné, např. i formou návrhu smlouvy, eventuálně uvést, že návrh smlouvy předloží dodavatel.
Nepostupuje-li zadavatel podle zákona, je důležité, aby v rámci zásady transparentnosti a rovného zacházení sdělil dodavatelům, jak tedy bude při zadávání zakázky postupovat. Zadavatel by tak měl uvést, kdy končí lhůta pro podávání nabídek, kdy budou obálky s nabídkami otevírány, jak budou nabídky hodnoceny, v jakých případech budou nabídky vyřazeny, jak budou oznamována rozhodnutí zadavatele atd.
Dokumentace by rovněž měla obsahovat jasné požadavky na dodavatele, např. kvalifikační předpoklady, požadavky na zpracování nabídky, povinnosti vítězného dodavatele (zda bude povinen předložit návrh smlouvy on nebo to udělá dodavatel) atd.
Ačkoliv tedy zadavatel není povinen dokumentaci vytvořit přesně podle požadavků zákona, je povinen dokumentaci formulovat natolik podrobně, aby poskytla dostatečný podklad pro sestavení porovnatelných nabídek a zajistila rovné, transparentní a nediskriminační podmínky pro všechny dodavatele.
JUDr. MAGDA HOVORKOVÁ
associate, Accace Legal
