Jedním z důvodů zavedení elektronické komunikace s úřady veřejné správy je, aby šetřila čas a peníze. Že se tak někdy neděje, není způsobeno samotnými technickými prostředky a systémy, které komunikaci umožňují, ale těmi, kdo sedí mezi klávesnicí a židlí.
Plátci DPH jsou jedni z mála, kteří si nevyjednali výjimku na povinnou elektronickou komunikaci s úřady a letos již podávali daňová přiznání a některé další dokumenty pouze elektronicky. Jsou však jedni z prvních. Lékaři si například prosadili dvouletou výjimku na povinné elektronické neschopenky a podobně ani živnostníci zatím s úřady elektronicky komunikovat nemusí. Je možné zhodnotit, jak Česko postupuje na poli prosazování elektronické komunikace s úřady, například i v mezinárodním srovnání? Je u nás tento proces pomalejší než v okolních státech?
Evropská komise stanovila v rámci Evropského akčního plánu eGovernment na období 2011-2015 cíl zvýšit využívání služeb eGovermentu. Do roku 2015 by mělo 50 % občanů a 80 % podniků pravidelně využívat služeb eGovernmentu - zejména elektronické komunikace s úřady. Podle výsledků pravidelně prováděných šetření se to většině vyspělých států daří. Česká republika se v těchto šetřeních umisťuje ve druhé dvacítce států EU.
ŠPATNÁ ORGANIZACE, NEBO JEN STRACH ZE ZMĚN?
Mezi nejčastěji zmiňovanými problémy českého podnikatelského prostředí je i administrativní zátěž. Přesto vůči elektronické komunikaci s úřady, která by tuto zátěž mohla snížit, panují v řadě firem určité obavy. Existují skupiny podnikatelů, kteří elektronickou komunikaci s úřady zvládají velmi dobře, jako příklad uveďme advokátní kanceláře. Podle statistik využívání informačního systému datových schránek, který je základním prostředkem pro zajišťování bezpečné elektronické komunikace s úřady, jsou advokátní kanceláře jedním z nejvýznamnějších uživatelů, poměřováno počtem zpráv vzájemně doručených informačním systémem datových schránek orgánům veřejné moci (v tomto případě mezi soudy a advokátními kancelářemi). To ukazuje, že nejsou problémy s technickým řešením nebo náklady na pořízení technického vybavení pro vedení elektronické komunikace s úřady. Problém lze spatřovat v nedostatečné informovanosti a uživatelské zkušenosti se zabezpečenou elektronickou komunikací. Průzkumy ukazují, že podnikatelé ani při komunikaci mezi sebou neužívají zabezpečenou elektronickou komunikaci a nemají dostatečné povědomí o způsobech zabezpečení elektronických dokumentů a zpráv.
Ona nedostatečná informovanost souvisí s neuspokojivým stavem osvětové činnosti. Ta byla při přípravě a startu informačního systému datových schránek prováděna a byla poměrně široká a viditelná. Zhruba po roce od uvedení datových schránek do provozu se ale s osvětou směrem k podnikatelské veřejnosti prakticky ustalo. Pokud k nějaké veřejné prezentaci dochází, tak spíše v negativním smyslu, viz například odpor lékařů, kteří prosadili odklad účinnosti příslušných zákonných ustanovení, jež elektronickou komunikaci ukládala.
JSOU ČESKÉ FIRMY NA POVINNÉ ELEKTRONICKÉ PODÁVÁNÍ DOKUMENTŮ PŘIPRAVENY?
Ze zákona mají všechny právnické osoby zřízenou datovou schránku a orgány veřejné moci jsou povinny jim do ní doručovat datové zprávy. Tento stav trvá od 1. listopadu 2009. Dovolím si tvrdit, že v České republice neexistuje právnická osoba, která by do datové schránky neobdržela nějakou zprávu od orgánů veřejné moci. Za čtyři a půl roku se musely právnické osoby (firmy) prakticky seznámit se základními funkcemi informačního systému datových schránek a vytvořit si alespoň základní interní procedury pro zacházení s datovými zprávami, které jim jsou doručovány, respektive které samy odesílají orgánům veřejné moci (úřadům). Náklady pro příjem a odesílání datových zpráv u malých firem nepřekračují náklady na běžné odesílání e-mailů a firmy je bez problémů vydávají. To neplatí o nákladech na ukládání a archivaci datových zpráv, které je třeba při elektronické komunikaci s úřady nutně vynaložit. Nicméně tyto náklady jsou srovnatelné s náklady na dlouhodobé ukládání dokumentů v papírové podobě, které se běžně vydávají.
UKLÁDÁNÍ A ARCHIVACE DATOVÝCH ZPRÁV JEDINÁ PŘEKÁŽKA
Firmy, které jsou nuceny komunikovat masivně se svými zákazníky nebo obchodními partnery, již dávno přešly na elektronickou formu komunikace a mají zavedeny elektronické systémy správy dokumentů. Pro ty není elektronická komunikace s úřady ničím novým, co by nezvládaly. Pro firmy, které využívají elektronickou formu dokumentů a elektronickou komunikaci sporadicky, se také příliš mnoho nemění. Jediné, co musí vyřešit, je ukládání a archivace datových zpráv.
JIŘÍ VONDRÁŠEK
senior manager Management Consulting, KPMG Česká republika
Výhody elektronické komunikace s úřady
Elektronická komunikace s úřady přináší řadu výhod. Za nejvýznamnější lze považovat následující:
Doručení podání a příjem odpovědi ve formě datové zprávy jsou prakticky okamžité a je možné je učinit v jakoukoli dobu (24 hodin denně, sedm dní v týdnu). To může významně urychlit dobu na vyřízení jakéhokoli podání.
Stát garantuje, že je schopen ověřit, že datové zprávy a v nich vložené dokumenty prošly informačním systémem datových schránek, a tím jak odesilateli, tak příjemci poskytnout záruku při případných sporech o obsah a dobu podání/doručení datových zpráv.
Náklady pro příjem a odesílání datových zpráv u malých firem jsou srovnatelné s náklady na dlouhodobé ukládání dokumentů v papírové podobě, které se běžně vydávají.
