Město Studénka bylo oceněno za vytvoření levného a funkčního nástroje k evidování požadavků občanů v oblasti údržby, rekonstrukce a investic. Správa systému je přitom levná a srozumitelná pro všechny zaměstnance úřadu.
ZMS - zastupitelstvo města StudénkaSnad každá obec a město má někdy problém s tím, že podněty občanů zapadnou v nepřehledném systému papírování. Tomu chtějí ve Studénce předejít, a proto si dali za cíl agendu požadavků a práci s nimi vyřizovat výlučně v elektronické podobě.
Výsledkem je finančně a časově úspornější pracovní postup. Jejich elektronický systém je využitelný i pro soukromý sektor, např. při evidenci potřeb a požadavků na údržbu či investice vlastního majetku, nebo v oblasti výroby. Elektronický systém zpracování požadavků - evidence v databázi akcí - získal ocenění od Ministerstva vnitra České republiky v kategorii inovace ve veřejné správě.
PŘEHLEDNOST, POŘÁDEK A SLEDOVÁNÍ POŽADAVKU
»Požadavky občanů na investice, opravy a údržbu majetku města byly před spuštěním systému chaoticky zaznamenávány na jednotlivých odborech, nebyly příliš řešeny, resp. zůstávalo na libovůli odborů, jak s nimi naloží,« vysvětluje tajemník Městského úřadu Studénka Mgr. Jiří Moskala, MPA.
V praxi systém funguje tak, že občan přijde s podnětem na úřad, kde jej referent zanese do systému. Nastavený režim garantuje občanům práci s požadavkem a informování o jeho řešení. Občané jsou v jednotlivých fázích procesu zpracovávání podnětu informováni telefonicky. »Chceme, aby občané věděli, že nás jejich podněty zajímají a že jich využíváme,« dodává Jiří Moskala. Do databáze je volný přístup ze všech počítačů na úřadě. Práce s ní je snadná, je totiž v aplikaci Excel. Databáze není zatím veřejně dostupná na webu města, ale úřad její zveřejnění zvažuje.
SYSTÉM JAKO PODKLAD PRO DALŠÍ PRÁCI
Srozumitelná centrální databáze požadavků s interaktivním propojením prostřednictvím hypertextových odkazů na dílčí evidenční listy (detailní informace o požadavku - popis, lokalizace, nákladnost, žadatel, osoba evidující požadavek apod.) je využívána pro přípravu rozpočtu města, pro uvolňování finanční rezervy a strategického plánu »Programu rozvoje města«. »Systém využíváme i jako zdroj podnětů pro přípravu akcí k podávání žádostí o dotace. Byla nastavena pravidla, kompetence a odpovědnosti a o realizaci jednotlivých akcí samozřejmě rozhodují volení zástupci občanů,« doplňuje Jiří Moskala.
PRÁCI SE SYSTÉMEM SE NAUČÍ KAŽDÝ ZAMĚSTNANEC
Problémy se systémem se téměř neobjevily. Uživatelské dovednosti a schopnosti pracovat s funkcemi byly u jednotlivých zaměstnanců postupně zlepšovány. Se systémem se naučil pracovat každý, zaměstnanci prošli dílčím školením. »Pozitivně hodnotíme fakt, že si zaměstnanci rozšířili uživatelské znalosti práce s počítačem, jako hypertextové elektronické odkazy, konverze dokumentů z formátu DOC do formátu PDF, četné funkce v aplikaci Excel (filtrace, souhrny apod.). Drobné problémy se softwarem (jako nefunkčnost některých odkazů) byly rychle odstraněny,« shrnuje pozitivní dopady Jiří Moskala.
SYSTÉM SI MĚSTO POŘÍDILO ZDARMA
»Jde o velmi jednoduchou tabulkovou databázi, kterou jsem vytvořil sám ve své pracovní době. Ostatní náklady jsou v podstatě nulové,« říká vedoucí odboru rozvoje města a investic Jan Marák. Zpracování systému vyžaduje pouze základní uživatelské schopnosti a lze jej aplikovat běžnými softwarovými prostředky jako Word, Excel nebo Adobe Reader. Systém spravuje administrátor v rámci své běžné pracovní doby. To, že je systém z dílny zaměstnanců úřadu, umožňuje operativně navrhovat možné změny ke zlepšení. Pracovníci úřadu po- ukazují také na úsporu za tisk a kopírování, veškerá práce s požadavky probíhá výhradně v elektronické podobě, pracovníci uspoří i čas při dohledávání z kteréhokoli místa. »Nejde ani tolik o peníze, chceme nabídnout kvalitní a efektivní službu občanům a dobré podmínky pro práci na úřadě,« uzavírá Jan Marák.
