Úspěšná adaptace nových zaměstnanců je klíčová a její délka bývá různá

Zajištění dobré adaptace zaměstnanců do podmínek úřadu ÚSC patří mezi klíčové činnosti vedoucích pracovníků, kteří společně s personálním útvarem nesou za hladký a úspěšný průběh celého procesu odpovědnost.

Adaptační proces je období, během kterého se zaměstnanec na úřadu zařazuje do kolektivu, přijímá roli dle svého zařazení, začíná se orientovat v pracovních procesech, vstřebává kulturu organizace a navazuje kontakty se spolupracovníky. Zaměstnanec se postupně vyrovnává se všemi pracovními úkoly, osvojuje si potřebné pracovní dovednosti a včleňuje se do příslušného odboru a do sociálního systému organizace.

Hlavní cíle adaptačního procesu nových zaměstanců zpravidla jsou:

adaptace zaměstnance na sociální prostředí a přijetí kultury organizace;

porozumění psychologické smlouvě (tzn. souboru oboustranných očekávání mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem);

optimalizace pracovního výkonu zaměstnance v co nejkratší době;

získání předpokladů pro samostatný, kvalitní a spolehlivý výkon na pracovním místě, na kterém je v souladu s pracovní smlouvou zařazen;

urychlování pokroku v učení a zapracování;

snižování nákladů a problémů spojených s odchody zaměstnanců přijatých ve zkušební době;

zvyšování loajality zaměstnance.

Završení adaptačního procesu představuje osamostatnění zaměstnance v pracovní činnosti, s výkonností minimálně srovnatelnou s ostatními spolupracovníky, začleněním do neformálních vztahů a vytvořením osobních perspektiv pro další osobní rozvoj.

DÉLKA ADAPTAČNÍHO PROCESU BÝVÁ RŮZNÁ

Adaptační proces nového zaměstnance je zahájen již v okamžiku, kdy se obě strany výběrového řízení dohodly na uzavření pracovní smlouvy, a trvá obvykle šest měsíců. Délka adaptace se však odvíjí především od složitosti a povahy pracovní činnosti, zařazení zaměstnance v organizační struktuře, individuálních zkušeností a praxe nově příchozího zaměstnance a od kvality procesu mentoringu. Z těchto důvodů může být délka adaptačního procesu různých zaměstnanců různá. Délka adaptačního procesu se nerovná délce zkušební doby.

SUBJEKTY A OBJEKTY ŘÍZENÍ PROCESU ADAPTACE

Subjekty řízeného adaptačního procesu:

přímý nadřízený (zpravidla vedoucí odboru), který je zodpovědný za průběh adaptačního procesu;

mentor (zpravidla nejzkušenější zaměstnanec odboru, který je schopen a hlavně chce pomoci), na kterého se nový zaměstnanec po dobu adaptace může obracet;

personální oddělení, jehož úkolem je shromažďovat dokumenty, které jsou součástí adaptačního procesu, metodicky vést adaptační proces a kontrolovat jeho průběh.

Objekty řízeného adaptačního procesu:

nový zaměstnanec - úspěšný kandidát z výběrového řízení;

zaměstnanci, kteří se vrací na své původní pracoviště po delší době (např. po mateřské nebo rodičovské dovolené, po delší nemoci) - u těchto zaměstnanců se jedná o potřebu doplnění nových znalostí a dovedností;

zaměstnanci, u kterých se v rámci změny struktury úřadu (popř. odboru) mění pracovní zařazení - adaptační doba je kratší, protože zaměstnanci již znají kulturu, sociální prostředí a velkou část pracovních procesů. Může se jednat např. o tyto situace:

- přechod zaměstnance z jednoho oddělení (oddělení, útvaru) do druhého;

- jiné zařazení v důsledku vývoje profesní kariéry;

- jiné zařazení v důsledku změny zdravotního stavu;

- členové pracovních skupin/týmů, které bývají objektem řízení adaptačního procesu při zavádění inovačních změn v organizaci (např. zavádění nových pracovních postupů).

Nový zaměstnanec by měl znát ihned při nástupu klíčové osoby, na které se může v průběhu adaptace obracet, tj. svého přímého nadřízeného, dále kolegu na pracovišti (tzv. mentora) a samozřejmě zaměstnance personální agendy jako nezávislou osobu, se kterou může řešit možné problémové situace.

STANOVENÍ ODPOVĚDNOSTÍ

Zaměstnanec personální agendy vypracovává metodiku adaptačního procesu, koncepci informačních materiálů (příručku pro nové zaměstnance, podklady pro vstupní školení), obsah a časový plán procesu, koordinuje adaptaci a metodicky ji řídí. Proškoluje v této souvislosti vedoucí zaměstnance všech úrovní.

Rozhodující podíl na praktické části adaptace mají přímý nadřízený, mentor a spolupracovníci nového zaměstnance. Přímý nadřízený řídí a kontroluje adaptaci v souvislosti s konkrétním pracovním místem a vyhodnocuje její průběh.

Nezbytná je úzká spolupráce zaměstnance personální agendy a vedoucích zaměstnanců, kontrola a průběžné hodnocení a vyhodnocení adaptačního procesu.

STANISLAV LOSKOT

poradce pro řízení kvality a lidských zdrojů AQE advisors a. s.