Obracím se na vás s dotazem týkajícím se činnosti výborů zastupitelstva. Máme v obci zřízen 3členný stavební výbor, musí být z jeho jednání vyhotoven zápis jako např. z jednání výboru kontrolního a finančního? Jestliže ze své činnosti stavební výbor zodpovídá zastupitelstvu obce, které jej zřídilo,...
Obracím se na vás s dotazem týkajícím se činnosti výborů zastupitelstva. Máme v obci zřízen 3členný stavební výbor, musí být z jeho jednání vyhotoven zápis jako např. z jednání výboru kontrolního a finančního? Jestliže ze své činnosti stavební výbor zodpovídá zastupitelstvu obce, které jej zřídilo, projednává zastupitelstvo obce následně po jednání stavebního výboru zprávu z jednání tohoto výboru? Jaké je roční minimum v počtu jednání stavebního výboru?
Zákon o obcích výslovně stanoví požadavek pořízení zápisu pouze ve vztahu ke kontrole provedené výborem, ve vztahu k »běžnému« jednání výboru pak nikoli. Přesto pořízení zápisu i z »běžných« jednání výborů považuji za vhodné a doporučuji, a to i s přihlédnutím ke skutečnosti, že podle § 16 odst. 2 zákona o obcích má občan obce, který dosáhl věku 18 let, mimo jiné právo nahlížet do usnesení výborů zastupitelstva obce a pořizovat si z nich výpisy, což znamená, že se předpokládá písemné vyhotovování minimálně přijatých usnesení.
Požadavky na zápis z kontroly provedené výbory stanoví přímo zákon o obcích v § 119: V zápisu se uvede, co bylo kontrolováno (předmět kontroly), jaké nedostatky byly zjištěny (zjištění kontroly) a návrhy opatření směřující k odstranění nedostatků; zápis podepisuje člen výboru, který provedl kontrolu, a rovněž zaměstnanec, jehož činnosti se kontrola týkala. Kontrolovaná osoba má právo se k zápisu a závěrům v něm obsaženým vyjádřit. Výbor následně předloží zápis zastupitelstvu obce; k zápisu připojí i vyjádření kontrolované osoby, bylo-li výboru předáno.
Náležitosti zápisu z »běžného« jednání výboru zákon nestanoví, doporučila bych v něm vždy uvádět schválený program jednání výboru, přijatá usnesení, průběh a výsledek hlasování (to aby vždy bylo možné prokázat »řádné« přijetí usnesení, tedy že pro jeho přijetí hlasovala nadpoloviční většina všech členů výboru), může zde být zaznamenána přítomnost členů výboru, a to buď přímo v zápisu, nebo prostřednictvím prezenční listiny, která bude přílohou zápisu apod. Podrobnosti týkající se pořizování zápisu z jednání výboru (např. lhůta, do které musí být zápis pořízen, způsob pořizování a ukládání zápisu apod.) mohou být uvedeny v jednacím řádu výborů, který si schválí buď výbor sám, nebo zastupitelstvo.
Pokud jde o další část dotazu, lze uvést, že podle odst. 5 výše citovaného § 119 zákona o obcích výbor musí zastupitelstvu předložit k projednání zápis z provedené kontroly (neboť zastupitelstvo může uložit opatření k nápravě nedostatků zjištěných při kontrole; výbor sám žádná opatření ukládat nemůže), ve vztahu k zápisům z »běžných« jednání výbor zákon takovou výslovnou povinnost neukládá. V ust. § 117 odst. 1 zákon o obcích pouze stanoví, že výbor zastupitelstvu předkládá svá stanoviska a návrhy a v § 118 odst. 1 pak, že výbor ze své činnosti odpovídá zastupitelstvu. V návaznosti na citovaná ustanovení zastupitelstvo samozřejmě může stanovit a výboru uložit, jakým způsobem a v jakých intervalech chce být o činnosti zřízených výborů informováno; v praxi zpravidla výbory vždy alespoň 1x ročně zastupitelstvo informují o své činnosti (podávají souhrnnou informaci o jednáních uskutečněných v průběhu kalendářního roku).
Zákon nestanoví, jak často by se měl určitý výbor (a tedy ani stavební) scházet, záleží pouze na konkrétních podmínkách dané obce a potřebě výboru (zastupitelstva) projednat určité záležitosti. V praxi si výbory někdy svou činnost plánují na rok dopředu a tento plán své činnosti pak nechávají schválit zastupitelstvo.
Mgr. PAVLA SAMKOVÁ
právnička
