V oblasti IT se s podporou EU fondů uskutečňuje řada velkých projektů: SMART Administration, eGon, datové schránky aj. Bylo by možné vyvarovat se některých chyb důsledným používáním principů programového a projektového řízení?
Podle našich zkušeností dochází často k posunu vnímání pojmu projekt a program. Všimněme si, že EU hovoří o programovém období, ne projektovém. Ale žádosti ze strany potenciálních příjemců mají charakter projektů, nikoliv programů. Proč je důležité pojmy nezaměňovat?
PROGRAM, NEBO PROJEKT?
Program sleduje dlouhodobý strategický cíl či vizi. Jeho časový rámec bývá i víceletý. Jde o dočasnou flexibilní strukturu, vytvořenou za účelem koordinace, řízení a dohledu nad sadou souvisejících projektů. Na konci těchto projektů stojí vždy jasně definovaný produkt, jehož prostřednictvím jsou realizovány přínosy. V programu se sleduje naplnění těchto přínosů, což umožňuje postupné dosažení plánované vize. Sledování přínosů je vedle dlouhodobosti základním rozdílem mezi programem a projektem.
Když plánujeme projekt, který je příliš rozsáhlý, dlouhodobý a jeho cíl nelze popsat měřitelnými kritérii, jedná se vždy o program, jehož řízení má svá specifika. Ale podobně jako projekt, i program lze v jeho průběhu včas zastavit, či přeplánovat zjistíme-li, že projekty nepřinášejí očekávané přínosy závazné pro úspěch programu.
Dalším úskalím projektů je, že se zapomíná na přínosy a jejich specifikaci, natož na plán realizace. Nejsou-li sledovány přínosy a není jisté, zda byly naplněny, nelze docílit ani úspěšného programu. Pro řízení projektů v evropském prostředí je známa metodika PRINCE2® (viz MO č. 7/2013), pro řízení programů pak nad PRINCE2® postavená sada nejlepších zkušeností MSP®.
ÚSPĚŠNÉ ŘÍZENÍ PROGRAMŮ
První verze MSP® (Management Successful Programmes, úspěšné řízení programů) byla vydána v roce 1999. (Aktuální je verze čtvrtá.) MSP® rozlišuje tři základní typy programů: programy tažené vizí konečného stavu, jež se koncentrují na strategické a inovativní příležitosti, včetně transformace procesů či kultury organizace. Další jsou programy naléhavé vyplývající ze současné situace, která je charakteristická nízkou koordinací aktivit. Třetí jsou programy založené na shodě - organizace nemá na výběr.
MSP® (podobně jako PRINCE2®) stojí na sedmi principech, k nimž patří např.: soulad programového cíle se strategií organizace, zaměření na přínosy, využití získaných zkušeností z minulých programů. Oblasti řízení popisuje MSP® devíti tématy, jako: organizační struktura, leadership, plánování, řízení rizik, kvalita. Životní cyklus programu se nazývá transformační tok. K hlavním činnostem patří identifikace a definice programu (vize a detailní analýza možností), řízení jednotlivých tranší a uskutečňování přínosů dílčích projektů. MSP« nabízí rámec použitelný pro jakýkoliv typ a velikost programů. Při dodržení základních principů a přizpůsobení ostatních složek v kombinaci s metodikou PRINCE2® pro řízení jednotlivých projektů lze dosáhnout výrazných úspěchů.
ČR je kritizována za neschopnost čerpat finanční prostředky z operačních programů v daném období. Částečným důvodem může být neefektivní řízení a ztráta původního záměru, kdy příliš velké celky jsou řízeny jako projekty a ne programy. Doporučením pro programové období 2014-2020 je zavedení a důsledné uplatňování principů programového a projektového řízení.
MARTIN LUKÁŠ
konzultant IS pro veřejnou správu
JANA ČEŠPIVOVÁ
akreditovaná lektorka kurzů PRINCE2
