Úkolem muzeí a galerií jakožto paměťových institucí je shromažďovat, uchovávat a odborně zpracovávat přírodniny a lidské výtvory pro vědecké a studijní účely. Jak naše muzea a galerie plní své poslání a sbírky evidují?
Současné pojetí evidence sbírek jako veřejné služby již dávno nezahrnuje pouze vnitřní katalogizační činnosti a vedení sbírkového katalogu tak, jak to ukládá zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy. Odborníci i veřejnost očekávají od soudobého pojetí veřejných služeb muzeí a galerií více. Jsou to zejména služby prezentační, umožňující digitalizované a popsané předměty či sbírky zpřístupňovat přes internet a využívá-ní autoritativních (klasifikačních) slovníků. Za samozřejmost se považuje možnost fulltextového vyhledávání a kontextového porovnávání, automatizované zpracování obrázků a návodné průvodce. Zaměřme se proto na jednotlivá systémová prostředí evidenčních systémů z hlediska funkcionality, budoucí perspektivy a možnosti jejich komunikace s dalšími registry - CES, esbirky.cz, Europeana.org a PSEUD.
DVĚ SKUPINY SYSTÉMŮ EVIDENCE
Evidenční systémy sbírek v ČR můžeme rozdělit do dvou hlavních skupin - systémy založené na MS Access (DEMUS, BACH), popř. individuálně vytvářené aplikace v prostředí Paradox nebo systémy založené na moderních relačně-objektových databázích typu ORACLE / MY SQL / MS SQL (MUSEION).
V MS Access databázích se sbírky evidují již od roku 1995. Předtím se rozšířily evidenční programy vytvářené v databázovém prostředí dBBase nebo FoxBase, které MS Access vytlačil. Většina sbírek byla evidována na papírových kartách, účelem prvních evidenčních systémů bylo zavést elektronickou evidenci - katalog a nahradit jím evidenci papírovou, nebo často žádnou.
První rozsáhlejší databáze vznikaly kolem roku 1995 na MS ACCESS 95, zejména v Moravském zemském muzeu - projekt DEMUS. Volba systému MS ACCESS 95 byla logická, prostředí bylo levně k dispozici díky multilicenci MS SELECT a bylo jednoduché pro programátory i uživatele. Evidenci však bylo záhy třeba zabezpečit systémem oprávnění, data tisknout a sdílet mezi uživateli po síti. Proto některá muzea a galerie přecházely na systém Paradox, který to částečně umožňoval. A tehdy začaly problémy.
MS Access databáze není určena pro provoz na síti a potřeba tisků narušuje systém oprávnění - kdo má tisknout, musí mít všechna práva. Kvůli tomu, že autoři systémů včas evidenci technologicky neposunuli na modernější prostředí - např. MySQL, MS SQL či Oracle, systémy rychle zastaraly. Jaký je stav evidenčních systémů dnes?
OTAZNÍKY ZŮSTÁVAJÍ
DEMUS je převáděn a povyšován na verzi MS Access 2010/2013, která však, chce-li zachovat alespoň elementární systém oprávnění, musí využívat původní verzi databáze MS Access (.mdb). Novější verze MS Access totiž už práva nepodporuje. Nové prostředí MS Access sice podporuje otevření .mdb databází, konverzi dat, ale při konverzi jsou odebrána uživatelská oprávnění - aktuální formát souboru již nepodporuje zabezpečení na úrovni uživatele a proces konverze (nebo komprese) odebere veškerá oprávnění na úrovni uživatele.
Dále se současná verze MS Access 2010/2013 nově zabývá důvěryhodností databáze, umožňuje ji šifrovat, nespouštět nebezpečné dotazy apod., ale vůbec neřeší »důvěryhodnost uživatelů«.
Proč se tedy systémy, např. DEMUS, stále vyvíjí? Jeho autoři (CITeM) dávno vědí, že jejich produkt je zastaralý. Již v roce 2005 psal vedoucí oddělení CITeM Zdeněk Lenhart na webu: »Access vůbec už delší dobu přestává vyhovovat našim představám a nárokům. Doděláváme v něm poslední modul Demusu (Archeologie) a jdeme pryč.« Udržování zastaralého programu z veřejných peněz však i po osmi letech pokračuje...
NOVÝ PROPRACOVANÝ SYSTÉM
Vývoj informačních systémů na moderních technologiích je finančně i znalostně náročný. Do tvorby nového evidenčního systému sbírek se jako jediná pustila česká společnost MUSOFT.CZ s projektem MUSEION. Vznikl bez dotací a metodické podpory státu, s pomocí muzejníků a kurátorů, zejména z Muzea hl. města Prahy, Národního a Pardubického muzea.
MUSEION nabízí propracovaný systém evidence sbírek (katalog), automatizovaný systém úprav multimédií (generování náhledů, implementaci vodotisků), on-line publikaci dat na www portály jednotlivých muzeí, eSbirky.cz a Europeana.eu, propojení popisů sbírek s GIS systémem (lokalizace nalezišť a původu předmětů), kompletní evidenci změn, fulltextové i parametrické vyhledávání, WORKFLOW - systém schvalování procesů (restaurování, zápůjčky, vývoz do zahraničí, aj.) a další funkce.
Pro zřizovatele - města, kraje a Ministerstvo kultury je určena nadstavba MUSEION CENTRÁL. Poskytuje statistické přehledy a výstupy, umožňující zřizovatelům kontrolu evidence a práce v institucích a tvorbu sbírky s podporou umělé inteligence.
Na evidenčním systému MUSEION je postaven národní prezentační portál sbírek - eSbirky.cz, jenž automaticky publikuje data do evropského systému Europeana.eu a dokáže je stahovat z jednotlivých paměťových institucí.
Moderní technologie a systémy postupně pronikají i do té části kulturní oblasti, kterou reprezentují česká muzea a galerie, kde čas a kvalita mají jiná měřítka. Snad i centrální evidenci sbírek (CES) brzy nahradí nová verze, jež umožní nahradit lidskou práci procesory a poskytne veřejnosti i odborníkům využitelné informace nejen prostřednictvím dálkového přístupu.
MARTIN LUKÁŠ
konzultant IS pro veřejnou správu
PAVEL MLČOCH
ředitel MUSOFT.cz
