Slovo úřad, které dříve symbolizovalo zkostnatělost, dlouhé čekání a neochotu, dostává podstatně jiný význam. Úřady se způsobem své činnosti přibližují komerční sféře - změnou přístupu k lidem i snahou o efektivitu práce. Veřejný sektor proto přebírá i metody používané v komerčních organizacích. Jednou z nich je i využívání IT, např. informačních systémů.
Za řízení obecních a městských úřadů odpovídá ve většině případů tajemník. Pomáhá mu odbor interní správy, který se stará o zázemí úřadu, tedy také o informační technologie. Ty, konkrétně informační systémy (IS), však prolínají téměř celým úřadem. Vzhledem k tomu, že jednotlivé úseky městského či obecního úřadu musí vzájemně úzce spolupracovat, je pro ně IS nástrojem ke zvýšení efektivity.
VŠE V JEDNOM
Informační systém však dnes nepomáhá jen při agendách určených zákonem, ale i při všech činnostech úřadu. Např. nástroj, zvaný workflow, zajišťuje, že jakmile se na úřad dostane jakýkoli dokument, je doručen na správné místo a prostřednictvím tohoto nástroje dále putuje po všech odděleních a kompetentních osobách, které s ním musí postupně pracovat.
Důležitá je i úloha součásti systému pro projektové řízení, či pro lepší práci s daty - Business Intelligence, jež je s oblibou využívána též ve firmách. Zajímavé možnosti využití pro potřeby úřadu skýtá i modul zvaný IDM (Identity Management), jehož prostřednictvím se řídí přístupová práva k datům. Stejně tak i EDM (Electronic Data Management), jenž zajišťuje správu dokumentů. Kupříkladu potřebuje-li pracovník úřadu vytvořit smlouvu, má k dispozici možnost jejího verzování a také historii smluv apod.
To byl zatím jen letmý pohled na některé části IS. Podstatné je to, že současné moderní úřady vyžadují od IS především komplexnost. Právě ona totiž dokáže velmi zjednodušit práci a odbourat často tak škodlivý lidský faktor. Komplexnost spočívá především v tom, že pro celý úřad je pouze jediný vstup pro veškerá data a úkolem systému je, aby jejich tok vedl správným směrem, na správná místa.
Pokud by např. zcela samostatně fungovala ekonomika úřadu, zvlášť spisová služba a zvlášť evidence obyvatel, musel by se jediný dokument zavádět vícekrát, k čemuž by bylo třeba práce více lidí, což by mělo za následek vyšší chybovost a nižší využití lidských kapacit.
K INFORMACÍM PŘÍMO Z DOMOVA
Využití komplexních IS výrazně pomohlo změně v práci úřadů k lepšímu z pohledu zaměstnanců i veřejnosti. Trendem poslední doby je i zpřístupnění informací občanům prostřednictvím internetového »portálu občana«, který lze obsluhovat z domova prostřednictvím počítače. Takto občané nejen získají informace, ale rezervují si též čas pro schůzku s příslušným úředníkem.
Díky využití IS se čím dál lépe daří realizovat myšlenku e-governmentu, že úřad je služba jako kterákoli jiná, a že úřad je tu pro občana. Dnešní vývoj IT dokonce dovoluje přemýšlet o »úřadu na míru«, jenž by pro každého zajišťoval možnost práce s informacemi podle jeho potřeb (v souvislosti s místem bydliště, počtem dětí, profesí, zájmy...). V podstatě jde o totéž, co už se objevuje v internetovém marketingu. Včetně toho, že pokud je určité řízení v běhu, může občan sledovat na internetu jeho průběh. To je zatím hudba budoucnosti, věřím však, že ne příliš vzdálené.
KAROLINA PREISLEROVÁ
obchodní manažerka systému HELIOS Fenix Asseco Solutions, a.s.
Malá procházka úřadem
Jedním z užitečných informačních systémů je Územní subsystém, jehož hlavní částí je Registr obyvatel.
Ke své práci systém využívají zejména lidé z Matriky a Ohlašovny, protože právě k nim směřují všichni, v jejichž životě nastala změna, ať už jde o sňatek, narození dítěte nebo změna bydliště. Na rozdíl od Matriky musí být Ohlašovna v každé obci.
Další je Ekonomický subsystém.
Jeho informační systém využívá nejvíce Finanční odbor. Obsahuje například modul Pohledávky a místní poplatky, který logicky navazuje na Registr obyvatel. Lze tak získat třeba údaje o plátci a také najít případného dlužníka. Informační systém má též za úkol hlídat rozpočet obce v modulu Účetnictví, vytvořit následně závěrečný účet a předtím i měsíční a čtvrtletní výkazy, které se sestavují pro změnu v modulu Výkaznictví.
Další částí systému je Správní subsystém, který využívá především Stavební úřad.
Velké obce mají v systému také celou agendu, která se týká Výherních hracích automatů a také řešení Přestupků.
Obojí má opět vazbu na Pohledávky a místní poplatky.
Všechny tyto agendy mají společného jmenovatele - vazbu na Spisovou službu. Ta zajišťuje pořádek v dokumentaci napříč všemi odděleními a na úřadech je už nyní zavedena povinně.
