Kontrolní postupy u dotací EU

»Vážená paní, vážený pane, tímto Vám oznamujeme, že Váš projekt splnil všechny předepsané náležitosti a byl schválen k poskytnutí dotace.« Na dopis s takovým či podobným oznámením netrpělivě čekají všichni žadatelé, kteří předložili svůj projekt do některého z operačních programů, jejichž prostřednictvím lze čerpat evropské dotace.

Jakmile žadatel obdrží takový dopis, zpravidla doufá, že to »nejtěžší« už má za sebou a dotace je »jeho«. Jenže opak je pravdou. Po podpisu Smlouvy o poskytnutí dotace (Smlouvy) se před příjemcem dotace otevírá období, v němž nejenže bude muset uskutečnit svůj projekt v souladu se všemi podmínkami programu, ale zároveň musí počítat s dlouhou řadou kontrol ze strany řídicího orgánu i dalších relevantních kontrolních orgánů. V tomto textu se zabýváme praxí a zkušenostmi Úřadu Regionální rady (RR) regionu soudržnosti Severovýchod, který jako výkonný orgán RR zabezpečuje veškeré úkoly spojené s funkcí řídicího orgánu Regionálního operačního programu (ROP) Severovýchod.

Kontroly projektů (viz box) lze rozdělit na kontroly před podpisem Smlouvy (kontroly ex-ante), po podpisu Smlouvy během uskutečňování projektu (kontroly interim) a po ukončení realizace projektu po dobu udržitelnosti (kontroly ex-post). Kontroly prováděné řídícím orgánem u příjemce dotace se řídí zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, a provádějí se v režimu veřejnoprávních kontrol.

KONTROLY EX-ANTE

Řídící orgán se poprvé detailně seznámí s projektem při kontrole předložené žádosti. Jde o prvotní ověření, zda je projekt realizovatelný v souladu s podmínkami operačního programu (ověření přijatelnosti projektu). Zároveň se ověřuje, jsou-li předloženy veškeré dokumenty nutné pro posouzení žádosti (ověření formálních náležitostí). Po této kontrole je zpracována analýza rizik a u projektů, které jsou vyhodnoceny jako rizikové, se uskuteční další typ kontroly. Je jím fyzická kontrola ex-ante na místě realizace projektu. Ověřuje skutečný stav a porovnává jej se stavem popisovaným v žádosti. Projekty, které úspěšně projdou tímto prvním ověřením a získají dostatečný počet bodů, jsou předloženy Výboru Regionální rady ke schválení.

Předkladatelé nejlepších projektů poté obdrží oznámení o schválení projektu. To už však na ně čeká řada dalších kontrol. Nejbližší - ještě před podpisem Smlouvy - je kontrola povinných příloh. Kontroluje se např. zřízení zvláštního účtu, popř. stavební povolení, nebylo-li předloženo ke kontrole již dříve. Ukončil-li příjemce už veřejnou zakázku, ověřuje se i její správnost. Nejsou-li identifikovány žádné nedostatky, je s příjemcem podepsána Smlouva a ten může začít předkládat žádosti o platbu.

KONTROLY INTERIM

Na každou předloženou žádost o platbu navazuje administrativní kontrola, která má za cíl ověřit způsobilost výdajů uplatňovaných k proplacení. V této souvislostise kontroluje zejména:

plnění podmínek daných Smlouvou;

způsobilost a přiměřenost uplatňovaných výdajů;

správnost veřejných zakázek (pokud kontrola neproběhla již před podpisem Smlouvy);

správnost vedení účetnictví a zaúčtování výdajů, proplacení výdajů dodavateli;

dodržování pravidel publicity, a další.

U každého projektu se provádějí i fyzické kontroly na místě jeho realizace. Mají za cíl ověřit skutečný stav realizace a ujištit se o správnosti kontrol administrativních. Nad rámec těchto fytických kontrol mohou být ještě vykonány tzv. monitorovací návštěvy jako nástroj průběžného monitoringu. O těchto návštěvách nemusí být příjemce informován a neuskutečňují se v režimu veřejnoprávních kontrol. S ukončením realizace projektu a po kontrole poslední žádosti o platbu má příjemce proplacenou dotaci. Ani tím však kontroly nekončí.

KONTROLY EX-POST

Po dobu pěti let od ukončení realizace projektu probíhá kontrola jeho udržitelnosti. Příjemci mají povinnost každoročně předkládat monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu, které jsou následně předmětem detailní kontroly ze strany řídicího orgánu. V rámci těchto kontrol se ověřuje, jsou-li zachovány výstupy projektu, zda projekt slouží stanovenému účelu a nedošlo-li k podstatným změnám ovlivňujícím prováděcí podmínky podpory nebo poskytujícím příjemci nepatřičnou výhodu. Na tyto okruhy se zaměřují také fyzické kontroly na místě realizace projektu či monitorovací návštěvy.

Příjemce musí rovněž počítat s kontrolami (audity) prováděnými dalšími orgány. Jedním z nich je Ministerstvo financí - auditní orgán, který buď sám, nebo prostřednictvím Pověřeného auditního subjektu vykonává kontroly u příjemců dotací a v jejichž rámci se každoročně prověřuje několik desítek projektů. Dále je to Nejvyšší kontrolní úřad, který také prověří několik desítek projektů ročně. Nelze však ani vyloučit kontroly např. z Generálního ředitelství Evropské komise, Evropského účetního dvora i dalších kontrolních orgánů.

DLOUHÉ OBDOBÍ KONTROL

U každého projektu podpořeného z ROP Severovýchod, řídící orgán provede nejméně 14 kontrol (od předložení žádosti o dotaci až do uplynutí doby udržitelnosti). A každý projekt může být zkontrolován ještě několikrát dalšími orgány. Případné identifikované porušení podmínek programu při jakékoliv z těchto kontrol může pro příjemce znamenat krácení požadované dotace (před proplacením žádosti o platbu) či požadavek na vrácení části nebo celé dotace (po proplacení žádosti o platbu). Příjemci se někdy domnívají, že se jim některá pochybení podaří zatajit. Při tak velkém počtu kontrol je však tato možnost téměř nulová. Každá kontrola je velmi detailní a při zjištění jakékoliv nejasnosti či v případě pochybností řídící orgán využívá pomoc expertů.

Pokud se příjemce dopustil pochybení, vyplatí se mu je včas konzultovat. Prvořadou snahou řídícího orgánu totiž je, aby všechny chyby či nedostatky v projektech - pokud je to možné, byly odstraněny a příjemce nemusel vracet poskytnutou dotaci. Čím dříve se případný problém začne řešit, tím je větší pravděpodobnost, že pro příjemce vše dobře dopadne.

KONEČNÉ VÍTĚZSTVÍ PŘÍJEMCE

Po uplynutí udržitelnosti doba kontrol končí a příjemce si může konečně oddychnout. Okamžik konečného vítězství příjemce nastává (při uskutečňování dvouletého projektu) za téměř osm let od předložení žádosti o poskytnutí dotace. Žadatelé si tuto skutečnost mnohdy neuvědomují a zdaleka netuší, jak dlouhé období »boje« s podmínkami programu a jaké velké množství kontrol je čeká. Myslím si však, že se tento »boj« a vynaložené úsilí vyplatí. Potvrzuje mně to i bezpočet výborných projektů, které byly podpořeny z prostředků Evropské unie.

ZDENĚK VAŠÁK

zástupce ředitele Úřadu regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod

(Autor příspěvku na totéž téma vystoupil i na XIV. celostátní finanční konferenci Svazu měst a obcí ČR uspořádané ve dnech 10. a 11. 11. 2011 v Praze.)

Kontroly projektů

ZDROJ: ÚRR REGIONU SOUDRŽNOSTI SEVEROVÝCHOD