Potřebuje firma povolení zákazníka a zaměstnance k nahrávání jejich telefonického rozhovoru? Jak dlouho si tyto nahrávky může firma ponechat? Podle § 5 odst. 1 písm. g) zákona číslo 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon), je...
Potřebuje firma povolení zákazníka a zaměstnance k nahrávání jejich telefonického rozhovoru? Jak dlouho si tyto nahrávky může firma ponechat?
Podle § 5 odst. 1 písm. g) zákona číslo 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon), je správce povinen shromažďovat osobní údaje pouze otevřeně. Podle odst. 2 téhož paragrafu může správce zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem subjektu údajů. Bez souhlasu je může zpracovávat, je-li naplněna některá z podmínek podle písm. a) až písm. g) zákona.
Podle § 11 odst. 1 je správce při shromažďování osobních údajů povinen subjekt údajů informovat o tom, v jakém rozsahu a pro jaký účel budou osobní údaje zpracovány, kdo a jakým způsobem bude osobní údaje zpracovávat a komu mohou být osobní údaje zpřístupněny, nejsou-li subjektu údajů tyto informace již známy. Správce musí subjekt údajů informovat o jeho právu přístupu k osobním údajům, právu na opravu osobních údajů, jakož i o dalších právech stanovených v § 21. Podle odst. 2 tohoto paragrafu v případě, kdy správce zpracovává osobní údaje získané od subjektu údajů, musí subjekt údajů poučit o tom, zda je poskytnutí osobního údaje povinné či dobrovolné. Je-li subjekt údajů povinen podle zvláštního zákona osobní údaje pro zpracování poskytnout, poučí jej správce o této skutečnosti, jakož i o následcích odmítnutí poskytnutí osobních údajů.
Podle § 12 odst. 1 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, smějí být písemnosti osobní povahy, podobizny, obrazové snímky a obrazové a zvukové záznamy týkající se fyzické osoby nebo jejích projevů osobní povahy pořízeny nebo použity jen s jejím svolením.
Podle § 316 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, nesmí zaměstnavatel bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnanci.
Z uvedeného vyplývá, že záznam telefonních hovorů je možný pouze v souladu s uvedenými ustanoveními. Nejedná-li se o záznam k účelům úředním na základě zákona, nelze v žádném případě doporučit pořizování zvukových záznamů telefonních hovorů bez vědomí a svolení zaměstnanců a zákazníků, vůči nimž má správce osobních údajů informační povinnost podle § 5 odst. 4 a § 11 zákona, která musí být splněna před započetím záznamu.
Podotýkáme, že souhlas je správce povinen prokázat po celou dobu zpracování, tj. až do likvidace předmětné nahrávky.
Budou-li záznamy telefonických hovorů přiřazovány k jiným osobním údajům daného klienta, tj. budou vytvářeny datové soubory osobních údajů, jedná se o jejich zpracování ve smyslu zákona 101/2000 Sb. Není-li naplněna některá z podmínek § 5 odst. 2 písm. a) až písm. g) zákona, lze takové telefonické hovory zaznamenávat pouze se souhlasem subjektů údajů.
Při započetí záznamu je správce povinen subjekt údajů o této skutečnosti a o náležitostech podle § 11 zákona informovat. Pokud subjekt údajů i poté pokračuje v rozhovoru, lze takový postup považovat za souhlas se zpracováním. Z důvodu splnění povinnosti prokázat souhlas musí správce uchovat záznam telefonního hovoru po celou dobu zpracování.
Nejedná-li se o zpracování osobních údajů, může být zaznamenávání telefonických rozhovorů klientů postupem v režimu zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších změn, kdy podle § 12 smějí zvukové záznamy týkající se fyzické osoby nebo jejích projevů osobní povahy být pořízeny nebo použity jen s jejím svolením. Pokud bude klient v telefonickém rozhovoru pokračovat i po upozornění na nahrávání, lze jeho postoj považovat za konkludentní svolení s nahráváním.
Ing. MILAN ŠEVČÍK
Úřad pro ochranu osobních údajů
