Zvyšování kvality poskytovaných služeb, procesní řízení, měření výkonnosti, optimalizace nákladů jsou témata, která zaměstnávají manažery firem, a která pronikla i do oblasti veřejné správy. Jaké je zde jejich uplatnění?
Podle EU a naší vlády je zvyšování kvality a efektivnosti a zavádění procesního řízení pro veřejný sektor nezbytné. Důkazem jsou jednak vládní kroky, které cíleně nutí tajemníky obecních a městských úřadů začít přemýšlet jako manažeři a zároveň výzvy vyhlašované v rámci Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost, jako např. Zvyšování kvality řízení v úřadech územní veřejné správy nebo Řízení lidských zdrojů v úřadech územních samosprávných celků. (V současnosti není vyhlášena žádná výzva - pozn. redakce.) Praxe ukazuje, že právě tyto výzvy mohou přinášet řadu otazníků a jsou pro veřejný sektor výzvou v pravém slova smyslu.
Překážky úspěšné realizace projektů
Nesporně dobrým signálem je fakt, že úřady chtějí změnu a usilují o dotace, pomocí nichž by mohly realizovat projekty s cílem požadované změny. Mluvíme-li o motivaci ke změně a inovativním myšlení, nemůžeme zatím hovořit o úřadu jako o ucelené skupině zaměstnanců, kteří vidí smysl v tom začít nebo se alespoň pokusit dělat věci jinak. Není se však čemu divit. Nálada ve veřejné správě způsobená snižováním mzdových prostředků v kombinaci s přirozenou lidskou obavou ze změn situaci příliš nenahrává.
První úskalí, které můžeme v této souvislosti pojmenovat, je nedostatečná komunikace a vysvětlení skutečných přínosů projektu zaměstnancům. Tento úkol staví vedoucí zaměstnance do nelehké úlohy, kdy je zapotřebí nejenom »přeložit« do srozumitelného jazyka pojmy jako »smart administration«, ale především vysvětlit, kam projekt směřuje, co bude na jeho konci a získat pro něj zaměstnance. S tím úzce souvisí další riziko projektu, kterým je nejasná představa o konkrétních cílech projektu.
Jak z tohoto zamotaného kruhu ven a jak efektivně využít projektu pro nastavení změn, které budou přínosem jak pro zaměstnance, tak i pro občany a klienty úřadu?
Správný postup
Prvním krokem musí být jasná představa, co se má změnit, k čemu má projekt sloužit. Vhodným začátkem je stanovení vize, představy, jak má úřad vypadat v horizontu 2-3 let. Jinými slovy, než se vydáte na cestu, tak si řekněte, kam chcete dojít. Porovnáním současného stavu a svých představ uvidíte, že je zapotřebí zaměřit se hned na několik oblastí a učinit řadu opatření. Zkuste si stanovit dílčí cíle k naplnění své vize v následujících oblastech:
Lidé a jejich rozvoj: co je zapotřebí udělat pro zaměstnance úřadu a jak se jich samotná vize úřadu či projektu dotýká.
Procesy: do jakých procesů úřadu vize zasahuje. Nesnažte se mapovat všechny procesy úřadu, tak jak je tomu v mnoha případech. Zaměřte se na to, co souvisí s vaší představou a kde vidíte největší prostor pro zlepšení.
Finance: souvisí vaše vize s řízením financí a ekonomikou úřadu?
Zákazník (občan): pokud vaše představy o změnách v úřadu souvisí s aktivitami směrem k občanům ve smyslu zvýšení informovanosti, zavedení on-line rezervací, webového fóra pro získání podnětů apod., stanovte si dílčí cíle i v této části.
Finálním krokem před samotnou realizací projektu je stanovení dílčích aktivit projektu, které povedou k naplnění dílčích cílů a následně pak cílů strategických až v konečné fázi úspěšným dosažením nastavené vize úřadu. Nezapomínejte během všech fází projektu na komunikaci a informovanost zaměstnanců.
Na závěr bych rád uvedl motto, ve kterém osobně spatřuji smysl a cíle projektů pro veřejnou správu: »Nejde o to dělat jiné věci, ale dělat věci jinak.« Pod ním si lze představit snížení administrativní a časové náročnosti, změnu vybraných procesů a postupů, ušetření nákladů, zlepšení organizace práce či vytvoření prostoru pro větší motivaci a řízení výkonu zaměstnanců úřadu.
Petr Sára
konzultant M.C.TRITON
