Není žádnou výjimkou, když v organizaci nebo úřadu existuje vedle sebe více systémů pro vedení různých agend (ekonomika, spisová služba, personalistika, správní agenda a jiné). Manažerské výstupy a přehledy vytváří každý systém odděleně, a pokud chce pracovník úřadu k těmto informacím přistupovat, je tento proces často zdlouhavý.
Komplikace s tím spojené mají různý charakter: od rozdílného uživatelského rozhraní až po nutnost pamatovat si a opakovaně zadávat přístupové údaje.
VÍCE DODAVATELŮ? NENÍ PROBLÉM
Není proto divu, že v rámci aktuálního procesu vnitřní integrace úřadu roste poptávka po aplikacích, které by měly být schopny zobrazovat informace z různorodých systémů, a dávat tak uživateli k dispozici celkový pohled o aktuálním stavu agend či procesů, které ho vzhledem k charakteru jeho práce zajímají. Toto přinášejí právě portálová řešení (např. Centrální Portál GINIS), díky kterým získává organizace jednotný přístup k datům z různorodých systémů, robustní portálovou a integrační platformu, centralizovaný systém pro podporu rozhodování, atd. (obr. 1).
Na rozdíl od dosavadního přístupu k informacím přicházejí portálová řešení s centrálním přístupem a jednotným zobrazením všech informací nejenom z ekonomického informačního systému nebo spisové služby (např. GINIS), ale díky otevřenosti a podpoře příslušných standardů lze integrovat i specializované agendy, které zaměstnanec úřadu při své práci využívá. Uživatelé portálů pak mohou využívat on-line pohledy z těchto systémů, náhledy sestav generovaných z jednotlivých aplikací do portálového úložiště, tvorbu stránek s vlastním obsahem, členění portálu do komunitních stránek nebo různé možnosti vyhledávání.
KRITICKÁ HODNOTA ROZSVÍTÍ SEMAFOR
On-line pohledy poskytují aktuální náhled na stav jakékoliv připojené agendy a slouží jako podpora pro rozhodování. Vytvořit je nebývá složité. V administraci si pracovník nadefinuje, jaká data se budou zobrazovat (například část sestavy) a jaký typ výstupu požaduje - jestli se bude jednat o tabulku, graf, semafor atd. Druhým krokem, který se již realizuje v samotném portálu, je vytvoření portletu (okna na obrazovce, v níž je umístěna nějaká aplikace) a výběr pohledu, který se bude v tomto okně zobrazovat uživateli. Takový portlet s pohledem si může uživatel přidat do své portálové stránky, stejně jako si nastavit typ grafu či »kritickou hodnotu« semaforu.
GENEROVÁNÍ A PUBLIKACE TISKOVÝCH SESTAV JDE SNÁZE
Neméně důležitým nástrojem pro podporu rozhodovacího procesu jsou tiskové sestavy, které poskytují buď aktuální, nebo historický pohled na data. Jakým způsobem sestavy například z ekonomiky do portálu dostat?
Proces generování a publikace tiskových sestav obecně začíná v jakémkoliv modulu, ze kterého je potřeba tyto sestavy pořídit a který poskytuje funkčnost odloženého zpracování (např. Účetnictví a rozpočet). V něm lze pro každou tiskovou sestavu definovat její generování do úložiště sestav, a to buď ihned, nebo v pravidelném intervalu několika hodin nebo dnů (obr. 2).
Sestavy vygenerované do úložiště sestav portál v pravidelném intervalu aktualizuje a vyhodnocuje veškeré změny, které se zde udály. Výsledkem je zobrazení tiskových sestav v portálovém úložišti dokumentů, jehož obsah lze také zobrazovat rychlými náhledy v portletech. Pochopitelně, ne všichni by měli vidět všechno, a tak k pod-adresářům úložiště jsou přiřazena práva přístupu.
RŮZNÍ REFERENTI - RŮZNÉ STRÁNKY I POHLEDY
Portály mohou být rozděleny na část veřejnou a neveřejnou. Veřejná část slouží pro zobrazení veřejných informací a dokumentů. Neveřejná část obsahuje administraci portálu a poskytuje uživatelům personalizovaný přístup k neveřejným informacím a funkčnostem. Každý uživatel si může nastavit svůj uživatelský profil a prohlížet si ty stránky, které ho vzhledem k jeho funkci a pracovnímu zařazení zajímají.
Kromě toho může také publikovat či sdílet články či soubory, které sám vytvořil nebo obdržel, a pochopitelně i vyhledávat nad veškerým obsahem portálu. Každý přihlášený uživatel portálu má k dispozici sadu vlastních stránek. Ty mohou být prázdné, nebo mají přednastavený obsah. Důležitou vlastností každé stránky však je, že si uživatel může měnit její obsah sám, tzn. přidávat, přesouvat nebo odebírat portlety. Stránky také může libovolně přidávat, pojmenovávat i odebírat.
Jak již bylo řečeno, součástí portálů mohou být i nástroje pro publikaci libovolného obsahu. Uživatelé, kteří k tomu mají udělena práva, mohou vytvářet šablony pro zadávání článků, novinek, prezentací. Takto lze vytvořit například kompletní informační servis pro veřejnou i neveřejnou část portálu. Rovněž není třeba zdůrazňovat, jak důležitou součástí každého portálu je hledání. Jedná se o velmi mocný nástroj, kterým lze velmi snadno a rychle dohledat požadované informace. Vyhledávat lze fulltextově, podle klíčových slov nebo tzv. rámcově, např. pouze v rámci jednoho portletu. Sofistikované portálové řešení tedy zásadně přispívá k vnitřní IT integraci úřadu.
VLADIMÍR PŘECH
GORDIC®
Obr. 1 Úvodní stránka portálu: Jednotlivé pohledy jsou umístěny v oknech - portletech.
Obr. 2 Ukázka procesu generování a publikace sestav z informačního systému.
FOTO: GORDIC
