Přestože každý municipální projekt je jedinečný, pochybení, k nimž dochází v přípravné či realizační fázi, se často opakují. Alespoň to vyplývá z dosavadních kontrol a šetření úřadů regionálních rad (ÚRR) od vyhlášení prvních výzev a spuštění prvních projektů.
Chyby se obecně týkají všech skupin žadatelů o dotace, obce a města nejsou výjimkou. Následující text vybírá ta nejčastější pochybení a současně poskytuje návody, jak jim předcházet.
ZPRACOVÁNÍ PROJEKTŮ
Při zpracování projektů a během jejich věcného posuzování se chyby často objevují ve finanční a ekonomické analýze. Důvodem může být:
málo popsaný projektový záměr;
rozpory mezi jednotlivými dokumenty žádosti;
nedoložené přílohy (např. pravomocná územní rozhodnutí, doklady o vlastnických vztazích či podrobný stavební rozpočet);
nevhodně zvolený partner projektu;
nedostatečně vymezený či popsaný projektový tým;
málo podrobný rozpočet (částky nejsou specifikovány co do obsahu a rozsahu);
pozměňovaný obsah projektu
absence řešení institucionální a finanční udržitelnosti projektu.
PODPOŘENÉ PROJEKTY
Nejčastější nesrovnalosti vyplývají z neznalosti metodiky daného ROP a seznamování se s ní až při zahájení realizace projektu. Nejzávažnější nedostatky se týkají oblasti veřejných zakázek:
podezření na neoprávněné dělení nebo sloučení zakázky;
podezření na nesprávně stanovenou předpokládanou hodnotu zakázky;
pozměňování obsahu a rozsahu zakázky po podpisu smlouvy;
nedodržování lhůt a nerespektování předem stanovených hodnoticích kritérií;
nepřesný nebo jen částečně specifikovaný obsah výběrového řízení.
Další problémovou oblastí je uznatelnost a neuznatelnost výdajů projektu. Výdaje uvedené v příslušné metodice jako neuznatelné nelze totiž proplatit.
ZPŮSOBY POMOCI ŽADATELŮM A PŘÍJEMCŮM DOTACÍ
ÚRR jako orgán, který má na starosti administraci programu, nemůže obcím vypracovat projektovou žádost. Avšak pověření projektoví manažeři mohou osobně, telefonicky nebo e-mailem zodpovědět konkrétní otázky, které se týkají vyplňování žádostí. Obce mohou běžně využívat tyto zdroje:
konzultace projektových záměrů před registrací projektu;
konzultace neúspěšných projektových žádostí i konzultace v době realizace projektu;
semináře a workshopy;
elektronické verze metodických příruček, důležitých dokumentů a formulářů;
elektronické průvodce přípravou a realizací projektu včetně vzorových žádostí ;
často kladené otázky (tzv. FAQ);
elektronický zpravodaj (tzv. newsletter).
DOPORUČENÍ »PRVOŽADATELŮM«
Obecně se ukazuje, že více chybují ti, kteří před registrací projektu nekonzultují s projektovými manažery územních odborů ÚRR a neúčastní se pořádaných seminářů. Základem úspěchu je vždy pečlivá příprava žádosti a jejích příloh a s dostatečnou časovou rezervou. Doporučení městům a obcím zní:
Konzultujte již samotný projektový záměr. Důkladně zhodnoťte, zda jste jasně definovali cíl a nástroje k jeho dosažení. Projekt je souborně pojatý záměr, který zahrnuje finance, provozní stránku, projektový tým aj.
Seznamte se s podmínkami ROP a jednotlivých výzev. Podle nich pak slaďte svůj záměr s požadavky a cíli programu. Prostudujte si pokyny pro žadatele. Přečtěte si pozorně výzvu k doplnění jednotlivých podkladů. K dodání podkladů budete vyzváni pouze jednou.
Stanovte si realistický harmonogram přípravy projektu. Nenechávejte předložení projektu či vyplnění elektronické žádosti na poslední den výzvy.
Správně odhadněte také harmonogram realizace a rozpočet projektu. Do rozpočtu projektu zahrnujte pouze nezbytně nutné výdaje, nesnažte se rozpočet »nafukovat«.
Dodržujte předepsaná pravidla, aby projekt nebyl vyřazen.
Rozhodněte, zda na přípravu a zejména realizaci projektu vystačíte s vlastními silami nebo si najmete externí firmu. V takovém případě dbejte především na dobré reference. Po výběru si smluvně zabezpečte spolupráci.
Poučte se z chyb svých předchůdců a inspirujte se projekty, které se podařilo úspěšně uvést v život. Jejich příklady jsou zveřejňovány na www stránkách jednotlivých operačních programů.
PLÁNOVÁNÍ V SOUVISLOSTECH
V době, kdy jsou ROPy ve své druhé polovině, se začíná hodnotit nejen to, kolik peněz se podařilo rozdělit na regionální projekty, ale zároveň, zda byly vynaloženy účelně. Objem zbývajících vymezených prostředků se tenčí a roli hraje i rozhodnutí zrušit spolufinancování ze státního rozpočtu.
Je proto velmi důležité, aby města a obce, které se rozhodnou využít ještě poslední jim určené výzvy, měly jasnou základní představu o tom, co přesně budou jejich projekty řešit. Komu toto řešení přinese užitek a jestli v blízkém okolí již neexistuje podobná aktivita. Jak budou následně zajišťovat provoz takové investice, a kolik je to v budoucnu bude stát na provozních výdajích. Důležité je také to, aby představa byla v souladu s veřejně projednaným rozvojovým plánem.
Města mají většinou své projektové manažery, kteří některé fáze přípravy projektových podkladů provádějí sami. Starostka či starosta malé obce pravděpodobně hned na počátku osloví externího konzultanta. V každém případě je však namístě kontaktovat ÚRR a ujistit se, že je reálné ucházet se o poskytnutí dotace.
www informační podpora žadatelů o dotace
ROP Jihovýchod:
www.jihovychod.cz/cs/pro-zadatele/otazky-a-odpovedi (časté dotazy)
www.jihovychod.cz/cs/prirucka (příručka pro žadatele)
ROP Jihozápad:
www.rr-jihozapad.cz (v pravém menu je záložka časté dotazy)
ROP Moravskoslezsko:
www.rr-moravskoslezsko.cz/o-nas/faq (časté dotazy)
www.rr-moravskoslezsko.cz/pripravuji-projekt
ROP Severovýchod:
www.rada-severovychod.cz/rady-a-tipy (časté dotazy, nejčastější chyby, inspirace)
ROP Severozápad:
www.nuts2severozapad.cz/pro_zadatele/faq (časté dotazy pro žadatele)
www.nuts2severozapad.cz/home/faq (obecné dotazy)
ROP Střední Čechy:
www.ropsc.cz/faq.php (časté dotazy)
http://elearning.ropstrednicechy.cz/ (e-learningový kurz Jak na projekt)
http://www.ropsc.cz/chyby.php (nejčastější chyby)
ROP Střední Morava:
www.rr-strednimorava.cz/modules/faq/index.php (časté dotazy)
www.rr-strednimorava.cz/pro-zadatele/nez-odevzdate-projekt
ZDROJ: WWW STRÁNKY JEDNOTLIVÝCH ROP
