Veřejná správa u nás přecházela z »papírového managementu« na »softwarový« už v posledním desetiletí minulého století. Dokonce ještě dříve, než se masově ujaly osobní počítače. Ovšem začátky tohoto procesu se v řadě institucí nesly ve znamení většího množství navzájem nepropojených softwarů. Také použité technologie postupně přestávaly odpovídat potřebám moderních úřadů. Většina institucí je proto po roce 2000 začala vyměňovat za komplexní informační systémy.
Také v Senátu Parlamentu ČR se hned od jeho vzniku v roce 1996 začaly hojně využívat počítače. Jak však podotýká Ing. Petr Pilař, ředitel odboru informačních technologií Kanceláře Senátu, postupem času tam vyvstala potřeba nejen lepší technologie, ale i lepšího, komplexnějšího servisu. Ten však nebylo možné zajistit za situace, kdy se v Senátu používaly různé programy od více dodavatelů.
»Proto jsme v roce 2004 vybrali na základě poptávkového řízení jediný, komplexní systém pro správu ekonomických agend, Fenix,« vzpomíná Ing. Petr Pilař. »Jeho základem jsou moduly ekonomického systému. Portfolio modulů jsme však potřebovali rozšířit o další specializované agendy. Systém byl proto dodavatelem doplněn mimo jiné také o centrální evidenci smluv, modul historického mobiliáře či systém evidence a zpracování údajů souvisejících s provozem vozidel pro naši autodopravu. Tím jsme si zajistili i počítačové zpracování a evidenci agend, které se do té doby elektronickou cestou neřešily.«
Senát by se mohl přirovnat k »továrně na výrobu dokumentů«, v níž se systém pro správu dokumentů a jejich zveřejňování stal zcela nepostradatelný. »U nás byste našli jen velmi málo neveřejných informací, mezi něž patří třeba mzdové, personální či ekonomické údaje, které se ostatně nezveřejňují ani v komerční sféře,« vysvětluje Ing. Petr Pilař. »Protože naším hlavním produktem jsou informace, naším hlavním úkolem musí být postarat se o jejich správné a včasné zveřejňování, zejména prostřednictví internetu, což má za úkol další software - Publikační a evidenční systém.«
INFORMACE PRO VŠECHNY
Rozdíl v různém způsobu využívání informačních technologií mezi komerční sférou a veřejnou správou vychází zejména z konkrétního okruhu »zákazníků«. Zatímco firmy potřebují své produkty prodat, a to poměrně úzkému okruhu lidí, veřejná správa musí své »produkty« poskytnout co nejširší veřejnosti.
»Vzhledem k tomu, že naše informace se musí dostat ke všem občanům, kteří o ně projeví zájem, je třeba, aby například naše webové stránky byly co nejvíce uživatelsky přívětivé, a to i pro handicapované skupiny obyvatel, jako jsou třeba nevidomí,« konstatuje dále ředitel odboru informačních technologií Kanceláře Senátu. »Náš web, který pochopitelně úzce spolupracuje s informačním systémem, byl proto v první polovině roku 2010 zkontrolován a upraven ve spolupráci se Sjednocenou organizací nevidomých a slabozrakých ČR.«
Stejně jako v Senátu musí být pro handicapované skupiny obyvatel uzpůsoben i systém, jehož prostřednictvím komunikují občané s územními samosprávnými celky. Například systém e-Obec, který je informačním kanálem mezi občanem a systémem radnice či magistrátu, musí být uzpůsoben rovněž k použití slabozrakými i nevidomými lidmi. V současnosti už totiž platí, že výrobce a dodavatele informačních systémů by výrazně poškozovalo, pokud by tyto jejich systémy nebyly dostatečně uživatelsky přívětivé nejen pro firmy, ale také pro veřejnou správu a nerespektovaly práva lidí se smyslovým handicapem. Koneckonců, kdyby systém taková kritéria nenaplňoval, bylo by jeho užívání v rozporu se zákonem. Na to musíme jako producenti těchto systémů samozřejmě myslet.
CESTA DOKUMENTU »TAM A ZPĚT«
Podíváme-li se konkrétně, na co se ve veřejné správě při práci s daty klade největší důraz, uvidíme na prvním místě správu dokumentů. Dokumenty jsou zde »zbožím« a řízení jejich »životní cesty« se přikládá stejný význam jako cestě kteréhokoli firemního produktu k zákazníkům.
Dokumenty navíc musí často putovat mezi světem veřejné správy a světem komerčním. V dnešní době moderních prostředků, jako jsou třeba datové schránky, je v tomto procesu zcela nezastupitelná funkce informačního systému. Cesta dokumentu vede přes elektronickou podatelnu a spisovou službu, poté následuje vnitřní oběh dokumentů do místa jeho zpracování. Spisová služba je už pro veřejnou správu nezbytná. Nelze přehlédnout fakt, že si ji stále častěji pořizují i komerční firmy, protože významně usnadňuje práci s dokumenty všude tam, kde jich figuruje větší množství.
Zajímavá je i funkce modulu účetnictví. Potřebuje jej jak komerční sféra, tak veřejná správa. Moduly, které účetnictví řeší, však mají drobné odlišnosti ve své funkcionalitě. »Moduly v ekonomickém informačním systému Fenix, který využívá Senát, například nově řeší evidenci rozpočtových rezerv neboli tzv. vázání,« vysvětluje ing. Petr Pilař.
Přitom v komerční sféře podobný problém neexistuje nebo jen v omezené míře. O co jde: V institucích veřejné správy musí být o řadě položek rozpočtu jasno dlouho dopředu, jenže zastupitelstvo během roku může rozpočet zkrátit či jinak upravit. Na to samozřejmě musí »pamatovat« informační systém vytvořením příslušných rezerv, aby bylo z čeho brát v případě, že jde o nevyhnutelnou investici. V takovém případě šéf příslušného odboru rozhoduje o tom, že vydá peníze z rezervy, ale musí o výdaji reportovat zastupitelstvu. To platí skoro o všech rozpočtových i příspěvkových organizacích.
STÁT A JEHO PENÍZE
Přes neustále se zvyšující množství agend napříč celou veřejnou správou je výsledkem zavedení komplexního informačního systému zefektivnění lidské práce. Navíc se do značné míry snižuje chybovost, dříve zaviněná lidským faktorem.
Nelze zapomenout ani na relativní novinku - výkaznictví státu. Dnes už není otázkou, zda instituce chce či nechce zapojit se do tohoto procesu. Už je prostě nezbytností, aby systém uměl správně komunikovat se Státní pokladnou. Modul, zabývající se výkaznictvím státu, který odesílá výkazy do Státní pokladny, dnes proto musí obsahovat každý systém pro veřejnou správu.
MILAN VYBÍRAL
obchodní manažer systémů pro veřejnou správu Asseco Solutions, a. s.
V Senátu Parlamentu ČR od roku 2004 funguje komplexní systém pro správu ekonomických agend Fenix.
ILUSTRAČNÍ FOTO: HN - FRANTIŠEK VLČEK
