Ve věci vyřízení své určité záležitosti se chci obrátit na radu obce dopisem. Jak je s takovým dopisem nakládáno? Jsou stanovena pravidla pro vyřizování dopisů občanů, které jsou adresované radě obce, popřípadě zastupitelstvu a v jakých termínech tak mají učinit ? Úvodem je zapotřebí říci, že zákon...
Ve věci vyřízení své určité záležitosti se chci obrátit na radu obce dopisem. Jak je s takovým dopisem nakládáno? Jsou stanovena pravidla pro vyřizování dopisů občanů, které jsou adresované radě obce, popřípadě zastupitelstvu a v jakých termínech tak mají učinit ?
Úvodem je zapotřebí říci, že zákon o obcích nemá zvláštní ustanovení o způsobu vyřizování písemností, se kterými se občané obce obracejí na orgány obce (radu a zastupitelstvo).
Zákon o obcích v § 16 stanoví, že občan obce, který dosáhl věku 18 let, má mezi jinými právy také právo podávat orgánům obce návrhy, připomínky a podněty; orgány obce je vyřizují bezodkladně, nejdéle však do 60 dnů, jde-li o působnost zastupitelstva obce, nejpozději do 90 dnů. Stejná oprávnění má i fyzická osoba, která dosáhla věku 18 let a vlastní na území obce nemovitost.
Podle mého názoru může rada obce, popřípadě starosta, určit »postup« pro vyřizování písemností (dopisů) určených radě nebo zastupitelstvu i se stanovením závazných lhůt (například, že obecní úřad informuje do 5 pracovních dnů pisatele, že dopis byl doručen a bude předložen příslušnému orgánu obce) tak, aby byl zajištěn jednotný postup při jejich vyřizování - ať jde o jakoukoliv věc, se kterou se občané obce obracejí na orgány obce.
Praxe ukazuje, že je vhodné, aby se doručené dopisy na obecním úřadě soustřeďovaly na jednom místě - u určeného odboru obecního úřadu, popřípadě u zaměstnance, kde bude vedena centrální evidence došlých písemností a odkud bude pisateli jednak potvrzeno, že písemnost byla doručena, a současně určen odbor, nebo zaměstnanec, který bude věc obsaženou v dopise vyřizovat. Tento odbor, nebo zaměstnanec, zpracuje také informaci o došlých písemnostech pro nejbližší schůzi rady, popřípadě zasedání zastupitelstva obce, pokud možno také s návrhem řešení věci, která je obsahem dopisu, eventuálně i s návrhem odpovědi pisateli. Zde se bude rovněž vést přehled o vyřízení došlých dopisů a bude se současně sledovat, zda se dodržují lhůty stanovené v § 16 zákona o obcích.
Rada, popřípadě zastupitelstvo obce, po projednání může přijetím usnesení schválit navržené řešení věci i předložený návrh odpovědi pisateli. Adresáti dopisu - rada i zastupitelstvo obce - však mohou dospět k názoru, že ve věci nejsou příslušné a že ve věci je příslušný jiný orgán či instituce. V usnesení potom tuto skutečnost konstatují. Například, rada obce vezme na vědomí předložený dopis a doporučuje zastupitelstvu schválit odpověď pisateli podle předloženého návrhu v případě, že ve věci bude příslušné zastupitelstvo obce a následně zpracuje materiál pro zasedání zastupitelstva; nebo rada vezme na vědomí došlý dopis a schválí předložený návrh odpovědi pisateli v případě, že bude ve věci příslušná; nebo vezme na vědomí došlý dopis a konstatuje, že ve věci není příslušná rozhodnout ani rada, ani zastupitelstvo obce.
Po projednání v radě nebo zastupitelstvu obce by měl obecní úřad pisateli neprodleně odpovědět. Odpovědi podepisuje zpravidla starosta.
JUDr. MIROSLAV BÝMA, Ph.D.
právník
