Ani z technologického, ani z legislativního hlediska nic nebrání tomu, aby bylo možné elektronizovat a automatizovat většinu činností spojených s fakturací a likvidací faktur. Systém může být vybudován velmi rychle a s minimálními náklady. Může se do něj snadno zapojit jakýkoliv vystavitel i plátce - stačí mu mít vlastní počítač a zřízenu datovou schránku.
Protože právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku mají datovou schránku zřízenu povinně ze zákona, s velkým množstvím obchodních partnerů mohou orgány veřejné správy při vystavování a přijímání faktur a jejich zpracování komunikovat přímo prostřednictvím účetních systémů.
INFORMATION SYSTEM DOCUMENT ZNAMENAL DALŠÍ KROK KUPŘEDU
Důležitým předpokladem pro to se stalo vytvoření standardu pro elektronickou dokumentaci ISDOC (Information System Document) v roce 2008 zásluhou Sdružení pro informační technologie a telekomunikace - ICT UNIE, o. s., za podpory Ministerstva financí. ISDOC umožňuje automatizovanou komunikaci mezi příslušným ERP systémem (Enterprise Resource Planning systémy jsou určeny ke zvýšení efektivity procesů například ve výrobě, logistice, distribuci, správě majetku, prodeji - a také ve fakturaci a účetnictví) vystavitele a plátce). ISDOC je podporován většinou dodavatelů informačních systémů působících na českém trhu. Je zvláště vhodný pro předání dokladu datovou schránkou. Z technologického hlediska je ISDOC specifickým vymezením XML formátu.
Další potřebnou změnou, která otevřela cestu ke snadné elektronizaci faktur, je skutečnost, že informační systém datových schránek umožňuje posílat autorizované zprávy i těm, kdo nedisponují elektronickým podpisem.
ŠEST DOBRÝCH DŮVODŮ, PROČ TAKTO POSTUPOVAT
»Proč přijímat faktury datovou schránkou ve formátu ISDOC? Existuje pro to přinej-menším šest dobrých důvodů,« konstatuje Ing. Pavel Nemrava, obchodní ředitel společnosti Software602, která vytvořila volně dostupnou formulářovou aplikaci pro vytváření faktur a odesílání datovou schránkou. Podle něho jde o tyto důvody:
Protože to vede k odstranění administrativní práce při přijetí dokladů. Data mohou být přímo zpracována ekonomickým informačním systémem.
Párování faktury s objednávkou nebo jiným dokladem může být automatizováno.
Zavedení elektronického schvalovacího oběhu faktury je tak podstatně snadnější.
Takto lze sjednotit příjem veškerých faktur. Ti dodavatelé, jejichž podnikové informační systémy nepodporují formát ISDOC přímo, mohou využít volně dostupné formulářové aplikace.
Archiv přijatých faktur pro úřady a auditory je vytvářen automaticky aplikací pro obsluhu datové schránky.
Automatické zpracování faktur lze dále usnadnit tím, že vystavitelům poskytnete strukturovaná data, jejichž importem bude doklad vytvořen. K tomu slouží volně dostupná formulářová aplikace eObjednávka.
UTOPIE? KDEPAK! V SOUČASNOSTI UŽ ZCELA REÁLNÁ VOLBA
»Již dnes veškeré faktury, které platíte, vám mohou přicházet elektronicky ve formě strukturovaných dat připravených k automatickému zpracování. Faktura bude opatřena metadaty tak, jak si to sami určíte,« tvrdí Ing. Pavel Nemrava a dodává: »To není utopie, ale dostupná volba. Ani vystavitelé faktur, ani vy sami si kvůli tomu nemusíte kupovat nový software, ba ani upgradovat stávající systémy. Správné elektronické faktury mohou snadno vytvářet dokonce i ti nejmenší dodavatelé včetně živnostníků.«
Chce-li orgán veřejné správy používat základní verzi řešení, stačí, když požádá vystavitele faktur, aby pro něho tyto doklady vytvářeli pomocí formulářové aplikace eFaktura, která je volně k dispozici všem zájemcům.
»Dodavatelé mohou faktury vystavovat importem dat, která jim poskytnete,« vysvětluje Ing. Pavel Nemrava. »K tomu slouží další volně dostupná formulářová aplikace eObjednávka. Tím, že pošlete takto vytvořenou objednávku, usnadníte dodavatelům práci, a zvýšíte tak rovněž jejich ochotu fakturovat právě tímto způsobem. Zároveň zajistíte správnost všech údajů vyplněných do faktury. Problematiku je pochopitelně možné řešit komplexněji, a to včetně integrace formulářové aplikace s informačními systémy a jejího přizpůsobení konkrétní organizaci.«
JAK ZAČÍT FAKTUROVAT PŘES DATOVOU SCHRÁNKU
Dobrým pomocníkem může být portál www.bezpapiru.cz. Ten má totiž ambici poskytovat inspiraci a vytvářet platformu pro sdílení zkušeností všech, kdo se chtějí zbavovat »papírování«, tedy nudných mechanických činností, které stále ještě zabírají příliš velkou část pracovní doby - ať už se dějí na fyzickém papíře, nebo na počítači v běžném kancelářském programu.
Portál mj. shrnuje do pěti kroků postup, jak začít fakturovat přes datovou schránku.
Ověřte si, zda váš ekonomický systém umí vytvářet faktury pro vložení do datové schránky. Pokud jde přímo o ISDOC (XML formát, na kterém se dohodla většina výrobců ERP na českém trhu), máte situaci snadnější, protože poskytujete výhodu i svým zákazníkům. V opačném případě musíte sáhnout po formátu PDF.
Pokud současná verze vašeho ekonomického systému nevyhovuje, potřebujete nejdříve dořešit vytváření podkladů. V praxi to znamená nasadit nějaký softwarový nástroj, který bude brát výstupy z ERP a konvertovat je do vhodného formátu.
Připravte svou datovou schránku. To se dělá tak, že osoba s právem přístupu do datové schránky si založí uživatelský účet na www.cpost.cz a zadá v něm ID datové schránky, ze které chce faktury posílat. Do této datové schránky pak přijde heslo, které umožní službu aktivovat.
Oznamte svým zákazníkům, že faktury budou dostávat přes datovou schránku, požádejte je o aktivaci funkce přijímání poštovních datových zpráv a zeptejte se jich na ID jejich schránky. Za čas tomu bude určitě tak, že číslo datové schránky bude patřit k běžným kontaktním údajům (podobně jako IČ), zatím však většina firem není zvyklá tento údaj běžně uvádět.
Nepovinný krok. Ve vlastní datové schránce nastavíte, že přijímáte poštovní datové zprávy, tedy zprávy od komerčních subjektů.
Dlouhé řady s množstvím papírových faktur už mohou patřit historii.
ILUSTRAČNÍ FOTO: JIŘÍ NĚMEČEK
Pro přidávání komentářů se musíte nejdříve přihlásit.
Zdravím, je to sice starý článek, ale stejně bych se rád zeptal, jaký fakturační systém používáte? Je tu někdo kdo používá https://imboss.cz/ ?