Pracujete na obecním úřadě nebo na jiném úřadě veřejné správy? Musíte v příslovečném šuplíku schraňovat svá přístupová jména a hesla do různých informačních systémů a jejich počet stále narůstá? Pak by vás mohlo zajímat, jak by šlo do budoucna zjednodušit váš pracovní život a současně uspořit nemalé finanční prostředky ze státního rozpočtu.
Dnešní doba přináší do úřadů stále nové a nové informační systémy. Je to fakt, se kterým se toho moc dělat nedá. Bez výpočetní techniky si totiž už zkrátka současnou práci úředníka nedokážeme vůbec ani představit. Úředníci - a myslím jimi hlavně zaměstnance radnic, používají velké množství různých informačních systémů, které z vlastního rozhodnutí provozuje město nebo obec. Jde například o účetnictví, evidenci majetku či o geografický informační systém.
Je zcela v moci měst a obcí ovlivnit jejich technickou podobu i technické řešení. Vybírají si je totiž samy a záleží pouze na nich, jaké podmínky si stanoví při výběru příslušného informačního systému. Na trhu spolu soutěží celá řada dodavatelů, kteří se předhánějí v nabídce velkého množství různých software, například pro účetnictví.
CO MINISTERSTVO, TO JINÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM
Ale nedosti na tom. Na radnicích se musí rovněž pracovat s informačními systémy, které si obec sama nevybrala, ale o jejichž používání rozhodl ze zákona některý ústřední orgán státní správy. Jako příklad bych uvedl Informační systém Rodina (Ministerstvo práce a sociálních věcí), případně CzechPOINT (Ministerstvo vnitra).
Typickým znakem »centrálních« informačních systémů je, že se na radnici nemusí nic instalovat. Uživatelé k nim přistupují vzdáleně, většinou s využitím internetového prohlížeče. To je, tuším, případem výše zmiňovaného IS Rodina. Někdy se pro přístup využívá některý speciální software konkrétního dodavatele, jako tomu je třeba u asistovaného místa výkonu veřejné správy Czech POINT. Pro práci s ním potřebují uživatelé nainstalovaný tzv. XML602 Filler. Ale používá se jen jako klientský přístupový software, tedy na počítači konkrétního uživatele nejsou ukládána žádná důležitá provozní data a veškeré informace se »tahají« z centrálních databází.
Komunikačním kanálem pro takové informační systémy je buď běžný internet, nebo tzv. Komunikační infrastruktura veřejné správy (KIVS). Vybudovat a zprovoznit »celostátní« informační systém nějakého ministerstva, do kterého zadávají data úředníci z měst a obcí, je v dnešní době významně levnější a snazší, než tomu bylo ještě před několika málo lety. Je to důsledkem především dostatečných přenosových kapacit internetu a KIVS a snadného způsobu tvorby uživatelských aplikací na bázi tzv. »tenkých klientů«, nejčastěji s využitím internetového prohlížeče. Důsledkem takto levných (a neberte mě, prosím, za slovo - náklady na některé tyto systémy se pohybují v astronomických částkách) technologií je stále narůstající počet centrálně provozovaných informačních systémů.
V nejbližší době se chystá například spuštění agendového Informačního systému územních informací (ISUI), který pro potřeby Registru územní identifikace a nemovitostí (RUIAN) provozuje Český úřad zeměměřický a katastrální. Do tohoto systému budou pověření úředníci na radnicích zadávat místní územní informace o číslech popisných, ulicích atd.
Aktuálně do této problematiky vstupují i kraje. V rámci tzv. krajských technologických center bude většina z nich provozovat dokumentová úložiště (ať už garantovaná, či negarantovaná) pro potřeby elektronických spisových služeb územní veřejné správy, nebo provozovat přímo i hostované elektronické spisové služby. Také kraje proto budou nuceny vytvářet pro jimi provozované informační systémy tzv. elektronické identity konkrétních úředníků, kteří v těchto systémech budou jako uživatelé pracovat.
JAN NOVÁK NA OBECNÍM ÚŘADĚ VE LHOTĚ DNES
Jak tedy vypadá dnešní situace z pohledu úředníka na obecním úřadě? Ukážeme si to na příkladu fiktivního úředníka obecního úřadu ve Lhotě pana Jana Nováka. Jan Novák je zkušený úředník a na úřadě má na starosti CzechPOINT, odesílá výkazy z účetnictví na Ministerstvo financí a ještě pracuje v elektronické spisové službě lhoteckého obecního úřadu (která je hostována v technologickém centru kraje).
Pan Novák se ráno při příchodu na úřad přihlásí na svém počítači do lokální počítačové sítě lhoteckého úřadu. Hned ráno musí pracovat s písemnostmi v elektronické spisové službě, do které se přihlásí dalším přiděleným uživatelským jménem jan_novak (a příslušným heslem). Během dopoledne si místní občan přijde na obecní úřad pro výpis z katastru nemovistostí. Pan Novák tedy pouští aplikaci Czech POINT a přihlašuje se do ní dalším přiděleným jménem jnovak. Odpoledne musí odeslat výkazy z lhoteckého účetnictví do informačního systému Ministerstva financí, do něhož se hlásí dalším přiděleným uživatelským jménem obec2387 (viz schéma na protější straně nazvané Současný stav).
Divíte se, proč pan Novák pokaždé musí používat jiné jméno a heslo, i když vždy jde o informační systémy veřejné správy a přihlašuje se do nich stále jeden a tentýž úředník z obecního úřadu ve Lhotě? Je to způsobeno tím, že každý z výše uvedených informačních systémů provozuje jiné ministerstvo (nebo kraj). Pokud u pana Nováka nastane nějaká změna (například kdyby šlo o úřednici paní Novákovou, která by se provdala a změnila příjmení), musí tuto skutečnost nahlásit na všechny provozovatele (pokud se ovšem nesmíří s tím, že jsou o něm, resp. o ní, na příslušných výpisech uváděny neaktuální informace).
Každý z provozovatelů musí pro svoji aplikaci zřídit tzv. identitní prostor (identity management), který - zjednodušeně řečeno - provádí kontrolu toho, zda přihlášený uživatel je oprávněn používat informační systém. Všechny identitní prostory ke všem zmíněným informačním systémům samozřejmě někdo musí zaplatit. Často se jejich cena odvíjí podle počtu uživatelů. Jinak řečeno, každý další identitní prostor ve veřejné správě stojí daňové poplatníky zbytečně vynaložené finanční prostředky. Asi se shodneme na tom, že současný stav je nepraktický a zbytečně drahý!
INICIATIVA KRAJŮ MŮŽE UŠETŘIT NEMALÉ PENÍZE
Co můžeme udělat pro to, aby se takový neúnosný stav změnil? Letos v srpnu kraje Ministerstvu vnitra navrhly společný postup v oblasti sdílení identitních prostorů. Jak by to mělo ideálně fungovat? Až budou v provozu všechny chystané základní registry veřejné správy - a hlavně Registr práv a povinností, stane se tato oblast doménou krajů. Bohužel se však spuštění základních registrů opozdí, a proto si musí veřejná správa s tímto problémem poradit za pomoci nástrojů a informačních systémů, které má k dispozici. A to tak, aby to stálo co nejméně veřejných finančních prostředků.
PŘÍSTUP DO CZECH POINT POMOCÍ PORTÁLU E-PUSA JE SNADNÝ
Na schématu, popisujícím současný stav, jste si pravděpodobně všimli, že kromě asistovaného místa výkonu veřejné správy Czech POINT je na něm znázorněn také informační systém ePUSA (www.epusa.cz). V obcích byste jej měli důvěrně znát minimálně díky datovým schránkám a systému CzechPOINT. Portál ePUSA slouží i k »ovládání« nejpoužívanějšího identitního prostoru (má přibližně 30 tisíc uživatelů) pod systémem Czech POINT. Když na obecním úřadě chcete vytvořit novému zaměstnanci přístup do Czech POINT, provedete to prostřednictvím portálu ePUSA. Proč tedy stejně nepostupovat také u jiných informačních systémů orgánů ústřední státní správy pro uživatele na městských a obecních úřadech?
Možné to je a pravděpodobně to nebude ani tak drahé. Rozhodně by šlo o výrazně levnější řešení, než na kolik přijde současný stav, kdy identitní prostor vytváří a platí každý informační systém izolovaně jen pro sebe. Využití stávajících existujících systémů s sebou přináší i další pozitivní moment: Uživatelé (v tomto případě spíše administrátoři) na jednotlivých obecních úřadech jsou už na tvorbu přístupů nových uživatelů do Czech POINT zvyklí, dobře ji ovládají a budou státu vděčni, pokud budou moci stejným způsobem uživatele vytvářet i v jiných informačních systémech.
JAN NOVÁK NA OBECNÍM ÚŘADĚ VE LHOTĚ V BUDOUCNU
Podaří-li se uskutečnit záměr krajů a Ministerstva vnitra na sdílení identitního prostoru, mohlo by to už v blízké budoucnosti vypadat jako na druhém schématu (Budoucí stav). Opět se tedy vracíme k nám už dobře známému úředníku Janu Novákovi z obecního úřadu ve Lhotě. I v budoucnu bude v podstatě řešit tytéž úkoly a provádět tytéž úkony jako v současně době. Rozdíl však bude spočívat v tom, že k informačním systémům bude přistupovat už pouze jedním jménem (a heslem), tedy jednou elektronickou identitou. Jednotlivé »centrální« informační systémy se při přihlašování pana Nováka samy dotazují Jednotného identitního prostoru, celý systém je logický a výrazně levnější než dosavadní stav.
První vlaštovkou by mohl být výše zmiňovaný ISUI, který by měl být napojen na Jednotný identitní prostor, přičemž uživatele na obecních úřadech budete vytvářet a administrovat tak, jak jste zvyklí ze systému Czech POINT.
Každý identitní prostor, který provozovatelé informačních systémů státní a veřejné správy musí zřizovat, stojí nemálo peněz. Nestačil by pouze jeden?
VÁCLAV KOUDELE
vedoucí odboru informatiky Krajského úřadu Plzeňského kraje
