»Výpočetní technika je dnes naprosto nepostradatelná. Pokud by počítače z nějakého důvodu nešly, můžeme si nanejvýš uklidit stůl a jít domů,« říká Ing. Monika Rojová, tajemnice Městského úřadu ve Spáleném Poříčí v okrese Plzeň-jih.
Město Spálené Poříčí je přirozeným centrem jižního Podbrdska. První zmínka o něm pochází z roku 1239. V 17. století Poříčí získalo přídomek Spálené, neboť bylo postiženo rozsáhlými požáry. V roce 1992 byl střed Spáleného Poříčí prohlášen městskou památkovou zónou. Rozsáhlými úpravami tam prošel renesanční zámek, barokní fara i další stavby. Za obnovu památek město získalo prestižní ocenění Historické město roku 2003. Avšak už dva roky předtím se Spálené Poříčí stalo i jedním z měst, která se mohou pyšnit nejen krásnými památkami, ale také moderním softwarem, který pomáhá řídit chod obce.
»Náš starosta Ing. Pavel Čížek považuje obnovu památek, ekologii a školství za hlavní priority města a snaží se využít veškerých příležitostí, které mohou městu přinést dotace z Evropské unie,« poznamenává Ing. Monika Rojová, tajemnice městského úřadu. »Máme tady například zdravotní středisko, galerii kresleného humoru, opravila se škola a vznikly v ní interaktivní učebny... Vysadili jsme spoustu stromů a v roce 2006 jsme využili dotaci na veřejný internet. Ale samozřejmě byly evropské peníze využity též na hardwarové vybavení městského úřadu a jeho zasíťování, což bylo podmínkou pro zavedení elektronické spisové služby - což je pro změnu zase moje "parketa".«
V roce 2001 přecházel celý okres Plzeň-jih na informační systém pro veřejnou správu - Fenix. Podobně jako v dalších městech i na radnici ve Spáleném Poříčí měli do té doby účetní program v DOS. Od roku 2001 již bylo sice účetnictví ve Fenixu, ale mimo ně každý odbor používal vlastní software. Matrika, evidence obyvatelstva i poplatky byly postaveny na programech od jiných dodavatelů. Po zavedení nového účetního softwaru se začaly intenzivně zvažovat možnosti přechodu i dalších IT pomocníků z DOS na modernější platformu.
ELEKTRONICKY SNADNO A RYCHLE
Jednou z oblastí, o níž se takto přemýšlelo, byla Spisová služba, která ostatně už od letošního 1. července musí být vykonávána v elektronické podobě. Navíc už od 1. ledna městské úřady, jako tzv. veřejnoprávní původci uvedení v zákoně o archivnictví, jsou povinné vést evidenci dokumentů v elektronické podobě.
»To byly zásadní impulsy pro další budování softwarového pokrytí našeho úřadu,« vysvětluje Ing. Monika Rojová. »Loni v listopadu byl spuštěn projekt Datové schránky. Nejprve jsme z nich měli obavy, ale zaběhli jsme se v jejich využívání velmi rychle. Dnes si datovou schránku pochvalujeme, protože nám šetří čas i peníze.«
Jenže zpočátku se na radnici stávala nepříjemná věc. Jakmile totiž do datové schránky příslušný zaměstnanec vstoupil, zjistil, že jeho zprávy tam sice jsou - ale již rozbalené. Datová schránka mu proto hlásila: nula zpráv. Problém spočíval ve skutečnosti, že zpráva byla sice otevřena, ale nebyla nikomu přidělena. To byl další silný důvod pro zavedení elektronické spisové služby, neboť ta dokáže z datové schránky automaticky stáhnout všechny zprávy a předat je podatelně, která je rozdělí jednotlivým »uzlům«.
DALŠÍ VEJCE PTÁKA FENIXE
Výběrové řízení na pořízení spisové služby probíhalo velmi jednoduše. Na základě doporučení z okolních obcí bylo osloveno šest firem a také Plzeňský kraj. Někteří dodavatelé nabízeli opravdu dobrou cenu, jenže poskytovali pouze systémy Spisová služba a Matrika. Posléze také vyšlo najevo, že k některým systémům bude třeba navíc pořídit i SQL server.
»Společnost Asseco nabídla nejnižší cenu,« říká tajemnice. »Kromě toho srdcem celého našeho městského úřadu bylo do té doby účetnictví vedené právě ve Fenixu. Proto se jevilo jako logické spojit je s jinými moduly stejného dodavatele. Úřady veřejné správy obvykle vyžadují komplexní řešení pro všechny agendy, ať je to Fenix nebo Gordic či Vera... Vždy to totiž představuje úsporu financí za údržbu.«
Po výběru dodavatele následovalo školení a po něm ze dne na den přechod na ostrý provoz spisové služby, která slouží mimo jiné i podání přes datovou schránku, tedy ke komunikaci s úřady nebo dalšími institucemi a podnikateli.
»Dříve zde existoval podací deník v listinné podobě,« vzpomíná vedoucí podatelny Adéla Mašková. »Ten pořád někdo sháněl, protože jej používalo více zaměstnanců. V současné době dokumenty evidujeme v systému prostřednictvím jednacího čísla v naskenované podobě. Spisová služba automaticky dokument převede do PDF, opatří jej elektronickým podpisem a odešle do datové schránky.«
Samozřejmě nic není hned dokonalé. Spisová služba zatím neumí komunikovat se systémem Czech POINT ani se specializovaným softwarem VITA, který na radnici používá stavební odbor. Ale to už dodavatel řeší a do tří měsíců bude i tohle fungovat.
SOFTWARE A »JEHO LIDÉ«
»Jakmile se objeví nějaký problém, ladíme jej s našimi konzultantkami. Jarmilou Kcholovou, která je na hotline, a Alenou Baťkovou a Terezou Cubrovou, které k nám podle potřeby přijedou,« říká Jitka Novotná, která na městském úřadě vykonává práci účetní.. »A nezapomeňme na Martina Bursu,«dodává tajemnice Ing. Monika Rojová. »Když nás něco trápí, vědí si rady nebo to pružně konzultují třeba s programátorem.«
Téměř celé osazenstvo Městského úřadu ve Spáleném Poříčí tvoří místní občané. Snaží se tedy, aby tento úřad fungoval v plném slova smyslu pro všechny obyvatele města. Pořádají tam nejrůznější akce, například letní kino na zámku. Radnice podporuje různé spolky a neziskové organizace. Ve městě má ordinaci praktický lékař, zubař i veterinář. Pravidelně tam dojíždí gynekolog. Fungují tam nejrůznější služby - i lékárna. Spálené Poříčí je prostě moderním městečkem se vším, co k němu v současnosti patří, tedy i s moderním softwarem pro úspěšný chod radnice.
Ing. Monika Rojová: Když byly loni v listopadu spuštěny Datové schránky, měli jsme z nich nejprve obavy. Dnes si je velmi pochvalujeme, protože nám šetří čas i peníze.
V roce 1992 byl střed Spáleného Poříčí prohlášen městskou památkovou zónou. Rozsáhlými úpravami prošel renesanční zámek (na snímku), barokní fara a další stavby. Za obnovu památek Spálené Poříčí získalo prestižní ocenění Historické město roku 2003.
FOTO: AUTORKA
