Ačkoliv komerční firmy v naší zemi si už léta nedokáží představit své fungování bez komplexního informačního systému, na úřadech se dosud často využívají spíše různorodé softwary. Dnes však elektronizace velmi rychle postupuje a úředníci i občané zjišťují, jak velmi jim dokáže usnadnit život.
Ať už jde o obecní, městské, magistrátní, krajské či jiné úřady veřejné a státní správy, všechny se shodují v jednom: Hlavními oblastmi, které potřebují řešit prostřednictvím informačního systému, jsou ekonomika, problematika územně správní a v poslední době zejména integrace procesů napříč celým úřadem.
»Jak víme od mnoha našich zákazníků, je dnes integrace vnímána jako nejsilnější téma,« říká Alan Karlach, ředitel divize Veřejná správa ve společnosti Asseco Solutions. »Současný stav mnoha úřadů je totiž velmi neuspokojivý. Různé agendy se tam řeší prostřednictvím samostatných modulů od několika různých dodavatelů, přičemž úroveň jejich propojení je často nedostatečná. Důsledkem je, že jeden uživatel při své práci prochází několika softwarovými prostředími, takže efektivita využití každého z nich je pochopitelně velmi nízká.«
PLYNULE PROUDÍCÍ DOKUMENTY
To by samo o sobě asi ještě nebylo dostatečným impulsem k zásadním změnám. Poslední dobou se však stále silněji hlásí nutnost integrovat software úřadů s okolním elektronickým světem, jako jsou Datové schránky či další projekty v rámci e-Governmentu. Navíc jedním z příjemných důsledků integrace budou vymoženosti, které už řadu let oceňují zaměstnanci v komerční sféře, neboť jim urychlují a zjednodušují práci (například workflow - viz Moderní obec č. 10/2007: Elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii).
»V systému Fenix, jehož tvůrcem je naše společnost, podporujeme dokonce několik úrovní workflow, neboť ne každý úřad potřebuje a využije všechny možnosti, které nabízí jeho nejvyšší úroveň,« upozorňuje Alan Karlach a dodává: »Nejjednodušší úroveň této užitečné funkcionality funguje prostřednictvím modulu s výmluvným názvem Schvalování, které využijí hlavně menší a střední úřady. Na něj jsou také navázány další moduly jako Faktury či Objednávky, čímž se práce s dokumenty maximálně zrychlí - a hlavně zjednoduší. Pro velké úřady máme připraveno komplexní integrační prostředí, jehož součástí je nejen Workflow, ale také Business Intelligence.«
OD LEGISLATIVY PO PEJSKAŘE
Podívejme se podrobněji na zmíněné oblasti, které řeší software na úřadech obcí a měst. Ekonomická problematika, jíž se tyto úřady věnují, se v podstatě skládá z tvorby rozpočtů, výkaznictví a účetnictví. Tyto tři oblasti jsou vzájemně velmi těsně provázány a v ideálním případě je řeší tři moduly téhož systému. Přitom rozpočetnictví a účetnictví se týká vnitřního chodu úřadu, zatímco výkaznictví je nutno řešit hlavně vůči státu, přičemž systém musí respektovat poslední legislativní podobu zhruba šesti příslušných zákonů.
Do ekonomické oblasti sledované na úřadech, podobně jako v kterékoli soukromé firmě, však také patří objednávky, evidence došlých a vydaných faktur, komunikace s bankou, evidence pokladny a majetku a zpravidla rovněž skladové evidence. I tyto oblasti by ve specializovaném softwaru měly být řešeny příslušnými moduly, které musí být provázány s těmi, jež řeší rozpočet, výkaznictví a účetnictví, protože mezi nimi z logiky věci existují velmi úzké vazby.
S ekonomikou pochopitelně také souvisí potřeba úřadu komunikovat s občanem na téma předpisy a k nim se vztahující poplatky a pohledávky. Není dne, kdy by i na ten nejmenší úřad někdo nezašel přihlásit psa, zaplatit poplatek za odvoz odpadu či sjednat zábor prostranství. I tohle vše musí dokázat řešit informační systém.
JAK NA ÚZEMNĚ SPRÁVNÍ AGENDU?
Zaměřme se i na další širokou oblast, kterou známe pod souhrnným označením »územně správní agenda«. Jak už bylo řečeno, ani ta se dnes neobejde bez podpory specializovaného softwaru. To je zcela jasné už jen z pouhého výčtu jednotlivých modulů, jejichž prostřednictvím je řešena. Systém by měl obsahovat prakticky denně využívané moduly územní, jako například registr obyvatel, registr nemovitostí, územně identifikační registr, matriku či vidimaci a legalizaci, stejně jako modul, který se používá jen jednou za čas - modul Volby.
Tím však výčet nekončí. Další moduly totiž řeší správní agendy, kam patří třeba stavební úřad, různé zákony (vodní, silniční aj.) či řešení přestupků a dokonce i agenda, týkající se výherních a hracích přístrojů.
MOST MEZI OBČANY A ÚŘADEM
Zatím jsme se věnovali vnitřním procesům úřadu a tomu, jak a čím jsou v informačním systému řešeny. Nesmíme však zapomenout na to, co jsme tvrdili už na začátku: Že úřad je tady totiž především pro občana. To však neznamená, že vnitřní informační systém úřadu musí s občany přímo komunikovat. K tomu může sloužit samostatný systém, který je s informačním systémem úřadu propojen. Takovým komplexním portálovým řešením, které by se dalo nazvat »mostem« mezi občanem a systémem úřadu - a to ať systémem komplexním nebo již zmíněnými jednotlivými softwary - je například systém eObec, stejně jako Fenix pocházející z dílny Asseco Solutions.
Tento veskrze praktický »most« může fungovat jako informátor občanů (známe jej pod pojmem »úřední deska«), ale i jako kanál pro informace, plynoucí od občana k úřadu. Občan může v tomto systému pomocí elektronických formulářů řešit nejrůznější životní situace, ať už jde o vyřízení nového občanského průkazu, nahlášení psa či o žádost o rybářský lístek. A pokud se přece jen občan musí na úřad osobně dostavit, může si prostřednictvím systému rezervovat čas příslušného úředníka. Systém je navíc napojen na vyvolávací zařízení, takže dlouhé fronty »otrávených« občanů před přepážkami už mohou být jen vzpomínkou na minulost.
Systém Fenix z dílny Asseco Solutions se už úspěšně používá i na radnici v Uherském Brodě (na snímku).
FOTO: JANA MACKOVÁ
