Rámcová smlouva je v obchodní praxi celkem běžným pojmem. Ten je však často používán jako pojmenování smluvního vztahu, který obecně vymezuje práva a povinnosti jeho účastníků do budoucna. Přitom podle zákona se pojem rámcová smlouva vztahuje výhradně k institutu veřejných zakázek. Jde o specifický...
Rámcová smlouva je v obchodní praxi celkem běžným pojmem. Ten je však často používán jako pojmenování smluvního vztahu, který obecně vymezuje práva a povinnosti jeho účastníků do budoucna. Přitom podle zákona se pojem rámcová smlouva vztahuje výhradně k institutu veřejných zakázek.
Jde o specifický smluvní vztah, který upravuje podmínky vzájemných práv a povinností zadavatele a jednoho či více uchazečů při zadávání budoucích dílčích veřejných zakázek, a to pro určité období. Základní úpravu pojmu rámcové smlouvy lze nalézt v zákoně č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZVZ).
ZÁKLADNÍ ZÁSADY
Pro rámcové smlouvy podle zákona o veřejných zakázkách platí několik základních zásad:
písemná forma;
smlouva uzavřená s jedním nebo více dodavateli (uchazeči), v případě rámcové smlouvy s více uchazeči, nesmí být počet nižší než tři;
obsah tvoří mimo jiné podmínky týkající se jednotlivých veřejných zakázek na dodávky, služby nebo stavební práce zadávaných po dobu platnosti rámcové smlouvy;
dočasnost - rámcovou smlouvu je možné uzavřít vždy jen na dobu určitou (veřejný zadavatel max. na dobu 4 let, s výjimkou upravenou v § 89 odst. 5 opírající se o objektivní příčiny);
splnění zákonných požadavků na platnost právního úkonu.
»FALEŠNÉ« RÁMCOVÉ SMLOUVY
V běžné praxi je možné setkat se s pojmem rámcové smlouvy poměrně často. Ne vždy však opravdu jde o rámcovou smlouvu ve smyslu zákona o veřejných zakázkách. Často to jsou totiž pouze smlouvy, které mají zastřešující charakter a stanovují například širší podmínky spolupráce subjektů, komplexní pravidla pro společné projekty apod. V případech častého nebo opakovaného plnění se v rámcové smlouvě stanoví základní parametry a podmínky spolupráce, a není tedy nutno sjednávat pro každý případ novou smlouvu. Jako příklad k tomu mohou sloužit rámcové smlouvy o spolupráci v oblasti poskytování finančního poradenství apod.
»Falešné« rámcové smlouvy nalezneme i v oblasti veřejných zakázek. Smlouvy, které byly uzavřeny veřejným zadavatelem ještě před účinností zákona o veřejných zakázkách, nejsou rámcovými smlouvami ve smyslu ZVZ, i když jsou takto občas označovány. To platí i u smluv uzavřených v době, kdy daná instituce či subjekt ještě nenaplňoval pojem veřejného zadavatele. Takové smlouvy pak často vymezují pouze záměr zadavatele a dodavatele k určitému budoucímu plnění, přičemž další podmínky nejsou přesně dány a jejich přesné stanovení a upřesnění je podle dohody stran ponecháno až na budoucí jednání mezi stranami.
Právní posouzení takových smluv pak pro zadavatele často přináší nemilé překvapení: Každou jednotlivou objednávku či dodatek navazující na takovou »rámcovou« smlouvu je totiž nutné považovat za samostatnou veřejnou zakázku, kterou bylo nutné zadat v souladu s tehdy platným zákonem o veřejných zakázkách. Pokud se tak nedělo, hrozí zadavateli sankce ze strany dozorových orgánů, případně i neplatnost takových dodatků či objednávek.
»PRAVÁ« RÁMCOVÁ SMLOUVA A JEJÍ VYUŽITÍ
Je nezbytné, aby každá rámcová smlouva stanovila podmínky pro zadávání jednotlivých veřejných zakázek na dodávky, služby nebo stavební práce, které budou na jejím základě zadávány. V rámcové smlouvě nemusejí být stanoveny všechny podmínky pro zadávání nebo plnění veřejných zakázek; je však třeba, aby byly stanoveny alespoň podmínky základní. Těmi jsou předmět plnění, finanční (platební) podmínky, cenové podmínky, záruční podmínky, množstevní podmínky atd. Také je třeba vzít do úvahy, že rámcová smlouva musí být vždy platným právním úkonem (zejména z hlediska určitosti a konkrétnosti vymezení jejího předmětu) a není možné ji uzavřít například »na provádění staveb« nebo »rekonstrukci obytných domů« v určité lokalitě po vymezenou dobu.
Rámcové smlouvy jsou v praxi vhodné zejména tam, kde zadavatel hodlá zadávat opakovaně či průběžně více veřejných zakázek, které jsou z hlediska svého předmětu stejné či spolu nějak souvisejí. Za normálních okolností by totiž musel zadavatel takové veřejné zakázky pokaždé znovu zadávat nebo u veřejných zakázek malého rozsahu provádět výběrová řízení podle svých interních předpisů a směrnic, což je časově i administrativně náročné.
Oborově nacházejí rámcové smlouvy uplatnění zejména u veřejných zakázek na opakované dodávky v oblasti kancelářských potřeb a spotřebního zboží, zdravotnického materiálu, potravin, ale i dopravních prostředků a náhradních dílů. V oblasti služeb jsou rámcové smlouvy vhodně aplikovatelné v případě právních či podobných konzultačních služeb, překladatelských služeb, úklidových prací, v oblasti nejrůznějších servisních a údržbových služeb, přepravních služeb apod. V oblasti stavebních prací lze rámcovou smlouvu použít pro oblast různých oprav a údržbových prací.
VÝHODY A NEVÝHODY RÁMCOVÝCH SMLUV
Hlavní výhodou rámcových smluv je nezanedbatelná úspora času. Zadavatel jedním zadávacím řízením pokryje delší časové období a více veřejných zakázek, které by jinak musel zadávat individuálně a s větší časovou náročností. To platí zejména pro rámcové smlouvy, které jsou uzavřeny s jedním dodavatelem a v nichž jsou veškeré podmínky plnění již přímo konkrétně vymezeny.
Další výhodou rámcové smlouvy je vytvoření předem definovaného okruhu dodavatelů pro plnění budoucích veřejných zakázek v dané oblasti, tedy jakýsi »short-list« dodavatelů.
Významným pozitivem rámcové smlouvy na straně zadavatele je fixace cen pro danou komoditu a delší časové období. U komodit, kde lze očekávat postupný nárůst cen, skýtá rámcová smlouva jistotu zachování předem odsoutěžených cen. Dodavatelé jsou totiž povinni při zadávání dílčích veřejných zakázek na základě rámcové smlouvy nabídnout alespoň takové podmínky, na jejichž základě s nimi byla rámcová smlouva uzavřena. To platí rovněž pro nabídkovou cenu, a dodavatelé tak mohou zadavateli nabídnout za dílčí veřejné zakázky cenu maximálně v té výši, jakou nabízeli při uzavření rámcové smlouvy, popřípadě cenu nižší.
Naopak nevýhodou na straně zadavatele je menší míra flexibility při zadávání veřejných zakázek na základě rámcové smlouvy uzavřené s více uchazeči. Zákon o veřejných zakázkách totiž zadavateli ukládá provést pro každou dílčí zakázku dílčí řízení, tzv. minitender (vyjma specifických případů předvídaných v § 92 odst. 2 ZVZ).
To znamená, že pro každou dílčí veřejnou zakázku musí zadavatel vyzvat vždy všechny uchazeče, s nimiž má uzavřenu rámcovou smlouvu, k podání nabídky. Podávání nabídek představuje na každou dílčí veřejnou zakázku nespornou zátěž jak pro dodavatele, tak pro zadavatele. Tato zátěž nicméně stále zůstává menší než v případě, kdy by zadavatel rámcovou smlouvu sjednánu neměl a musel vždy zadávat veřejnou zakázku znovu.
Výhodou je rovněž to, že rámcovou smlouvu lze uzavřít tehdy, kdy zadavatel není schopen předem určit objem či množství poptávaného plnění a kde rozptyl v objemu a množství poptávaného plnění může být velký. Obchodní rizika na straně zadavatele a dodavatele jsou v souvislosti s množstevní neurčitostí a jejími dopady vyvážená.
Rámcovou smlouvu nelze naopak použít tam, kde je předem neurčitý předmět plnění, resp. jej nelze předem přesně určit. Použití rámcové smlouvy je tak problematické zejména tehdy, je-li předmět plnění v čase proměnný. Východiskem pak je buď nepoužívat pro takové případy rámcovou smlouvu vůbec, nebo definovat předmět plnění prostřednictvím funkčních vlastností a parametrů požadovaných výstupů plnění v průběhu času.
PODCENIT ŘÁDNOU PŘÍPRAVU RÁMCOVÉ SMLOUVY SE NEVYPLÁCÍ
Při sestavování záměrů a požadavků zadavatele na zadávání veřejných zakázek lze doporučit, aby zadavatel vždy posoudil své záměry rovněž z pohledu možnosti a vhodnosti použití rámcové smlouvy. Rámcová smlouva může za určitých okolností totiž zadavateli značně usnadnit život při zadávání dílčích zakázek a při vhodném nastavení podmínek může zadavateli zajistit i potřebnou právní a ekonomickou výhodu pro budoucí plnění.
Je však třeba si uvědomit, že rámcová smlouva představuje úpravu práv a povinností obou smluvních stran na delší časové období, a její přípravě je proto třeba věnovat dostatečnou pozornost a náležitou právní a věcnou odbornost.
TOMÁŠ MACHUREK
MT Legal, s. r. o., advokátní kancelář předseda Asociace pro veřejné zakázky
Mgr. Tomáš Machurek je partnerem advokátní kanceláře MT Legal, věnující se zejména veřejnému investování se zaměřením na zadávání veřejných zakázek, udělování koncesí či jiná výběrová řízení.
FOTO: ARCHIV
