Statutární město Plzeň se před nedávnem rozhodlo významně modernizovat svůj informační systém, který řeší různorodé oblasti, například efektivní provoz dopravního podniku, personální agendu zaměstnanců města apod. Jaká jsou konkrétní řešení a především výhody, které mu tato změna přinese?
DANIEL TRHOŇ
Plzeň provozuje svůj informační systém na platformě SAP. S celkovým rozvojem města a všech služeb, které svým občanům nabízí, se neustále zvyšuje tlak na efektivní využívání a správu všech informačních a komunikačních technologií (ICT), které má k dispozici včetně informačního systému. V druhé polovině loňského roku tedy padlo na magistrátu rozhodnutí, které odstartovalo dlouhodobý projekt transformace Plzně na »chytřejší« a svým občanům otevřenější město. Cílem je rozvoj stávajícího systému SAP tak, aby vyhovoval aktuálním i budoucím potřebám městské administrativy.
Hlavním nositelem a organizátorem projektu je Správa informačních technologií města Plzně, příspěvková organizace, která byla zřízena v roce 1998. Poskytuje komplexní servis v oblasti provozu ICT, vypracovává informační strategii města a zodpovídá za rozvoj veškerých jeho informačních systémů.
SPOLUPRÁCE POMOHLA URČIT PRIORITY
Od listopadu 2008 začala spolupráce města se společností IBM, která zvítězila ve výběrovém řízení na zajištění rozvoje informačního systému prostřednictvím čtyřleté rámcové smlouvy. V průběhu prvních měsíců pracovaly obě strany společně na konkretizaci jednotlivých oblastí - projektů, které se budou uskutečňovat v následujících čtyřech letech. Přestože magistrát měl představu, co by se mělo změnit a zlepšit, specialisté z konzultační divize IBM GBS mu pomohli nahlédnout na problematiku z jiné perspektivy. Vnesli do ní své připomínky a nové náměty. Výsledkem této počáteční fáze spolupráce obou týmů je konkrétní zadání prvních pěti projektů.
MODERNIZACE PERSONÁLNÍ A MZDOVÉ AGENDY
První a zatím nejrozsáhlejší etapou kooperace je aplikace modulu SAP v oblasti řízení lidských zdrojů pro magistrát, městské obvody 1 až 10 a městskou policii. Tento modul zahrnuje kompletní informační podporu agendy řízení lidských zdrojů včetně rozvoje vzdělávání, zpracování a výpočtu platů, evidence docházky a dalších nepřítomností přes jediný portál. Vzhledem k tomu, že radnice používala stávající systém v této oblasti přibližně dvacet let, jeho modernizace a přechod na efektivnější řízení této agendy byly velmi potřebné. K hlavním přínosům nového modulu patří:
zkvalitnění personálních a vzdělávacích procesů pro více než 1200 zaměstnanců včetně kontroly stavu povinných školení,
zefektivnění procesů pořizování dat pro výpočet platů (evidence docházky, nemocí, dovolených, služebních cest apod.) včetně zpracování a výpočtu platů,
vyšší uživatelský komfort a lepší správa systému,
zvýšení bezpečnosti personálních dat.
Všechny součásti modulu personalistiky a mezd jsou vzájemně integrované. Například stačí, když se žádost o dovolenou vyplní pouze jednou a systém ji automaticky propojí se zpracováním mezd i docházkou.
ŘÍZENÍ ÚDRŽBY DOPRAVNÍCH PROSTŘEDKŮ
Dalším důležitým projektem je rozvoj stávajícího informačního systému v plzeňském dopravním podniku. Uskuteční se ve dvou etapách v letech 2009 a 2010. Projekt bude mj. zahrnovat řízení údržby dopravních vozidel - tramvají, autobusů a trolejbusů. Výhody této změny tak pocítí přímo všichni Plzeňané. Rozvoj systému SAP v této oblasti přinese:
plynulejší a bezpečnější dopravu, na kterou se budou moci kdykoliv spolehnout,
bude také předcházet nečekaným výpadkům městských spojů kvůli jejich nucené opravě,
bude zajišťovat plánování a řízení pravidelných i nahodilých oprav včetně sledování a vyhodnocování nákladů na tyto opravy,
bude řídit nákup náhradních dílů tak, aby v nich nebyly zbytečně vázány peněžní prostředky, ale zároveň, aby byl v případě nutné opravy příslušný materiál ihned k dispozici. Výsledkem tohoto projektu bude zlepšení efektivity všech stávajících procesů a významná úspora nákladů.
INSPIRACE PRO OSTATNÍ MĚSTA
IBM zajišťuje v Plzni nejen samotné využití moderních postupů na bázi informačního systému SAP, ale plní především roli konzultanta celkového rozvoje ICT. Město se tímto rozsáhlým projektem přibližuje k vyspělým evropským městům, jako je Parma či Milán, která využívají inteligentní informační technologie ke zlepšení interakce se svými obyvateli i ke zefektivnění správní administrativy. Zajisté může být dobrou inspirací pro ostatní česká města.
DANIEL TRHOŇ
advisory project manager IBM ČR
Cílem projektu je rozvoj stávajícího systému SAP tak, aby vyhovoval aktuálním i budoucím potřebám městské administrativy.
ILUSTRAČNÍ FOTO: ARCHIV
