Je nutné na materiálech vyvěšovaných na úřední desce obecního úřadu vyznačovat kromě data vyvěšení na fyzické úřední desce i datum vyvěšení na úřední desce elektronické? A musí být toto datum shodné? Stává se totiž, že žadatel o vyvěšení pošle žádost nejdříve e-mailem a pak třeba za 2 dny klasickou...
Je nutné na materiálech vyvěšovaných na úřední desce obecního úřadu vyznačovat kromě data vyvěšení na fyzické úřední desce i datum vyvěšení na úřední desce elektronické? A musí být toto datum shodné? Stává se totiž, že žadatel o vyvěšení pošle žádost nejdříve e-mailem a pak třeba za 2 dny klasickou poštou (nebo naopak), takže není možné zajistit stejný datum vyvěšení.
Do 31. 12. 2005 byla problematika zřizování úředních desek obecních úřadů upravena v zákoně o obcích, s účinností od 1. 1. 2006 obsahuje obecnou právní úpravu institutu úřední desky pro všechny správní orgány správní řád. Podle § 26 odst. 1 správního řádu každý správní orgán zřizuje úřední desku, která musí být nepřetržitě veřejně přístupná. Pro orgány územního samosprávného celku se zřizuje jedna úřední deska. Obsah úřední desky se zveřejňuje i způsobem umožňujícím dálkový přístup, tzn. zpravidla prostřednictvím webových stránek.
Z povahy institutu úřední desky vyplývá, že zveřejnění písemností způsobem umožňujícím dálkový přístup by mělo časově odpovídat zveřejnění písemností na "fyzické" úřední desce, tzn. písemnost by měla být na "elektronické" úřední desce zveřejněna pokud možno ve stejnou dobu jako na "fyzické" úřední desce. Vyloučit však nelze, že z různých důvodů (například kvůli technické poruše), budou časy zveřejnění na "fyzické" a "elektronické" úřední desce rozlišné. Obecně však platí, že ke zveřejnění dokumentu způsobem umožňujícím dálkový přístup by mělo dojít neprodleně po zveřejnění na "fyzické" úřední desce.
Pokud jde o náležitosti doložky o zveřejnění, kterou se opatřuje zveřejňovaná písemnost, dlouhou dobu její náležitosti nebyly žádným předpisem stanoveny. To se změnilo k 1. 7. 2009, kdy nabyla účinnosti novela zákona o archivnictví a spisové službě. Podle novelizovaného ustanovení § 65 odst. 3 tohoto zákona je povinností správního orgánu vyvěšovaný dokument opatřit datem vyvěšení a po sejmutí rovněž datem sejmutí; dokument je třeba zařadit do příslušného spisu jako doklad o vyvěšení dokumentu na úřední desce. Zákon výslovně stanoví, že tato pravidla se nevztahují na zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce. To znamená, že povinností správního orgánu je opatřit vyvěšovanou písemnost pouze údaji o době zveřejnění na "fyzické" úřední desce. Na druhou stranu lze doporučit, aby rovněž údaj o zveřejnění na "elektronické" úřední desce byl nějakým způsobem podchycen, a to například prostřednictvím evidence k úřední desce.
Pro případ, že zveřejnění dokumentu je po obci požadováno jiným správním orgánem a tento dokument zaslal pouze v písemné podobě, doporučuji vyžádat si rovněž elektronickou verzi dokumentu, a to s odkazem na § 8 odst. 2 správního řádu ("správní orgány vzájemně spolupracují v zájmu dobré správy"). Zde je podle mého názoru možno akceptovat, že pokud správní orgán požadující zveřejnění vyvěsil dokument na vlastní "elektronické" úřední desce, provede obec zveřejnění aktivním odkazem ze své "elektronické" úřední desky na místo, kde je k dispozici dokument s totožným obsahem, vystavený jeho iniciátorem.
Nezveřejnění písemnosti způsobem umožňujícím dálkový přístup způsobuje právní následky spočívající v neplatnosti, resp. neúčinnosti příslušného právní úkonu, pouze v případech stanovených výslovně právním předpisem (podle současné právní úpravy se jedná pouze o případy doručování veřejnou vyhláškou). V této souvislosti je však třeba zmínit, že chybné zveřejnění, resp. nezveřejnění dokumentu s sebou může nést i jiné důsledky - např. podle rozpočtových pravidel územních rozpočtů ve znění účinném od 1. 4. 2009 je nezveřejnění návrhu rozpočtu nebo závěrečného účtu zákonem předepsaným způsobem považováno za správní delikt, za který se uloží pokuta do 1 000 000 Kč.
Mgr. PAVLA SAMKOVÁ
právnička
