Datové schránky se od letošního 1. července staly i pro obce pevnou součástí jejich práce s dokumenty. Co vlastně znamenají pro municipální sféru? Jak mají úřady územních samosprávných celků postupovat při jejich aktivaci? Odpovědi naleznete v dopise, který jste do svých obcí a měst obdrželi...
Datové schránky se od letošního 1. července staly i pro obce pevnou součástí jejich práce s dokumenty. Co vlastně znamenají pro municipální sféru? Jak mají úřady územních samosprávných celků postupovat při jejich aktivaci? Odpovědi naleznete v dopise, který jste do svých obcí a měst obdrželi začátkem července od České pošty. Dopis ovšem také obsahuje jméno a heslo, s nimiž se za svou obec do datové schránky přihlásíte a provedete prvotní nastavení.
Pokud jste takový dopis nedostali, zřejmě jste se, bohužel, ocitli mezi několika desítkami obcí, které v systému ePUSA (www.epusa.cz) měly špatně uvedenou adresu a statutárního zástupce. V takovém případě si údaje v ePUSA zkontrolujte a opravte na správné. Dále vyčkávejte pokynů ministerstva, vnitra - v podstatě máte čas až do konce října.
Od 1. listopadu by totiž měla mít svoji datovou schránku aktivovánu každá obec. Pokud tak neučiní sama, pak za ni schránku aktivuje z moci úřední ministerstvo vnitra. Znovu proto opakuji: Postupujte vždy podle informací, které jste nalezli v dopise od České pošty. Pokud byste si chtěli zkontrolovat, zda máte na úřadě vše správně připraveno na spuštění datové schránky (tedy například, zda pověřené osoby mají novou povinnost uvedenu v pracovní náplni, máte aktualizovaný organizační řád a do spisového a skartačního řádu jste správně doplnili nový způsob doručování), podívejte se na www.datoveschranky.info a dále do informační části. Tam v sekci metodické postupy (OVM) naleznete návod, na co vše se nesmí zapomenout a co jak u vás v obci udělat včetně konkrétních návrhů řešení. Nezapomeňte ani na to, že po 90 dnech od svého doručení do datové schránky datová zpráva mizí. Měli byste si proto pořídit spisovou službu, případně využít placené služby České pošty na dlouhodobé uchovávání datových zpráv.
V té souvislosti doporučuji ověřit si, zda pro vaši obec v tomto smyslu nenabízí pomoc kraj. Například Plzeňský kraj nabídl všem obcím na svém území (ale mohou to využít i obce mimo jeho území) a všem organizacím, jejichž je zřizovatelem, spisovou službu v rámci IS VIRTUOS (www.evirtuos.cz). Pokud vás tato možnost zaujme, můžete nás kontaktovat na info@evirtuos.cz.
VÁCLAV KOUDELE
vedoucí odboru informatiky
Krajský úřad Plzeňského kraje
