Není to tak dávno, kdy se pracovníci městských a obecních úřadů začínali seznamovat s elektronickou spisovou službou. Nyní mají další úkol - uvést do praxe datové schránky. Podle zkušeností tří oslovených úřadů se zdá, že by to nemusel být velký problém.
Jaké jsou vaše zkušenosti se zaváděním elektronické spisové služby? Vyskytly se v tomto procesu nějaké problémy?
Ing. Zdeněk Slepička, tajemník Magistrátu města Kladna: Elektronickou spisovou službu využíváme již pět let. Od roku 2008 jde o informační systém EZOP, který zajišťuje komplexní vedení spisové služby včetně správy dokumentů. S jeho pomocí je možné nahradit veškeré papírové podací deníky a ostatní evidenční pomůcky s touto problematikou spojené. EZOP řeší evidenci, oběh, schvalování a vyřizování písemností včetně jejich zařazení do spisů (složek).
Se spisovou službou pracuje přibližně 350 uživatelů, kteří prošli základním školením a průběžně se seznamují s novými funkcemi tohoto produktu.
Začátky zavedení spisové služby na našem úřadě byly organizačně, ale hlavně časově náročné. Uživatelé se báli, že je bude nový program v jejich práci spíše zdržovat. To byly ale jen počáteční obavy, které byly velice rychle překonány, a nyní si většina pracovníků nedovede svoji práci s dokumenty bez tohoto systému představit. Touto elektronickou evidencí písemností odpadla celá řada ručně vedených podacích deníků, ručně psaných obálek a obtížného sledování oběhu písemností.
EZOP také umožňuje propojení s ostatními programy, které úřad používá, například Stavební úřad, Přestupky, Sociální agenda.
V současné době se připravuje inovace a rozšíření informačního systému EZOP v souvislosti s novým zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických dokumentech a autorizované konverzi dokumentů a novelou zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Tyto dva zákony vnášejí do vedení elektronické spisové služby nové, a dá se říci, převratné prvky. Jedním z nich je systém datových schránek, který po uplynutí přechodného období, tj. od 1. 11. 2009, zavádí povinnost pro všechny orgány veřejné moci komunikovat pomocí datových schránek. Dalšími navazujícími prvky je autorizovaná konverze dokumentů a zavedení elektronických podpisů pro všechny pověřené úřední osoby podle správního řádu a další zaměstnance.
Všechny změny musí tvůrce informačního systému do spisové služby včlenit tak, aby se naplnila litera zákona a aby zaměstnanci využívající tento software nebyli zatíženi příliš velkým množstvím nových úkonů a další administrativou.
Mgr. Zdeněk Opálka, vedoucí odboru vnitřních věcí Městského úřadu Břeclav: Potíže, které se řešily při zavádění systému elektronické spisové služby, souvisejí s lidskou ochotou učit se cokoli nového a v mnoha případech i s osobním přístupem jednotlivců. Systém není šitý na míru, co se uživatelské přívětivosti týče, a tím možná i mnohé uživatele odrazuje na první pohled složitostí ovládání. Jako každý jiný, i tento systém je živý, neustále se vyvíjí, každá součást má vazbu na okolí, a tím se stává, že se v praxi často řeší provozní problémy.
Nicméně podařilo se sjednotit vizuální stránku obálek pro korespondenci, každý důležitý papír evidovaný ve spisové službě je označen PID - prvotním identifikátorem dokumentu (unikátním čárovým kódem), veškeré písemnosti mají v každém okamžiku svého života aktuálního majitele a ve vazbě na elektronickou spisovnu se snáze připravuje materiál k archivaci či skartaci.
Každá přicházející či odcházející písemnost (typ je určen spisovým a skartačním řádem) je evidována a kdykoliv dohledatelná.
V blízké budoucnosti bude celý systém doplněn moduly e-podpis a e-písemnost, které mimo evidenční část doplní spisovou službu i o elektronický obraz elektronicky podepsané písemnosti.
Náklady na zavedení spisové služby se nedají přesně vyčíslit, protože tento modul je součástí informačního systému města, kam patří i další záležitosti. Nicméně dá se říct, že se pohybovaly v řádech stovek tisíc korun a desítek tisíc korun v ročních udržovacích poplatcích.
Systém je flexibilní, což je důležité v souvislosti s aktuálním zaváděním datových schránek. Plné automatizaci pracovních procesů brání snad jen ochota či neochota lidí přijímat nové věci. Důležitou roli samozřejmě hraje faktor finanční náročnosti.
Elektronickou spisovou službu v úzké vazbě na elektronizaci veřejné správy, systém datových schránek, budování technologických center obcí s rozšířenou působností, považujeme za stěžejní bod budoucí bezpapírové komunikace úřadu s občany i jinými subjekty.
Milena Vlčková, tajemnice Městského úřadu Domažlice: Elektronickou spisovou službu zavedl náš úřad již v roce 1996, kdy to ještě nebyla povinnost. Jednotliví úředníci si ji osvojili bez větších problémů.
/jo/
