V nabíhajícím systému datových schránek a automatizované konverze dokumentů mají do jisté míry specifické postavení obce s pověřeným obecním úřadem. Jednou z nich jsou Lázně Bohdaneč na Pardubicku, jejíž zkušenosti mohou být poučné.
Hned po zveřejnění zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ve Sbírce zákonů 19. 8. 2008 se město snažilo získat především informace, jak postupovat. "Nejvíce informací lze získat ve spolupráci s ministerstvem vnitra, které zřídilo speciální stránky www.datoveschranky.info. Také jsme měli možnost zúčastnit se jeho seminářů. Nejdůležitější jsou pro nás osobní konzultace. Mnoho poznatků jsme získali i díky Sdružení tajemníků městských a obecních úřadů ČR a na poradách tajemníků obcí Pardubického kraje," vysvětluje tajemnice městského úřadu RNDr. Alena Stránská.
JAK JE TO S FINANČNÍ POMOCÍ
Podstatná je však pro dvojkové obce i spolupráce s trojkovými obcemi. "S implementací datových schránek úzce souvisí i zákonná povinnost elektronické spisové služby obcí s pověřeným obecním úřadem. Rovněž je nutné v souvislosti s těmito zásadními změnami ve veřejné správě proškolit zaměstnance úřadu. Na tyto aktivity je možné získat finanční prostředky z Integrovaného operačního programu (IOP). Žadatelem a tedy i příjemcem pomoci mohou být obce s rozšířenou působností (ORP). Uzavře-li dvojková obec dohodu o partnerství s trojkovou obcí, může získat jejím prostřednictvím finanční prostředky na pořízení elektronické spisové služby. Získá-li trojková obec z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost finanční prostředky na školení v oblasti elektronizace veřejné správy, budou se školení pro všechny zaměstnance úřadu uskutečňovat bezplatně," doplňuje tajemnice.
Otázka finančního zabezpečení fungování datových schránek v návaznosti na spisovou službu je jednou z nejdůležitějších. V krajní situaci se může stát, že zastupitelstvo obce na zajištění daného úkolu nebude chtít uvolnit finanční prostředky. Podle názoru RNDr. Stránské se zohledňují nároky spíše malých obcí a situace dvojkových obcí se přehlíží: "Zatím to vypadá tak, že naše trojková obec vykládá podmínky výzvy IOP jinak než my. Tvrdí, že nelze požádat o finanční pomoc na zřízení samostatné spisové služby pro náš úřad. O vysvětlení a radu jsme opět požádali Ministerstvo vnitra ČR. Ing. Jitka Cenková nám potvrdila, že ORP může žádat o samostatnou spisovou službu pro obec s pověřeným úřadem, ale je nutné zakotvit to do dohody o partnerství. Také nám vysvětlila nejasnosti kolem výběrového řízení na poskytovatele spisové služby a problematiku fakturace. Obce základního typu mají situaci jednodušší kvůli malému objemu písemností. Spisovou službu pro ně může zabezpečovat trojková obec v rámci technologického centra přidělením licence."
PROPOJENÍ SE SPISOVOU SLUŽBOU
Lázně Bohdaneč mají výhodu, že formy e-Governmentu využívají již delší dobu cíleně a systematicky. Svědčí o tom fungující kontaktní místo CzechPOINT. "Zavedením datových schránek se služby kontaktních míst rozšířily. Lze zde zažádat o zřízení datové schránky a tato místa provádějí autorizovanou konverzi dokumentů," vysvětluje RNDr. Stránská. Jak dále zdůrazňuje, stěžejní je rovněž propojení datových schránek se spisovou službou. "Pro úřady je to klíčový problém, aby byl naplněn zákon o archivnictví a spisové službě. Je nutné zajistit výkon spisové služby v souladu s prováděcí vyhláškou, což je možné pouze spolehlivou elektronickou spisovou službou a s kvalitně proškolenými zaměstnanci. Tyto úkoly musíme aktuálně zvládat, ale jejich řešení závisí i na postoji ORP."
Pro obce zbývá ještě řada konkrétních věcí, které bude třeba vyjasnit a upřesnit. Na městském úřadě se dokonce setkali s tím, že jednatelé dvou právnických osob v předstihu chtěli požádat o zřízení datové schránky, kterou jim ze zákona zřizuje ministerstvo vnitra. Stalo se tak na základě mylně pochopené a zčásti i věcně zavádějící informace v médiích. Podle informatika Jiřího Jakubce, který má na městském úřadě na starosti danou problematiku, byly některé prováděcí vyhlášky "vydávány na poslední chvíli".
A v čem vidí přínos datových schránek starostka Ing. Iveta Šimková? "Komunikace mezi úřady a právnickými osobami je rychlejší, evidence dokumentace přehlednější a doručování písemností jednodušší. Zřídí-li si datovou schránku fyzická osoba, představuje to i značný komfort při vyřizování úředních záležitostí z pohodlí domova."
MILOŠ CHARBUSKÝ
JAN STEJSKAL
