Změny v komunikaci mezi státní správou, samosprávou a firmami přinesou v souvislosti se zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, povinnost přijímat elektronické dokumenty pomocí datových schránek. Tato skutečnost předpokládá i převody dokumentů, elektronické podepisování a archivace. Zvláště důležité bude vypořádat se s převody dokumentů (konverzemi).
Elektronický dokument z datové schránky bude nutné po přijetí uložit, předat k dalšímu vyřízení a následně archivovat. Podle předpokládané zátěže systému je třeba zvolit vhodné řešení pro práci s dokumenty, jímž může být systém DMS (document management system = systém pro správu dokumentů), který používá i typový projekt "technologických center" ministerstva vnitra. Tato centra by měla vznikat na obcích s rozšířenou působností a v krajích. Měla by poskytovat služby pro obce a města, která pod daná centra spadají.
Konverze dokumentů je možné uskutečnit ručně nebo systémovým serverovým řešením se snadnější dostupností. Výsledkem tohoto procesu je dokument, který úředník smí elektronicky podepsat i pomocí běžného Adobe Readeru. Systémy správy dokumentů dokáží nabídnout rovněž služby pro převody dokumentů do PDF a připojení ověřovací doložky (viz schéma).
ELEKTRONICKÝ PODPIS DOKUMENTU
Při práci v úřadě je často potřeba dokument podepisovat i vícenásobně. Elektronický podpis se použije při konverzích dokumentů, které budou obsahovat ověřovací doložku, nebo při vydávání dokumentů, které podepisuje více zaměstnanců. Pro praktické využití bude vhodné použít nástroj, který vícenásobný podpis umožní, například celosvětově rozšířený a zdarma dostupný Adobe Reader. Převod dokumentu umožňuje novela archivního zákona ustanovením o připojení záznamu o provedení převodu, obdobně jako u ověření dokumentu, který bude třeba také podepsat.
VYTVÁŘENÍ DOKUMENTŮ V PDF/A A ARCHIVACE
Pro dlouhodobou archivaci, ale zřejmě i pro doručování datovou schránkou bude nutné dokumenty převádět do formátu PDF/A, který má svůj standard ISO 19005-1:2005. Převod se může uskutečnit manuálně nebo automaticky například systémem správy dokumentů. Před začleněním nástroje do práce úřadu je vhodné ověřit správnost generování PDF/A. Správnost lze ověřit pomocí nástroje Preflight, který zjistí, zda byl dokument vytvořen v souladu a ISO standardem. Preflight je integrovanou součástí například software Adobe Acrobat.
PŘIJETÍ A PŘEVOD DOKUMENTU
Při přijetí je dokument nutno opatřit podacím razítkem. Při převodu mezi formáty je třeba vložit záznam o převedení dokumentu. V obou případech potřebujeme nástroj, kterým budeme připojovat tyto informace do dokumentu. Musíme vložit stránku s ověřením údajů, vložit razítko. Nejpřehlednější by bylo, stejně tak jako je to nyní u papírového dokumentu, opatřit elektronický dokument razítkem ve vizuální podobě.
Úřad často žádá žadatele o doplnění žádosti, aby nemusel správní řízení zastavovat. Bude proto třeba zajistit možnost doplnit žádosti o další údaje. Dokument PDF taková doplnění dokumentu umožňuje, a to včetně validace změn elektronickým podpisem.
PLATNOST ELEKTRONICKÉHO DOKUMENTU
V souvislosti s elektronickými dokumenty se často diskutuje právní validita (platnost) elektronického podpisu. Podstatnými prvky dokumentu jsou jeho informační obsah a jeho platnost stvrzená podpisem.
U přijatého podání si úřad nejprve ověří platnost podání při přijetí dokumentu, na základě čehož zahájí například správ- ní řízení. U papírového dokumentu se ani v současnosti platnost podpisu neověřuje, u elektronického dokumentu lze ověřit elektronický podpis v běžném Adobe Readeru. Dokument je proto důkazem právě pro dané správní řízení. U dlouhodobé archivace se platnost dokumentu ověřuje při vstupu do archivu. Dále se prokazuje již jen platnost tohoto ověření tím, že je dokument pravidelně před vypršením platnosti elektronického podpisu přepodepsán. O tuto činnost se dokáže automaticky postarat systém správy dokumentů (DMS).
Proces dlouhodobé archivace není po technologické stránce snadný. Proto řešení správy dokumentů v rámci technologického centra pro obec s rozšířenou působností představuje opravdu výhodné řešení. Na zřízení technologického centra je v současné době možné získat dotaci od ministerstva vnitra.
Navrhované řešení technologického centra může uspokojit potřeby všech obcí, ze kterých pak spadne podstatné břímě související s konverzemi dokumentů a archivací. Pomocí DMS systémů je možné pokrýt napojení na datové schránky, elektronický oběh dokumentů, konverze i oblast spisové služby pro obce, které je ještě nemají zavedené.
ALEŠ FIDLER
Cleverbee, s. r. o.
