Podstatou lidské společnosti je komunikace. Bez té bychom nedosáhli ničeho. V dávné minulosti se informace šířily velmi pomalu a složitě. Často byly předávány jen ústně, čímž se zkreslovaly. S nástupem moderních technologií, zejména však v posledním desetiletí s nástupem IT, se situace radikálně změnila.
Dnes již nechceme, aby se informace šířily pouze ústním podáním, a přestaly nám stačit kdysi oblíbené vývěsky a nástěnky. Moderním trendům v mnohém neodpovídá už ani systém tištěných periodik či hlášení obecního rozhlasu. Nutně potřebujeme, aby informace byly dostupné všem občanům kdykoliv a kdekoliv. Potřebujeme, aby byly uspořádány přehledně, a aby tak důležité věci nezapadly mezi méně důležité. Požadujeme, aby byly uveřejněny hned, bez zbytečného odkladu. A právě k tomu všemu nám slouží informační webové portály obce.
Komunikace s občany i návštěvníky obce dosud bývá často opomíjena. Bez správných a relevantních informací se však neobejde nikdo. Nedostatek informací nutí občany v lepším případě k tomu, aby si je získávali sami. V horším případě nastoluje apatii a tlumí zájem o obec a dění v ní.
Co můžeme udělat, aby nás podobná situace nepotkala? Řešení se nabízí samo. Zapoj-me moderní technologie a využívejme více prostředků, které již v dnešní době téměř každý doma či v zaměstnání má - počítač a počítačovou síť. Vybudujme si vlastní informační portál obce a hlavně - udržujme ho obsahově aktuální. Nejeden skvělý portál totiž skončil právě na nedostatcích v jeho obsahu.
INFORMACE VERSUS TECHNOLOGIE
Jak vybudovat kvalitní portál obce? Pryč je doba, kdy se portály budovaly jako statické HTML stránky a ke zveřejnění informací byl vždy potřebný zásah IT specialisty. Ten nebyl často k zastižení, a představoval tak úzké hrdlo, v němž se mnoho věcí zaseklo, zdrželo nebo jinak znehodnotilo.
Moderním trendem je maximálně zkrátit dobu od vzniku informace k jejímu publikování (uveřejnění) na portálu. Správu we- bového obsahu už zajišťují tzv. redakční systémy, někdy rovněž označované jako publikační systémy. Nabízí je spousta dodavatelů; mají různé moduly, obsahují integrační můstky na další systémy apod. Jedno však mají vždy společné - umožňují bez detailní znalosti IT technologií umístit na webový portál požadovaný obsah (nejčastěji text, obrázek, soubor).
Jak to celé funguje? Na serveru je nainstalován redakční systém. Ten obsahuje zpravidla dvě části - aplikaci pro autory a redaktory (někdy nazývanou také jako redakce, správa či administrace) a vlastní webový portál určený občanům. Redaktoři obsah vytvářejí, zveřejňují a spravují. Občané pak na webovém portálu s obsahem pracují. Vše je přitom snadno dostupné prostřednictvím internetového prohlížeče.
CO LZE OD REDAKČNÍHO SYSTÉMU OČEKÁVAT
Samotný obsah lze na portál vkládat různě. Dnes ustupující variantou je "vyvěsit" na portál vše jako soubor ke stažení, například ve formátu pdf či doc. Uživatelé jsou tak nuceni stahovat velké množství zbytečných souborů, ukládají si je na svůj disk, čímž porušují základní pravidlo mít vše aktuální dostupné centrálně na jednom místě. Moderní redakční systémy dovolí přímo editovat obsah ve WYSIWYG editoru se širokou možností formátování textu, vkládání obrázků či tabulek a tvorby hypertextových odkazů. Na webovém portálu tak mohou být jako soubory ke stažení vystaveny skutečně jen dokumenty (například formuláře, dokumentace, zápisy atd.), ostatní lze vkládat jako články přímo na portál.
Samozřejmostí dobrého redakčního systému je možnost strukturovat obsah. Aby bylo možné s informacemi jednoduše pracovat, nesmí být uloženy všechny pohromadě bez jakékoli kategorizace. Každý musí vědět, kde najde informace z jednání zastupitelstva, kde je přehled vybíraných poplatků, kde se nacházejí informace o památkách či kulturních akcích atd. Strukturu obsahu lze snadno vytvářet pomocí složek, samozřejmostí je možnost vytvářet hierarchii.
Aby bylo možné udržet obsah stále aktuální a webový portál neobsahoval po několika letech provozu nepřeberné množství zastaralých informací, umožňují redakční systémy nastavit dobu platnosti (viditelnosti) dokumentu. Neaktuální dokument tak sám z webového portálu zmizí. Redakční systémy pak standardně umožňují umístit jeden dokument či článek na více míst portálu s nastavením jiné doby platnosti pro každou sekci zvlášť.
A co když někdo přehlédne nově vloženou informaci? Tomu předchází možnost automatického zasílání informačního e-mailu o změnách a novinkách na portále. Je dobré, když si občané mohou sami nastavit, o kterých změnách chtějí být informováni. Takto jsou spojeny výhody webového portálu (aktuální informace jsou přehledně centrálně uložené) a e-mailového věstníku.
KAM SPĚJE DALŠÍ ROZVOJ?
Informační webové portály se budou i dále s rozvojem webových technologií zdokonalovat, umožní lepší a věrnější formátování textu, stanou se nezávislé na použité platformě. Hlavní trend jejich dalšího rozvoje však vidím v dalších portálových aplikacích, jako je třeba epodatelna, nahlížení do vybraných evidencí a registrů obce či online výběr poplatků. V současné době lze tento trend sledovat zvláště u velkých měst, kde jsou čistě obsahové portály doplňovány o další webové aplikace.
PAVEL GRÁF
ředitel vývojového centra společnosti ecommerce.cz, a. s.
Slovníček
- Integrační můstky - technologické rozhraní pro napojení na data poskytovaná aplikacemi třetích stran.
- WYSIWYG - akronym anglické věty "What you see is what you get" (Co vidíš, to dostaneš). Tato zkratka označuje způsob editace dokumentů v počítači, při kterém je verze zobrazená na obrazovce vzhledově totožná s výslednou verzí dokumentu.
