V polovině roku vstoupí do veřejné správy nový fenomén - datové schránky. Jejich prostřednictvím bude možné komunikovat s úřady. Doručování písemností elektronickou cestou ovládne postupně všechna správní řízení. To, že přirovnání k pozitivní revoluci není od věci, vysvětluje v rozhovoru náměstek ministra vnitra pro veřejnou správu Mgr. Zdeněk Zajíček.
Co vlastně pojem datová schránka označuje?
Datové schránky umožní plnohodnotnou elektronickou komunikaci mezi úřady navzájem a mezi úřady na jedné straně a firmami i fyzickými osobami na straně druhé. Snažili jsme se najít praktické řešení, jak překonat ověřený elektronický podpis, který je rozšířený jen minimálně. Všichni tušíme, jaké výhody by mohla mít elektronická komunikace s úřady. Zatím ale vždycky narážela a končila u málo užívaných elektronických podpisů. Přes ně nebylo možné jít dál. Datové schránky problém řeší, protože výměna dokumentů ze schránky do schránky má právně závazný charakter. Jde o garantované doručení, které nese přesné časové "razítko". Systém také zachytí, kdy si adresát zásilku vyzvedl. Věřím navíc, že tato změna bude dobře přijata také proto, že se komunikace celkově výrazně zlevní. Samotné zřízení datových schránek i zasílání dokumentů od občanů a firem do úřadů bude bezplatné.
Koho se to bude týkat?
Ministerstvo vnitra zřídí od letošního 1. července datové schránky všem úřadům a dalším veřejným institucím a také všem právnickým osobám. Podnikající fyzické osoby (živnostníci) i běžní občané mohou od tohoto termínu o zřízení datové schránky požádat sami. Žádost přitom nebude nikterak komplikovaná. Specifickou skupinu ještě tvoří advokáti, daňoví poradci a insolvenční správci, u nichž zákon počítá se zřízením datových schránek v polovině roku 2012. Další podrobnosti určuje zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
Co to bude znamenat pro úřady a úředníky?
Ta změna bude poměrně významná. Červenec, srpen a září budou potom jakýmsi přechodným obdobím, kdy musíme nejen informaci samotnou, ale i všechny přístupové kódy rozšířit mezi úřady a právnické osoby. Po 1. říjnu 2009 budou už úřady posílat všechna svá rozhodnutí, stanoviska i vyjádření právnickým osobám výhradně do datové schránky. Odpadne tak samozřejmě spousta papírování. Zároveň bude i komunikace mezi jednotlivými úřady probíhat elektronicky.
Nebojíte se, že bude období po zavedení datových schránek hektické a že se budou závazné dokumenty ztrácet?
Ten systém není složitý, i když tak možná na první pohled vypadá. Ztráta dokumentů hrozí určitě méně, než je tomu u listovních zásilek. Tu můžete snadněji založit mezi jiné papíry. Jedna z důležitých výhod spočívá také v tom, že na svůj e-mail či mobilní telefon každý dostane informaci o tom, že do datové schránky právě dorazila zásilka. Umožní to jistě lepší přehled i kontrolu nad veškerou komunikací mezi úřady a veřejností.
Pro úřady to bude změna podstatná i z hlediska organizace vlastní práce. Budou se na ni muset připravit. Jednodušší to bude tam, kde už mají svou spisovou službu a sledují oběh dokumentů elektronicky. Důležité totiž bude, aby se zásilky doručené do datové schránky úřadu správně roztřídily a putovaly potom na "správné" odbory a za "správnými" referenty. Stejně tak musí spisová služba zajistit zpětnou distribuci dokumentů všem adresátům. Z reakcí samotných úředníků skutečně cítíme, že mají z elektronické podoby oběhu dokumentů obavy. Jsem ale přesvědčen, že je to opravdu jen otázkou zvyku. Naprostá většina z nás se dávno naučila zacházet se svou elektronickou poštou a nikoho by dnes nenapadlo, že by to mělo být složitější než práce s papírovým dokumentem. Spíše naopak.
Výhodu budou mít ty instituce, které už spisovou službu mají. Co ty ostatní?
Připravili jsme pro ně jakousi základní verzi spisové služby, která zajistí distribuci dokumentů v rámci úřadu, jejich sledování i distribuci rozhodnutí do datových schránek adresátů. Půjde opravdu jen o základní verzi, která by ale měla dostatečným způsobem uspokojit nároky, které zavedení datových schránek přinese.
V kterém okamžiku bude zásilka pokládána za doručenou?
To je z právního hlediska důležitá věc. Skrývá se v tom i jedna z podstatných výhod datových schránek. Reálně tak bude možné zrychlit správní řízení a zabránit jejich často nesmyslnému protahování. Pokud si adresát datovou zprávu nevyzvedne, má se za doručenou desátý den po odeslání do příslušné datové schránky. Odpadne tak složité doručování těm, kteří mají tendenci se před úřady zapírat.
Úřady ale budou muset nějaký čas fungovat ve dvojím režimu - právnickým osobám rozesílat vše elektronicky, ostatním zatím stále v papírové podobě. Navíc budou ještě rozlišovat, které fyzické osoby či živnostníci si schránku zřídili, aby je napříště oslovovaly také jen elektronicky. Nebylo možné systém sjednotit a od samého začátku nastartovat pro všechny?
Mám dojem, že i "jen" skupinou právnických osob si bereme obrovské sousto. I v této skupině přitom bude určitě řada firem, které nejsou zatím připojené k internetu. Svou datovou schránku však budou schopny spravovat odkudkoli, a neměl by to být proto velký problém.
Fungování v dvojím režimu by úřadům velké komplikace působit nemělo. Spisová služba by měla v interakci s datovou bází ministerstva vnitra po vyplnění adresy sama automaticky nabídnout doručení do datové schránky fyzické osoby, pokud již existuje. U všech právnických osob to bude od 1. října zcela automatické, jak jsem již uváděl.
Máte plán, jak všechny úředníky proškolit a jak je vůbec informovat o této novince?
To bude samozřejmě velice náročné. Už na konci roku jsme o základních pravidlech systému informovali informatiky krajských úřadů. Chceme postupně šířit informaci jejich prostřednictvím přímo na jednotlivé úřady až do úrovně základních obecních a městských úřadů. Pro všechny připravujeme přehledné manuály. Zároveň bude k dispozici informační internetová stránka a samozřejmě i telefonní informační linka.
Jak budou datové schránky chráněny před útoky a případným zneužitím?
Snažíme se, aby celý systém měl jednoduchou a účinnou ochranu. Máme za sebou pozitivní příklad CzechPOINT, kde jsme také museli překonat silnou vlnu nepodložené kritiky. Po roce fungování se žádné vážné problémy neobjevily.
Zaznamenali jsme námitky lidí z podnikatelské sféry, kteří se bojí možného zneužití datových schránek ve své vlastní firmě. Vysvětlujeme jim, že to riziko není o nic vyšší než v případě běžných dokumentů a papírové pošty. I tam je možné zneužít plné moci k podpisům a podobně. Přístupové jméno a heslo by měla být dostatečným zabezpečením. Ale kdo bude mít zájem o vyšší formu zabezpečení, bude si moci o takovou formu požádat. Systém bude také schopen odlišit zásilku do vlastních rukou a obyčejnou zásilku a navíc rozlišit různý rozsah pověření u oprávněných osob v jedné firmě. Máme navíc ještě období pilotního provozu, kdy musíme všechny případné "mouchy" vychytat.
Bude možné prostřednictvím datových schránek posílat všechny dokumenty?
To bohužel elektronická forma některých dokumentů tak docela neumožňuje. Musíme předejít možným zkreslením map či technických nákresů, ke kterým by mohlo dojít při skenování. Tento typ dokumentů bude nutné nadále posílat poštou. Počítáme také s tím, že některé dokumenty je nutné předkládat v listinné podobě.
Zákon určuje přesné podmínky autorizované konverze. Tu budou provádět například nynější CzechPOINT a další kontaktní místa veřejné správy. Půjde jak o převádění dokumentů z listinné podoby do datové, tak na-opak z datové do listinné. Každé takové místo přitom dokument opatří ověřovací doložkou. Každý takový materiál bude tedy mít platnost ověřené kopie. To platí pro oba směry konverze.
V čem bude komunikace prostřednictvím datových schránek přelomová?
Zmínil jsem už, že dojde ke zrychlení správních řízení. To je v mnoha oblastech jeden z klíčových parametrů pro výkonnost administrativy. Pro právnické osoby a všechny další, kteří o založení datové schránky požádají, to bude znamenat bezesporu rychlejší, jednodušší a přehlednější komunikaci s úřadem a také nezanedbatelné finanční úspory. Někteří o spuštění datových schránek hovoří jako o revoluci. Věřím, že přes všechny porodní bolesti informační systém datových schránek skutečně přinese zásadní zjednodušení veškeré administrativy. Přál bych si, aby to byl jeden z klíčových úspěšných kroků v budování skutečně moderní a efektivní veřejné správy - ve zkratce chytré a vstřícné služby pro občany.
MARTIN KUPKA
Doručování písemností elektronickou cestou ve zkratce
Datové schránky umožní plnohodnotnou elektronickou komunikaci mezi úřady navzájem a mezi úřady na jedné straně a firmami i fyzickými osobami na straně druhé.
Datové schránky přinesou bezesporu rychlejší, jednodušší a přehlednější komunikaci s úřadem a také nezanedbatelné finanční úspory.
Jde o garantované doručení, které nese přesné časové "razítko". Systém také zachytí, kdy si adresát zásilku vyzvedl.
Po 1. říjnu 2009 budou už úřady posílat všechna svá rozhodnutí, stanoviska i vyjádření právnickým osobám výhradně do datové schránky.
Pro úřady to bude změna podstatná i z hlediska organizace vlastní práce - nutnost založení, či adaptace spisové služby. Pro úřady, které svou spisovou službu ještě nemají, jsme připravili jakousi základní verzi, jež vyhoví nárokům, které datové schránky přinesou.
Více o datových schránkách na www.datoveschranky.info.
